Rozwiązania technologiczne w obsłudze Gender Pay Gap.

Kontekst prawny i nadchodzące wyzwania

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r., zwana potocznie dyrektywą o jawności wynagrodzeń (Gender Pay Gap - GPG), wprowadza istotne zmiany w zakresie przejrzystości płac i równości wynagrodzeń. Jednym z kluczowych wymogów jest obowiązek udzielania pracownikom informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzeń w podziale na płeć w ramach tych samych kategorii zawodowych.

Zgodnie z dyrektywą, od czerwca 2026 roku każdy pracownik będzie miał prawo do uzyskania, na swój wniosek, szczegółowych informacji o swoim wynagrodzeniu i porównania go ze średnimi zarobkami osób tej samej i przeciwnej płci wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawcy będą mieli ograniczony czas na dostarczenie tych danych. Co więcej, będą oni zobowiązani do corocznego informowania wszystkich pracowników o tym prawie oraz o procedurze jego realizacji.

Dlaczego potrzebujemy nowoczesnych rozwiązań technologicznych?

Skala wyzwania związanego z wdrożeniem dyrektywy GPG jest znacząca, zwłaszcza dla większych organizacji. Analiza i przetwarzanie danych płacowych, zapewnienie ich poprawności, a następnie terminowe udostępnianie informacji pracownikom stanowi poważne obciążenie administracyjne. Dodatkowo, konieczność kategoryzowania stanowisk według kryteriów pracy o takiej samej wartości, obliczanie średnich wynagrodzeń w podziale na płeć oraz zapewnienie zgodności z przepisami RODO sprawia, że tradycyjne metody zarządzania danymi płacowymi stają się niewystarczające.

Bez odpowiedniego wsparcia technologicznego, odpowiedź na zapytania pracowników o poziomy wynagrodzeń będzie procesem czasochłonnym, podatnym na błędy i trudnym do ustandaryzowania. Szczególnie w podmiotach zatrudniających setki czy tysiące osób, gdzie ręczne przetwarzanie takich informacji staje się praktycznie niemożliwe.

Dostępne rozwiązania technologiczne

W odpowiedzi na te wyzwania, systemy kadrowo-płacowe ewoluują, oferując nowe funkcjonalności dostosowane do wymogów dyrektywy GPG. Podstawowe rozwiązania obejmują:

1. Elektroniczne pulpity pracownika i kierownika

Nowoczesne systemy płacowo-kadrowe oferują elektroniczne pulpity, które umożliwiają zarówno pracownikom jak i kierownikom dostęp do aktualnych danych płacowych i kadrowych z dowolnego miejsca i urządzenia. Ta forma komunikacji stanowi idealne rozwiązanie do przekazywania informacji o poziomach wynagrodzeń.

Pulpity pozwalają na:

• Kierowanie zapytań pracowników o poziomy wynagrodzeń bezpośrednio przez system
• Automatyczne lub manualne generowanie odpowiedzi przez dział kadrowo-płacowy
• Łatwy dostęp do historii zatrudnienia i wynagrodzeń
• Bezpieczne przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami RODO.

2. Narzędzia analityczne do obliczania luki płacowej

Specjalistyczne narzędzia analityczne umożliwiają pracodawcom monitorowanie i analizowanie wynagrodzeń w organizacji z podziałem na płeć oraz inne kluczowe parametry. Narzędzia te zapewniają zaawansowane funkcje, takie jak:

• Analiza danych płacowych w różnych przekrojach (stanowisko, dział, staż pracy)
• Automatyczne kategoryzowanie pracowników według wykonywanych zadań
• Obliczanie luki płacowej według różnych metodologii
• Generowanie raportów i wizualizacja danych.

3. Systemy zarządzania dokumentami i zaświadczeniami

Rozwój technologii umożliwia również automatyzację procesu generowania i dystrybucji zaświadczeń o poziomach wynagrodzeń. Metody te pozwalają na:

• Automatyczne tworzenie zaświadczeń na podstawie szablonów
• Personalizację treści w zależności od kategorii pracownika
• Bezpieczną dystrybucję dokumentów przez elektroniczne kanały
• Archiwizację i śledzenie historii udostępniania dokumentów.

Przykładowy proces generowania i udostępniania zaświadczeń o poziomach wynagrodzeń

Nowoczesne technologie umożliwiają stworzenie sprawnego procesu obsługi zapytań pracowników:

1. Złożenie wniosku przez pracownika

Pracownik może złożyć wniosek o informacje dotyczące poziomu wynagrodzeń poprzez elektroniczny pulpit. System automatycznie rejestruje datę złożenia wniosku, co pozwala na kontrolowanie ustawowego terminu na udzielenie odpowiedzi.

2. Przypisanie kategorii pracowniczej

System przechowuje informacje o pracownikach wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, do której należy wnioskujący. Kategoryzacja opiera się na obiektywnych kryteriach takich jak: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy.

3. Obliczanie wymaganych danych

Platforma automatycznie oblicza:

• Indywidualny poziom wynagrodzenia pracownika (roczne i godzinowe)
• Średnie poziomy wynagrodzeń w podziale na płeć w danej kategorii
• Przedstawienie składników płacowych w podziale na czytelne dla pracowników kategorie.

4. Generowanie zaświadczenia

System tworzy zaświadczenie według zaprojektowanego szablonu, zawierające wszystkie wymagane przez dyrektywę informacje: dane o indywidualnym wynagrodzeniu oraz średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć.

5. Bezpieczne udostępnienie zaświadczenia

Gotowy dokument zostaje udostępniony pracownikowi poprzez bezpieczny kanał elektroniczny (pulpit pracownika), z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych. System rejestruje fakt udostępnienia dokumentu.

Korzyści z zastosowania nowoczesnych technologii

Wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych w procesie wystawiania zaświadczeń o poziomach wynagrodzeń przynosi liczne korzyści:

1. Dla pracodawców:

• Automatyzacja procesów zmniejszająca obciążenie administracyjne
• Minimalizacja ryzyka błędów w obliczeniach i przygotowaniu dokumentów
• Standaryzacja procesu odpowiadania na zapytania pracowników
• Usprawnienie raportowania do organów nadzorczych
• Możliwość szybkiej identyfikacji i rozwiązywania potencjalnych problemów z luką płacową.

2. Dla pracowników:

• Łatwy dostęp do informacji o wynagrodzeniach
• Przejrzystość procesu i standardowa forma otrzymywanych danych
• Pewność co do zgodności otrzymanych informacji z wymogami prawnymi
• Możliwość składania wniosków i otrzymywania odpowiedzi bez względu na miejsce pracy (także w trybie zdalnym).

3. W zakresie zgodności z RODO:

• Bezpieczne przetwarzanie wrażliwych danych płacowych
• Automatyczne zabezpieczenia w przypadku małych grup pracowników, gdzie istnieje ryzyko pośredniej identyfikacji zarobków konkretnych osób
• Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla uprawnionych osób
• Zapewnienie, że dane nie są wykorzystywane do innych celów niż określone w dyrektywie.

Wyzwania technologiczne i ich rozwiązania

Wdrożenie systemów do obsługi zaświadczeń o poziomach wynagrodzeń wiąże się z pewnymi wyzwaniami:

1. Kategoryzacja stanowisk

Jednym z większych wyzwań jest odpowiednia kategoryzacja stanowisk zgodnie z kryteriami "pracy o takiej samej wartości". Zaawansowane systemy oferują wsparcie w tym zakresie poprzez algorytmy wartościowania stanowisk w oparciu o zdefiniowane kryteria obiektywne.

2. Ochrona danych w małych grupach pracowników

W przypadku małych kategorii pracowników, gdzie istnieje ryzyko pośredniego ujawnienia konkretnych wynagrodzeń, systemy implementują automatyczne mechanizmy ochronne, takie jak agregacja danych czy przekazywanie informacji wyłącznie poprzez przedstawicieli pracowników.

3. Integracja z istniejącymi systemami

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe oferują możliwości integracji z różnymi globalnymi systemami HRowymi, umożliwiając transfer danych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania. Dostępne są również rozwiązania dla organizacji, które nie posiadają zaawansowanych systemów HR, w formie niezależnych narzędzi analitycznych.

Podsumowanie

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (GPG) stawia przed pracodawcami nowe wyzwania związane z przejrzystością wynagrodzeń, ale jednocześnie stwarza szansę na modernizację procesów zarządzania danymi płacowymi. Nowoczesne rozwiązania technologiczne nie tylko ułatwiają spełnienie wymogów prawnych, ale również przyczyniają się do budowania kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości i równości.

Elektroniczne pulpity pracownicze, zaawansowane narzędzia analityczne oraz automatyzacja procesów związanych z wystawianiem zaświadczeń o poziomach wynagrodzeń stanowią niezbędne wsparcie dla organizacji przygotowujących się do wdrożenia dyrektywy. Inwestycja w odpowiednie rozwiązania technologiczne pozwala nie tylko na zapewnienie zgodności z przepisami, ale również na osiągnięcie wymiernych korzyści biznesowych wynikających z efektywnego zarządzania wynagrodzeniami.

Przy wdrażaniu rozwiązań technologicznych warto pamiętać, że jest to nie tylko kwestia zgodności prawnej, ale również element budowania nowoczesnego i sprawiedliwego miejsca pracy, gdzie decyzje płacowe oparte są na przejrzystych i obiektywnych kryteriach.