Obowiązek KSeF – pytania i odpowiedzi dotyczące e-faktur (Q&A)

PAGERO

W Pagero wspieramy i oferujemy tzw. podwójną dystrybucję - dane faktury i załączniki Pagero w pierwszym kroku procesuje by zweryfikować zgodność z KSeF. Dane przesyłane są do KSeF w celu potwierdzenia poprawności faktury, a w kroku drugim przesyłane są do odbiorcy jako komplet tj. faktura wraz z załącznikiem (w postaci PDF z kodem QR, lub klasycznego EDI w ramach Pagero Network).

Tak, w obecnym kształcie przepisów takie faktury powinny zawierać kod QR. Zmiany w tym obszarze mogą pojawić się po konsultacjach zaplanowanych przez Ministerstwo Finansów. Niezależnie od scenariusza, Pagero wspiera dystrybucję faktur poza KSeF zgodnie z przepisami, tym samym w procesie 2-etapowym jest to wysłanie danych do KSeF, a po akceptacji i nadaniu numeru KSeF wygenerowanie reprezentacji graficznej faktury w postaci PDF z kodem QR i dystrybucja do odbiorcy via email, lub w postaci EDI w ramach sieci Pagero (Pagero Network).

Kwestia faktur pracowniczych pozostaje kwestią otwartą i nie uregulowaną ściśle obecnymi przepisami. Wiele zależy tutaj od możliwości technicznych wystawcy faktury. Może okazać się, że pracownik dostanie fakturę od razu w postaci wydruku z kodem QR, lub alternatywnie informacje o numerze KSeF. W scenariuszu, gdzie faktura wystawiana jest z opóźnieniem, pracownik winien otrzymać dokument potwierdzający pobyt i dokonanie płatności (dokument formalnie nie stanowiący dokumentu podatkowego czy księgowego), a sama faktura będzie dostępna bezpośrednio w KSeF, pobrana przez odbiorcę (podatnika) i skorelowana z dokumentem przekazanym przez pracownika.

Wszystkie typy faktur są ujęte w schemie FA(2), niemniej schemat faktury oraz faktury korygującej różnią się częściowo polami, czy sposobem ich wykorzystania. W przypadku faktury korygującej typem faktury będzie KOR i należy uzupełnić sekcję dotyczącą korekty, pamiętając o numerze KSeF faktury korygowanej. Schema uwzględnia też różne opcje wskazywania przyczyn korekty, czy odwołuje się do możliwości wystawienia korekt zbiorczych. W świetle nowych przepisów nie będą już używane noty korygujące, a zatem jedyną opcją korekt będzie dokument wystawiony przez sprzedawcę.

Wygenerowanie tokena pozwala na wykonywanie przez narzędzie posługujące się nim - w imieniu podmiotu generującego taki token - określonych czynności za pośrednictwem KSeF. Zakres tych czynności uzależniony jest od tego, jakiego rodzaju role zostały przypisane do tokena.
Celem wygenerowania tokena - oprócz określenia wspomnianych ról - konieczne jest również wskazanie nazwy własnej tokena (tym samym nie wskazujemy podmiotu, z myślą o którym został wygenerowany token - chyba że będziemy chcieli tego typu dane umieścić w nazwie tokena).

Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Jeśli takiej nie posiada, to ma możliwość złożenia formularza ZAW-FA (podpisanego zgodnie z umową spółki), w którym zostanie wskazana osoba fizyczna o tzw. uprawnieniach właścicielskich. Osobie takiej, w następstwie złożonego formularza, zostanie nadana możliwość zalogowania się do KSeF z wykorzystaniem Profilu Zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Korzystanie z KSeF jest nieodpłatne.

Wiele zależy od tego czy będziemy wystawiać faktury ręcznie czy automatycznie. Warto rozpocząć od analizy badając miejsca i systemy tworzenia faktur (oraz jakie typy faktur mamy w organizacji) i procesy z tym powiązane, zarówno te występujące przed wystawieniem, jak i te po jej wystawieniu. Ponadto, w przypadku automatyzacji, należy zweryfikować zakres zmian technicznych jakie należy wprowadzić w systemach informatycznych biorących udział w procesach sprzedażowych - tak zarówno w zakresie modelu danych, jak i procesów wewnętrznych (systemowych) takich jak księgowanie.

Tutaj warto zauważyć, że w świetle przepisów, o fakturze będziemy mówić dopiero po jej zaakceptowaniu przez KSeF i nadaniu unikalnego numeru KSeF. Tym samym to co powstanie w systemie źródłowym fakturą nie będzie do momentu otrzymania (i pojawienia się w ERP) numeru KSeF. Zatem można przyjąć, że księgowanie powinno odbyć się zasadniczo po akceptacji przez KSeF. Nie jest jednak zabronione, aby zaksięgować faktury w momencie ich stworzenia w systemie, natomiast trzeba zauważyć, że rodzi to pewne ryzyka biznesowe w przypadku odrzucenia faktury w KSeF i potem konieczność odpowiedniego stornowania takiego dokumentu.

W przypadku korzystania z Aplikacji Podatnika KSeF mamy możliwość ręcznego tworzenia faktur (poprzez wpisywanie stosownych danych za pomocą przygotowanego przez MF generatora) albo pojedynczego ładowania gotowych plików w formacie XML.
Jeżeli chodzi o wysyłkę za pomocą API, to mamy możliwość przesyłania faktur za pomocą tzw. sesji interaktywnej (faktury są wysyłane w ramach sesji pojedynczo, po kolei) albo tzw. wysyłki wsadowej (faktury są wysyłane paczkami).

DELOITTE

W związku z planowanym wdrożeniem obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego, Ministerstwo Finansów przewidziało obowiązek zamieszczania w ewidencji VAT stanowiącej część pliku JPK_V7 numerów identyfikujących w Krajowym Systemie e-Faktur poszczególne faktury sprzedażowych oraz fakultatywną możliwość zamieszczania w tej ewidencji numerów KSeF faktur zakupowych. Zamieszczenie w ewidencji numeru KSeF danej faktury nie zwalnia z ujęcia również numeru kolejnego. Nie jest wymagane oznaczanie w specjalny sposób faktur wystawionych w tzw. trybie offline albo całkowicie poza KSeF (były takie plany na wcześniejszym etapie legislacji). Wejście w życie wspomnianych rozwiązań zostało powiązane z datą początkową okresu obligatoryjnego KSeF (1 lipca 2024 r.), która obecnie ma ulec zmianie. Przewidziano jednak półroczny okres karencji dla obowiązku wykazywania numerów KSeF faktur sprzedażowych; przez ten czas będzie to fakultatywne. Tutaj zalecamy jednak monitorowanie ostatecznych regulacji, bowiem w tym zakresie mogą pojawić się jeszcze zmiany po konsultacjach.

Przepisy ustawy o VAT wymagają, w przypadku użycia e-faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, oznaczenia jej kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Szczegóły mają zostać uregulowane w rozporządzeniu wykonawczym, które do tej pory nie zostało wydane. Jednak zgodnie z najnowszym opublikowanym projektem takiego rozporządzenia, na e-fakturach miałyby być zamieszczane kody QR w postaci znaku graficznego. Budzi to wątpliwości w kontekście udostepnienia faktur w formatach innych niż graficzne, np. poprzez rozwiązania klasy EDI. W dotychczasowych dyskusjach jako potencjalne rozwiązanie wskazywano m. in. możliwość potraktowania EDI jako mechanizmu wymiany informacji o fakturach, niestanowiących jednak faktur samych w sobie. Biorąc pod uwagę wciąż trwający proces legislacyjny, nie jest pewne, jakie wymagania będą ostatecznie dotyczyć podatników korzystających z tego rodzaju rozwiązań.

Przepisy ustawy o VAT wymagają wskazywania numerów KSeF
e-faktur, za które dokonywana jest płatność w mechanizmie podzielonej płatności albo za pomocą instrumentu płatniczego umożliwiającego wskazanie tytułu płatności. Tzw. faktury pro forma nie mają charakteru faktur VAT, a tym samym płatność za takie faktury, w naszej ocenie, nie jest objęta zakresem stosowania omawianych przepisów. Niemniej, ostateczny kształt regulacji w tym zakresie może jeszcze ulec zmianom.

Identyfikacja faktur dokumentujących tzw. wydatki pracownicze może stanowić poważne wyzwanie dla podatników, uwzględniając fakt, że punkty sprzedaży mogą nie mieć możliwości wystawienia faktury w KSeF i wygenerowania jej wizualizacji „od ręki”. Brak również w tym zakresie wystycznych Ministerstwa Finansów, wskazujących na najlepsze praktyki. Należy zauważyć, że schema e-faktury FA(2) zawiera dedykowane, fakultatywne pola pozwalające uwzględnić takie informacje, jak dokonanie płatności za fakturę albo jej brak, formę płatności czy numer rachunku bankowego sprzedawcy. Możliwe jest także ujęcie w e-fakturze dowolnych danych tekstowych, np. identyfikujących pracownika dokonującego zakupu. Jednakże możliwość zastosowania tych kryteriów w praktyce będzie zależna od zakresu danych ujmowanych w e-fakturach przez poszczególnych sprzedawców, którym schema daje w tej mierze dużą dozę dowolności.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane poprzez Krajowy System e-Faktur w formacie XML, zgodnie ze strukturą logiczną (schemą) ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Tym samym, w okresie obligatoryjnym KSeF plik Excel ani wydruk z niego nie będzie mógł wejść do obrotu jako faktura VAT. Może on natomiast służyć jako źródło danych do przygotowania e-faktury w wymaganym formacie. W zależności od ogólnego kształtu procesu fakturowania oraz wolumenu i złożoności faktur wystawianych w Excelu, dane te mogą być transferowane do narzędzia zintegrowanego z KSeF manualnie albo automatycznie. W każdym wypadku niezbędna jest analiza obecnie wystawianych faktur, zestawienie ich zawartości z wymogami ustawy o VAT i schemy FA(2), jak również identyfikacja danych umieszczanych na fakturach ze względów biznesowych, które powinny być uwzględnione również w fakturach wystawianych w nowym formacie ustrukturyzowanym.

Pola używane w schemie faktur ustrukturyzowanych występują w języku polskim, niemniej dopuszczalne jest stosowanie dodatkowo nazewnictw w językach obcych. W związku z tym dowolność w przedstawieniu faktury w języku obcym lub w wersji dwujęzycznej pojawi się dopiero na etapie wizualizowania takiej faktury. Dodatkowe tłumaczenie na język obcy przy wizualizacji faktury powinno odpowiadać merytorycznie zawartości pliku xml przesłanego do KSeF.

Przepisy wprowadzające obligatoryjny KSeF przewidują pewien stopień integracji tych systemów tj. faktura wystawiona za pomocą PEF powinna zostać przesłana do KSeF, a po pomyślnej walidacji i uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, stanie się fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów dotyczących KSeF. Ustawowo wymagany standard e-faktur wystawianych przy pomocy PEF powinien zostać zachowany w obrocie pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktury w transakcjach B2G. Samo wprowadzenie obligatoryjnego KSeF nie zmienia zasadniczo zasad funkcjonowania PEF.

Przy wysyłce faktur w paczce wymagane jest, żeby była ona podpisana przez podatnika lub osobę upoważnioną. W tym celu można zautoryzować się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, natomiast nie można wykorzystać tokenu autoryzującego.

Spółki zarejestrowane na VAT w Polsce, ale nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności są wyłączone z obligatoryjnego korzystania z KSeF. Biorąc to pod uwagę, dla ww. przypadków zaistnieją dwie możliwości odbioru faktur krajowych tj. tacy podatnicy mogą zdecydować się na wejście do KSeF na zasadach dobrowolności i odbierać faktury krajowe z wykorzystaniem systemu lub w przypadku braku korzystania z KSeF co do zasady będą odbierać faktury w uzgodniony z wystawcą faktury sposób (np. otrzymają wizualizację drogą mailową). Jeśli faktura będzie dostarczana poza KSeF, wystawca będzie miał obowiązek oznaczyć ją kodem QR.

Zgodnie z odpowiednimi przepisami ustawy o VAT, kwotę podatku na fakturze powinno wykazywać się w PLN, a schema faktury ustrukturyzowanej przewiduje dedykowane pole, gdzie można taką kwotę umieścić. Wpisanie takiej informacji w polu dodatkowym przy jednoczesnym pozostawieniu pola przewidzianego w schemie pustym nie powoduje, że faktura nie przechodzi walidacji w KSeF (wnioskowanie na podstawie analiz podobnych scenariuszy w środowisku testowym KSeF), niemniej w naszej ocenie nie jest to działanie w pełni prawidłowe.

Zapraszamy do kontaktu z ekspertami Deloitte i Pagero!