Podcast Podatki/Prawo: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML)

O nowych regulacjach i o tym, jak w praktyce przełoży się to na organizację pracy w biznesie, mówią: Monika Strzelecka, ekspert w zespole ds. zwalczania przestępstw gospodarczych Deloitte i Magdalena Bartosiewicz, radca prawny w Deloitte Legal.

Obowiązek dostarczania zaświadczeń o niekaralności będzie dotyczył tzw. beneficjentów rzeczywistych, czyli osób fizycznych posiadających powyżej 25% akcji czy udziałów w podmiotach administrujących SPV albo w firmach będących pośrednikami obrotu nieruchomościami.

– Monika Strzelecka, ekspert w zespole ds. zwalczania przestępstw gospodarczych.

Przestrzega jednak, że proces identyfikacji takich osób, zwłaszcza w dużych grupach kapitałowych może być skomplikowany. Szczególnie dotyczy to osób pochodzących z krajów spoza Unii Europejskiej.

Inna zmiana zakłada, że wszystkie firmy, których dotyczy ustawa będą mogły przekazywać sobie informacje dotyczące podejrzeń prania pieniędzy.

To korzystna zmiana, bo dziś nie wszystkie powiązane spółki mogą sobie przekazywać informacje o klientach, którzy potencjalnie mogą być zamieszani w ten przestępczy proceder. Możliwość taka obejmuje obecnie jedynie konkretne branże, np. banki lub ubezpieczycieli.

– Magdalena Bartosiewicz, radca prawny.

Ekspertki wspominają także o innych aspektach ochrony tajemnicy dotyczącej klientów. Są to np. nowe regulacje dotyczące kopiowania dowodów tożsamości klientów i przechowywania tych kopii.

Transkrypcja:

Paweł Rochowicz: Pranie pieniędzy, zjawisko znane od dawna, coraz silniej zwalczane. Legalizacja dochodów z podejrzanych, a czasem ewidentnie przestępczych źródeł, to proceder niewątpliwie szkodliwy dla całej gospodarki. Nic zatem dziwnego, że prawo i różne instytucje publiczne, w Polsce jak i na świecie, coraz silniej starają się takim zjawiskom przeciwdziałać. Niedługo możemy spodziewać się kolejnego zaostrzenia polskich przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i zwalczaniu terroryzmu. Będą one wdrażały europejską dyrektywę dotyczącą tych spraw. Zanim przejdziemy do szczegółów zauważmy jedno, chociaż nazwa ustawy może się kojarzyć z przestępcami to nowe obowiązki nałożone przez tę ustawę będą dotyczyły przede wszystkim tych, którzy działają uczciwie. O nowych regulacjach i o tym jak w praktyce przełoży się to na organizację pracy w biznesie opowiedzą Monika Strzelecka, ekspert w Zespole Zwalczania Przestępstw Gospodarczych Deloitte oraz Magdalena Bartosiewicz, radca prawny w Deloitte Legal.

Najpierw nakreślmy może obraz dzisiejszych przepisów, które chronią gospodarkę przed praniem pieniędzy. Wyjaśnijmy też od razu skrót, którego będziemy używać. Używa się tu skrótu AML, to z angielskiego oznacza?

Magdalena Bartosiewicz: Anti-Money Laudering, czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy.

PR: W skrócie, jakie są dziś najważniejsze obowiązki uczciwych firm, o których wspomniałem?

MB: Obecna sytuacja tych firm, czyli nazywanych przez ustawę instytucjami obowiązanymi, uregulowana jest w dosyć nowej ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która weszła w życie w lipcu tamtego roku.

PR: Chodzi o 2018 r.

MB: Dokładnie tak. Ustawa ta implementowała do prawodawstwa polskiego Dyrektywę IV AML, uchwaloną przez organy europejskie. Dotyczy ona głównie instytucji finansowych, które są definiowane instytucjami obowiązanymi, natomiast, z czego często nie zdają sobie sprawy inne podmioty, obowiązki są też nakładane na spółki, które na pierwszy rzut oka, wcale nie miałyby nic wspólnego z rynkiem finansowym: pośrednicy nieruchomości, biura rachunkowe, również prawnicy.

PR: Pojawiają się tutaj pojęcia, których Pani użyła: instytucje obowiązane. Do czego są zobowiązane?

MB: Zobowiązane są one do stosowania środków, które normuje ustawa. Środki te polegają głównie na identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów, którzy się pojawiają oraz stosunków gospodarczych, które mają miejsce wewnątrz tych podmiotów.

PR: Chodzi o to, abyśmy wiedzieli z kim mamy do czynienia, gdy obracamy pieniędzmi.

MB: Są to głównie instytucje finansowe, czyli banki, biura pośrednictwa finansowego, firmy inwestycyjne, ubezpieczyciele, fundusze, pośrednicy ubezpieczeniowi, ale również podmioty, o których właśnie wspomniałam, czyli pośrednicy nieruchomości, spółki, które odpowiadają za zakładanie innych działalności, prowadzą adresy dla biur. Są to również prawnicy.

PR: Spółki specjalnego przeznaczenia, czasami używa się takiego pojęcia.

MB: Tak, tzw. SPV.

PR: Special Pupose Vehicle.

MB: Z tym, że one akurat są tworzone przez te firmy, które podlegają obowiązkom z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Jeśli chodzi o obowiązki to dochodzi jeszcze raportowanie, transakcji, które są tzw. transakcjami ponadprogowymi, czyli ich równowartość w złotówkach przekracza 15 tys. EUR. Ten obowiązek dotyczy głównie instytucji takich jak banki, które dokonują tych transakcji, dokonują przelewów i poleceń zapłaty. Co 7 dni muszą one składać do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, czyli w tym wypadku głównego regulatora w Polsce, raporty zawierające wszystkie transakcje, które przez daną instytucje przeszły w ciągu tych 7 dniu. Oczywiście potem Generalny Inspektor Finansowy analizuje te informacje i liczymy na to, że poszukuje i stwierdza podejrzenia. Kolejną rzeczą, która też dotyczy instytucji obowiązanych to jest zgłaszanie podejrzeń. Instytucja obowiązana w relacji z klientem może dojść do wniosku, że występuje podejrzenie prania pieniędzy, że klient robi coś co wydaje się niezgodne z przepisami ustawy. W takim wypadku instytucje obowiązane muszą raportować takie sytuacje bezpośrednio, albo do GIF’u, albo nawet bezpośrednio do Prokuratury, jeśli wystąpią odpowiednie przesłanki z ustawy.

PR: Do tego systemu już po raz kolejny będą wprowadzone zmiany zapewniające jeszcze większą przejrzystość i mamy na ten temat projekt ustawy, przyjęty już przez rząd, ale jeszcze nieuchwalony przez Sejm. Miejmy nadzieję, że to się zdarzy w najbliższym czasie. Z tego co udało mi się przeczytać w projekcie, będą to nowe obowiązki dotyczące osób na stanowiskach kierowniczych. Obowiązki dotyczące dokumentowania swojej niekaralności, a także wiedzy w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy. Jak będą wyglądały te zmiany?

Monika Strzelecka: Nowelizacja wprowadza szereg zmian, aczkolwiek nie są to zmiany, które będą całkowicie zmieniać dotychczasową ustawę. Jest to jedynie nowelizacja przepisów obecnej ustawy. Pan Redaktor wspomniał o zaświadczeniu o niekaralności. Warto podkreślić, że ten obowiązek będzie wymagany względem dwóch instytucji obowiązanych. Czyli względem instytucji, o której Magda już wspomniała, czyli tej, która zajmuje się funkcją administracyjną dla spółek celowych, tzw. SPV oraz względem pośredników nieruchomości. W przypadku dwóch instytucji obowiązanych beneficjenci rzeczywiści będą musieli dostarczyć zaświadczenie o niekaralności…

PR: A co to znaczy beneficjent rzeczywisty?

MS: Beneficjent rzeczywisty, upraszczając definicję, to jest osoba fizyczna, która posiada powyżej 25% akcji lub udziałów w spółce.

PR: A więc krąg zainteresowanych tymi przepisami może być całkiem szeroki.

MS: Tak, jak najbardziej. Na pewno to będzie wiązało się z dodatkowymi trudnościami w zidentyfikowaniu takich osób, bo jeśli mamy firmę, spółkę, która należy do dużej grupy kapitałowej to sam proces identyfikacji beneficjenta rzeczywistego jest dosyć skomplikowany. Same osoby, które są w zarządzie często nie zdają sobie sprawy kim jest beneficjent rzeczywisty. W praktyce trudno sobie wyobrazić, żeby takie zaświadczenia były bezproblemowo dostarczane do firm przez beneficjentów rzeczywistych. Oczywiście mamy Krajowy Rejestr Karny, gdzie możemy wysłać zapytanie w formie nawet aplikacji i otrzymać takie zaświadczenie.

PR: Nawet w czasach papierowych to nie było chyba takie skomplikowane.

MS: Tak, ale to na pewno przyspieszy taki proces. Aczkolwiek problem pojawia się wtedy, kiedy taki beneficjent rzeczywisty jest obywatelem krajów spoza Unii Europejskiej, bo Krajowy Rejestr Karny umożliwia dostarczenie takiego zaświadczenia dla obywateli Unii Europejskiej, ale nie jest w stanie dostarczyć takiego zaświadczenia dla obywatela spoza Unii Europejskiej.

PR: Domyślam się, że różne kraje cywilizowane mają takie rejestry i pewnie można zdobyć obcojęzyczne dokumenty.

MS: Oczywiście wszystko jest możliwe, ale w praktyce sytuacja może być skomplikowana. To jest nowy obowiązek nałożony na instytucje obowiązane, coś dodatkowego do obowiązków, które już mają na sobie. Można sobie wyobrazić, że dodatkowe obciążenie może być problematyczne.

PR: Czyli po pierwsze, nie do końca jesteśmy pewni kto musi to robić, a po drugie, jeśli takie zaświadczenie miałoby pochodzić z poza Unii Europejskiej może się to okazać problematyczne. Potem jeszcze, nawet jeśli zdobędziemy dokument, to trzeba będzie go przetłumaczyć.

MS: Na pewno.

PR: Gdzie składamy te zaświadczenia?

MS: One powinny być udostępniane regulatorowi przy kontroli, więc tutaj nie mamy obowiązku wysyłania ich, aktualizowania na bieżąco. Instytucja obowiązana musi je okazać tylko w przypadku kontroli.

PR: Jest jeszcze ten drugi, nowy wymóg – dokumentowanie wiedzy na temat procederu prania pieniędzy, przeciwdziałania temu procederowi. Jak to dokumentować w praktyce?

MS: Tak, tylko też zaznaczę, że jest to obowiązek tylko w przypadku jednej instytucji obowiązanej, czyli tej, która pełni funkcję administracyjną. Tylko w przypadku takich typów instytucji obowiązanych ten wymóg należy spełnić.

PR: Może dajmy jakiś przykład?

MB: Centrum usług wspólnych, która np. zajmuje się rejestrowaniem takich SPV’ek, czy np. udostępnia też adres rejestracyjny takim spółkom. Takie instytucje obowiązane powinny przetrzymywać oświadczenie beneficjenta rzeczywistego potwierdzające wiedzę na temat usług takich spółek. Jak to będzie wyglądało w praktyce to też trudno sobie wyobrazić. Tutaj ustawodawca dopuszcza dwie formy, albo beneficjent rzeczywisty będzie musiał uczestniczyć w szkoleniu z zakresu wiedzy praktycznej bądź prawnej na temat tych usług, bądź też będzie musiał oświadczyć, że ma doświadczenie większe niż rok w prowadzeniu takiej działalności.

PR: Pewnie da się jakoś udokumentować, że prowadziło się różne sprawy w danej firmie. Są jakieś dokumenty, nie tylko oświadczenia. Domyślam się, że wnikliwy inspektor może zażądać czegoś więcej niż tylko papieru, na którym ktoś oświadczył, że zajmował się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.

MS: Na pewno bezpieczniejszą formą będzie ukończenie szkolenia. Ustawodawca przedłuża ten czas do trzech miesięcy dla beneficjentów rzeczywistych, których ten obowiązek dotyczy, więc te osoby będą miały trzy miesiące od wejścia w życie ustawy, aby ukończyć taki kurs po prostu.

PR: Ważną kwestią jest kwestia odpowiedzialności za przestrzeganie tych przepisów i kto niesie ciężar tej odpowiedzialności, czy zarząd czy może specjalnie wyznaczona osoba? Jak to wygląda teraz i jak będzie wyglądało po zmianach?

MS: Jeśli chodzi o odpowiedzialność administracyjną to tutaj zwiększa się odpowiedzialność osoby, która jest odpowiedzialna za raportowanie transakcji podejrzanych.

PR: Czyli niekoniecznie członka zarządu?

MS: Członek zarządu, który jest odpowiedzialny za politykę AML w firmie też. Niedopełnienie obowiązków będzie podlegało karze do miliona złotych, więc waga pozycji osoby, która raportuje takie transakcje będzie większa na pewno.

PR: Czy to powinien być specjalnie wyznaczony pracownik, jakiś inspektor do spraw przeciwdziałania, czy wyłoniony wśród członków zarządu? Jak może to wyglądać w praktyce?

MS: W zależności od wielkości firm. Jeśli mamy średniej wielkości firmę to zazwyczaj jest to jedna osoba, która raportuje te transakcje i kontroluje też całą pracę operacyjną jednostki compliance, która zajmuje się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. W przypadku dużych firm, w przypadku korporacji, jest to tak naprawdę cały zespół osób odpowiedzialnych. Aczkolwiek tutaj też na pewno jest to sytuacja dosyć ryzykowna dla takich osób, bo firmy, np. duże banki, jeśli chodzi o wypełnianie obowiązków ustawowych, zatrudniają w celu wypełniania ich wiele osób. Nawet do 500 pracowników.

PR: To chyba wynika ze skali działalności. Jeżeli mamy dużo klientów, często nowych, to trzeba to jakoś weryfikować, często sprawdzać i do tego trzeba zatrudniać osoby.

MS: Tak, aczkolwiek trudno sobie wyobrazić, że te pare osób, które są odpowiedzialne za raportowanie podejrzanych transakcji będzie brało odpowiedzialność za pracę operacyjną tych zespołów. Ostatecznie ta kara będzie nałożona w przypadku naruszenia przepisów, jeśli chodzi o przepisy dotyczące prowadzenia polityki np. „Poznaj swojego klienta”, czy też monitorowania transakcji. Tak naprawdę ciężko sobie wyobrazić sytuację, żeby takie osoby miały wiedzę na temat tego wszystkiego co się w firmie dzieje.

PR: Mówimy tutaj o sprawach potencjalnych przestępstw, ale także poruszamy się w obszarze instytucji, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy co do swoich klientów, tajemnicy bankowej. Jak wygląda dzisiaj sprawa ochrony tajemnicy związanej z co najmniej podejrzeniem przestępczego procederu?

MB: Ja powiem od razu, że to nie tylko tajemnica bankowa, bo tajemnica bankowa to jest instytucja strice unormowana w prawie bankowym, dotycząca banków. Ogólnie wszystkie instytucje obowiązane są zobowiązane do zachowania tajemnicy. Chodzi tutaj dokładnie o fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym organom, informacji, które zdobywają w czasie prowadzenia procesów przeciwdziałaniu praniu pieniędzy w firmie, czyli są to np. analizy działalności klientów, dane dotyczące klientów, które ustawa nakazuje zbierać, dokumenty oraz wszelkie możliwe podejrzenia, że wystąpiło jakiekolwiek zdarzenie związane z praniem pieniędzy. Informacje, które są przekazywane do Generalnego Inspektora, muszą zostać objęte tajemnicą. Ustawa przewiduje kilka wyjątków i jednym z takich wyjątków jest to, że spółki, które działają w ramach grupy kapitałowej, mogą takie informacje przekazywać sobie nawzajem, z tym, że w obecnym brzmieniu ten wyjątek nie dotyczy wszystkich instytucji, ale wszystkich instytucji wymienionych w przepisach. Są to głównie banki, ubezpieczyciele, fundusze inwestycyjne, ogólnie rynek finansowy. Zmiana obecnie projektowana, przewiduje, że ten wyjątek ma dotyczyć wszystkich instytucji obowiązanych, więc nie tylko rynku finansowego, ale pośredników nieruchomości, biur rachunkowych, również prawników, także przedsiębiorców, którzy otrzymują wpłaty gotówkowe powyżej 10 tys. EUR. Wszystkie te instytucje będą miały w tym momencie możliwość przekazywania takich informacji sobie nawzajem. To należy uznać za dobrą zmianę, dlatego, że łatwo sobie wyobrazić, że mamy np. grupę spółek prowadzącą różną działalność. Następnie przychodzi Klient do jednej z tych spółek, zostaje przez nią zidentyfikowany jako potencjalny przestępca odpowiedzialny za pranie pieniędzy i od obecnej chwili ta spóła nie może przekazać takich informacji swojej siostrze. Po wejściu w życie tej ustawy będzie mogła to zrobić. W związku z powyższym, jeżeli klient przyjdzie do spółki siostry, to spółka będzie od razu wiedziała, że coś jest tutaj nie tak i nie będzie musiała powtarzać całego procesu.

PR: Czyli wręcz przeciwnie, nie trzymamy wszystkiego w tajemnicy, ale mamy nawet obowiązek dzielenia się pewnego typu informacjami o tym, że coś się złego dzieje.

MB: Może to nie jest obowiązek. Nie jest to zdefiniowane w ustawie jako obowiązek, a jako możliwość. Mając na uwadze wszystkie możliwe konsekwencje i kary przewidziane przez ustawę w sytuacji, w której zostanie wykryte, że spółka/instytucja zobowiązana nie wypełniła któregoś z obowiązków przewidzianych ustawą, to warto skorzystać z tej możliwości. Instytucje obowiązane, które mogą to robić, to robią.

PR: Tak czy inaczej, bardzo ważne jest, że Pani wspomniała, że nowe obowiązki dotyczą już nie tylko firm z sektora finansowego, ale dość szerokiego kręgu. Zwróćmy uwagę na to, od kiedy to może zacząć obowiązywać i czy w ogóle wejdzie w życie. Obawiam się, bo do końca kadencji naszego parlamentu zostały dwa posiedzenia, a dopiero co ten projekt trafił do Sejmu. Czy jest szansa, że to zostanie rzeczywiście uchwalone?

MB: Moim zdaniem jest szansa. Wiadomo, mamy teraz gorący okres z racji wyborów. Natomiast ta ustawa nie jest ustawą kontrowersyjną, którą trzeba przedyskutowywać w ramach parlamentu. Te zmiany są konsekwencją wynikającą z tego, że Polska jest członkiem Unii Europejskiej, więc musimy wprowadzić pozostałe przepisy nowej Dyrektywy, która wejdzie w życie w styczniu 2020 r. – to po pierwsze. Po drugie, są to, powiedzmy, dosyć drobne, kosmetyczne zmiany. Oczywiście tak to wygląda na papierze, konsekwencje są duże większe. Wydaje się, że na tych dwóch posiedzeniach to może zostać przeprocedowane. Powiem szczerze, że nie byłabym zdziwiona i wręcz oczekuję, że do tego dojdzie. Oczywiście zgodnie z tym projektem, który trafił do Sejmu, który jest procedowany, ustawa wejdzie w życie 30 dni po ogłoszeniu, tak więc w sytuacji, w której Sejm zajmie się tym do wyborów, do 30 października i Sejm to uchwali to możemy się spodziewać wejścia tej ustawy w życie jeszcze przed końcem tego roku.

PR: Z tematem tym, może luźno, ale wiążą się inne zmiany jakie już nastąpiły w prawie. Mianowicie weszła w życie ustawa dotycząca dokumentów publicznych. Jej adresatami są właśnie instytucje obowiązane, o których właśnie rozmawiamy. Jak to w praktyce wygląda? Czy każdy może mi bezkarnie skopiować dowód osobisty?

MB: Ustawa o dokumentach publicznych dotyczy wszystkich podmiotów, nie tylko instytucji zobowiązanych, ale również tych instytucji.

PR: Wypożyczalni kajaków też?

MB: Wypożyczalni kajaków jak najbardziej również. To co podlegało największej dyskusji po wejściu tej ustawy to jest przepis karny, który został wprowadzony tą ustawą. Mianowicie osoba, która miałaby wytwarzać, oferować lub przechowywać w celu zbycia replikę dokumentów, czyli kopię dokumentu, m.in. dokumentów tożsamości czy innych dokumentów publicznych, np. akty stanu cywilnego, będzie podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch. Instytucje obowiązane, na które nałożony jest obowiązek m.in. identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów, czy ich wspomnianych beneficjentów rzeczywistych, mają zgodnie z ustawą możliwość i obowiązek również czasem zbierać kopie tych dokumentów i przechowywać je w teczkach klientów. Pojawił się problem, co w takiej sytuacji? Jeżeli jestem teraz na przykład bankiem, muszę identyfikować klienta i zbierać kopie jego dokumentów, to czy za moment nie przyjdzie prokurator i nie będzie chciał ukarać osoby, która to robi?

PR: Z drugiej strony jest to przecież logiczne, że bank chce wiedzieć kto przychodzi wypłacić pieniądze.

MB: Oczywiście. Natomiast warto w tej ustawie zwrócić uwagę na kwestię, która czasem widzę, że jest zapominana. Mianowicie kwestia definicji repliki dokumentu publicznego, która jest wprowadzona ustawą. To jest oczywiście odwzorowanie lub kopia dokumentu, ale definicja od razu wprowadza wyłączenie. Wyłącza kserokopie lub wydruki komputerowe dokumentów publicznych, które są dokonywane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych, określonych na podstawie odrębnych przepisów. Mając na uwadze, że ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy pozwala na kopiowanie, nawet wprost przeciwnie, nakazuje w pewnych momentach kopiować te dokumenty, to mamy oczywiste wyłączenie. Ciężko mi sobie wyobrazić, że jakakolwiek osoba wykonująca te obowiązki, fizycznie instytucje obowiązane, poniosłaby jakąkolwiek karę, z tytułu, że skopiowała dowód osobisty klienta i przechowuje go w teczce.

PR: Więc ten dokument nie jest taki święty oraz zupełnie nietykalny i pewnych sytuacjach można go kopiować.

MB: Tak, oczywiście, ale tylko w sytuacjach, na które pozwala ustawa.

PR: O tych nowych regulacjach dotyczących przeciwdziałaniu praniu pieniędzy rozmawiałem z ekspertkami Deloitte, Moniką Strzelecką, ekspertem w Zespole ds. Zwalczania Przestępstw Gospodarczych i z Panią Magdaleną Bartosiewicz, radcą prawnym. Dziękuję Paniom bardzo.

Nie jest to ostatni występ ekspertek na ten temat, bowiem jeszcze tej jesieni wystąpią one w specjalnym webcaście Deloitte, który omówi praktyczne aspekty działania tych nowych przepisów. O dokładnym terminie poinformujemy na stronie internetowej Deloitte. Zapraszam do jej śledzenia. Dziękuję bardzo.