Podcast Podatki/Prawo: Kasy online - wprowadzenie nowych rodzajów kas fiskalnych

Co istotne, wskutek sytuacji epidemicznej odsunięto w czasie obowiązek instalacji kas online dla niektórych grup podatników. O kwestiach dotyczących kas fiskalnych i praktyki związanej z ich wdrożeniem opowiadają Aleksandra Pacowska-Brudło i Wojciech Saciuk.

Dane z kasy online są wysyłane w sposób ciągły i trafiają do Centralnego Repozytorium Kas. System ten jest przeznaczony m.in. do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących oraz do bieżących analiz i kontroli tych danych.

– wyjaśnia Wojciech Saciuk.

Wprowadzanie kas online rozpoczęto od branż, w których zdaniem organów podatkowych występowały nieprawidłowości w rozliczaniu VAT. Od 1 stycznia 2020 r. obowiązek ten obejmuje już m.in. sprzedawców paliw do napędu silników spalinowych. W dalszej kolejności obowiązek ten obejmie m.in. sprzedawców węgla dla celów opałowych oraz branże gastronomiczną, hotelarską i inne, dla których w związku z epidemią koronawirusa odsunięto w czasie terminy instalacji kas online.

Tak czy inaczej, w większych firmach proces instalacji kas trzeba dobrze przygotować, może to potrwać kilka tygodni lub nawet miesięcy.

– przestrzega Aleksandra Pacowska-Brudło.

Inaczej bowiem wygląda instalacja jednej kasy w małej firmie, a inaczej kilkudziesięciu czy nawet kilkuset kas w sieci restauracji czy hoteli. Choćby dlatego, że kasy trzeba przetestować przed ich uruchomieniem.

– dodaje Wojciech Saciuk.

Transkrypcja:

Paweł Rochowicz: Tematem dzisiejszej audycji są kasy fiskalne i związane z nimi obowiązki podatników. Wprawdzie obowiązek ich używania to nic nowego dla firm prowadzących sprzedaż lub usługi, ale technika wciąż idzie naprzód i zmieniają się także wymogi ustawowe. Stopniowo są wprowadzanie kasy online, które przekazują dane do administracji skarbowej na bieżąco. Wkrótce na rynku mogą pojawić się kasy mające postać oprogramowania, które można instalować np. w telefonach. Choć te nowoczesne kasy są doskonale zabezpieczone przed ingerencją w ich dane oraz przed wirusami komputerowymi to i w tych sprawach dał się zauważyć wpływ nieco innego wirusa, a mianowicie SARS-CoV-2. W skutek sytuacji epidemicznej odsunięto obowiązek instalacji kas online dla niektórych grup podatników. Zmiany dotyczą ok. 400 tys firm. Więcej szczegółów poznamy już za chwilę podczas rozmowy z moimi gośćmi. Są nimi eksperci z firmy Deloitte, Aleksandra Pacowska-Brudło, doradca podatkowy oraz Wojciech Saciuk, menedżer w dziale Doradztwa Podatkowego.

Powiedzmy na początku o kasach online, o kasach podłączonych do internetu, do centralnego komputera administracji skarbowej. Skąd taki wynalazek? Skąd się wziął i jak działa?

Wojciech Saciuk: Jeżeli chodzi o sam pomysł wprowadzenia kas online to powstał już kilka lat temu. Natomiast przepisy formalnie weszły w życie w zeszłym roku. Jak wskazywało Ministerstwo Finansów jest to ukierunkowane w szczególności ograniczeniem szarej strefy i przeciwdziałaniem nie fiskalizacji transakcji w wybranych grupach i branżach.

PR: Chodzi o to, aby dane o sprzedaży natychmiast trafiały do administracji skarbowej, jak rozumiem?
WS: Tak, te dane są wysyłane w sposób ciągły bez jakiejkolwiek ingerencji sprzedawcy do specjalnie utworzonego systemu teleinformatycznego, zwanym Centralnym Repozytorium Kas. Każda kasa online powinna zapewniać połączenie internetowe, aby przesyłanie danych było możliwe.

PR: Mówi się czasem, że to i tak nie zapobiegnie szarej strefie, jeśli po prostu się kasy nie uruchomi, a transakcji się nie wprowadzi, ale jeśli się ją wprowadzi to natychmiast dowiaduje się o tym fiskus?
WS: Tak, taki jest właśnie cel nowych kas. W zasadzie, tak jak wspomniałem, sprzedawcy nie mogą ingerować w zakres przesyłu tych danych. One są wysyłane co najmniej co dwie godziny i są gromadzone w ministerialnym systemie teleinformatycznym. Ten system przeznaczony jest też m.in. do analizy i kontroli danych z tych kas.

PR: Jeśli chodzi o poszczególne grupy podatników to widzę tu w wykazie najpierw sprzedaż paliw, węgla, usługi fryzjerskie, kosmetyczne, lekarze itd. Jak rozumiem w tych branżach mieliśmy do czynienia z pewnymi niedociągnięciami w ewidencji sprzedaży?
Aleksandra Pacowska-Brudło: Są to branże, które są pod baczną obserwacją fiskusa od pewnego czasu, bo rzeczywiście pewne nieprawidłowości były identyfikowane przez organy podatkowe. W związku z tym od tych branż rozpoczęto wprowadzenie obowiązku kas online. Z tym, że nie wszystkie branże od razu. Od 1 stycznia 2020 r., czyli już w niektórych branżach, np. sprzedaż paliw, świadczenie usług naprawy samochodów, obowiązek został wprowadzony. Kolejne branże, które miały być objęte obowiązkiem stosowania kas online to są ogólnie mówiąc usługi hotelarskie i gastronomiczne oraz sprzedaż węgla, paliw stałych wytwarzanych też z węgla przeznaczonych do celów opałowych. Ta grupa miała mieć obowiązek od 1 lipca 2020 r., natomiast w związku z pandemią i w związku z tym, że do wymiany kasy trzeba się przygotować, a proces w przypadku podatników, którzy mają więcej kas niż kilka, zajmuje kilka tygodni, jeśli nie miesięcy, ministerstwo zdecydowało o przesunięciu obowiązku wprowadzenia kas online na 1 stycznia 2021 r.

PR: To jest ten wirus, który miał wpływ na kasy.
OPB: Tak. Fryzjerzy, branże kosmetyczne, budowlane, prawnicze itp. też są dotknięte tym wirusem. One miały wchodzić w obowiązek od 1 stycznia 2021 r., a tymczasem będą wchodziły od 1 lipca 2021 r., czyli właściwie za rok. To jest kolejna branża z tych tzw. wrażliwych. Chciałabym jeszcze dodać, że kilka dni temu ukazał się nowy projekt ustawy o VAT i tam też jest projekt, aby jeszcze jedna grupa podatników była zobowiązana do wprowadzenia kas online, czyli podatnicy dokonujący sprzedaży w systemie tzw. "tax free", czyli zwrotu VAT dla podróżnych. Ta grupa byłaby objęta tym obowiązkiem od stycznia 2022 r., więc zostało im jeszcze trochę czasu. Wiadomo, to jest na razie projekt.

PR: To może być bardzo szeroka grupa, patrząc na kolejki w supermarketach budowlanych i spożywczych w miastach np. pod wschodnią granicą. To może objąć cały handel detaliczny.
OPB: Na marginesie chciałabym dodać, że w przyszłości za dobrych kilka lat - to może być perspektywa ok. 7 lat - innych kas niż kas online już nie będzie. Stopniowo kasy z papierową pamięcią, z elektronicznym zapisem kopii, będą się zapełniały. Kasy trzeba będzie wymieniać. Tak jak teraz nie możemy już kupić kasy z papierowym zapisem, to od stycznia 2023 r. nie będziemy mogli kupić już kasy z elektronicznym zapisem kopii i będziemy mogli kupować jedynie kasy online. Kiedyś w przyszłości, wszyscy sprzedawcy detaliczni będą korzystać z kas online.

PR: Poruszyła tu Pani ciekawy temat papierowych wydruków. Nowe kasy będą nam oferowały możliwość wydania e-paragonu, tylko w formie elektronicznej, aby uniknąć drukowania? Jak to wygląda?
OPB: Tak jest. Kasa online ma mieć taką możliwość, aby wysyłać konsumentom e-paragon. Oczywiście forma gdzie paragon ma być wysyłany, musi być uzgodniona z konsumentem - czy ma być to poczta elektroniczna czy jeszcze coś innego. Natomiast chociaż przepisy w tym zakresie obowiązują od kwietnia tego roku, to jednak nie mamy jeszcze takich prawdziwych e-paragonów. W kasach fiskalnych, dostępnych na rynku na ten moment, fiskalizacja jest powiązana z wydrukiem, a musiałaby nastąpić taka zmiana, aby fiskalizacja była połączona z emisją elektronicznego dokumentu. Kasy online taką funkcje na pewno w przyszłości będą miały, podobnie kasy wirtualne, o których Pan też wspominał na samym początku.

PR: Kasy wirtualne to bardzo ciekawy pomysł, bo mają mieć postać oprogramowania, które można zainstalować na zwykłym smartofnie, więc nie trzeba będzie kupować dodatkowego urządzenia. Z tego co wiem, mimo, że przepisy istnieją, takie kasy nie działają, dlatego, że Główny Urząd Miar nie wydał homologacji na takie oprogramowanie. Zdaje się, że to nie jest taka prosta sprawa?
OPB: Tak, jak donosi prasa, został złożony przez producenta tylko jeden wniosek o homologację kasy wirtualnej, czyli kasy mającej postać oprogramowania. Na pewno z kasami wiąże się szereg pytań, na ile taka kasa będzie bezpieczna, szczególnie jeśli będzie instalowana na smartfonie, na którym są instalowane inne aplikacje. Czy nie będzie ryzyka "szpiegowania" kasy fiskalnej? Producenci zastanawiają się jak to wszystko dobrze zabezpieczyć. Na pewno, gdy projekt takiej kasy zostanie bezpiecznie opracowany i zaakceptowany przez Główny Urząd Miar, czyli będzie wydana homologacja, to z całą pewnością będzie to coś czym podatnicy będą się interesować. Oprogramowanie i kasa fiskalna może być tańsza niż kasa mająca postać fizyczną. Na ten moment jeszcze nie ma na rynku dostępnej kasy wirtualnej, natomiast nawet jak się pokaże, to nie wszyscy będą mogli z niej korzystać. Są przepisy, które mówią, że z kas wirtualnych będą mogły korzystać tylko określone grupy podatników. To są Ci, którzy wykonują szeroko usługi transportu pasażerskiego oraz te podmioty, które są objęte obowiązkiem wprowadzenia kas online od 1 stycznia 2021 r., czyli branża hotelarska i gastronomiczna. To jest ukłon w stronę podmiotów zobligowanych do wymiany kas, które będą mogły wymienić na kasy online, albo, na kasy wirtualne, jeśli do tej pory się pojawią (bo też proces homologacji trwa).

PR: Podstawową zaletą takiego oprogramowania, przynajmniej jak reklamowało to Ministerstwo Finansów, jest to, że jest tańsze niż zakup kasy fiskalnej, co dla biznesu noclegowego, np. pól namiotowych, może być atrakcyjne. Jak to będzie z cenami i dostępnością to czas pokaże, prawda?
OPB: Tak, na to musimy poczekać jeszcze chwilę.

PR: Nie rozwódźmy się w takim razie na temat kas wirtualnych, ponieważ pozostają one "wirtualnym" pomysłem. Zajmijmy się praktycznymi kwestiami związanymi z kasami "tradycyjnymi", ale już online. Wymiana kas w przypadku, gdy trzeba ich wymienić więcej, np. w sieci sprzedaży, to chyba jest duże wyzwanie pod względem informatycznym i organizacyjnym, prawda?
WS: Tak, zdecydowanie inaczej wygląda sytuacja, gdy wymieniamy jedną, dwie czy trzy kasy w małym sklepie lub w restauracji, a inaczej wygląda sytuacja, gdy musimy zmierzyć się z wymianą kilkudziesięciu, czy nawet kilkuset kas fiskalnych w przypadku chociażby sieci restauracji, sklepów lub sieci stacji paliw, które wymieniały kasy fiskalne. To jest na pewno proces, który warto dobrze zaplanować. 

PR: Jak rozumiem to wymaga współpracy informatyków z działem księgowości i pewnie paroma innymi?
WS: Myślę, że taki proces wymaga, tak jak Pan wspomniał, z jednej strony koordynacji pomiędzy informatykami i działem księgowym, z drugiej strony z podmiotami zewnętrznymi, chociażby z producentem kas, aby odpowiednio przetestować kasy zanim zostaną wprowadzone do użytku i będziemy je faktycznie używać.

PR: No tak, aby te kasy rzeczywiście były powiązane z internetem, aby się nie psuło.
WS: Dokładnie tak. Ustawodawca też przewidział sytuacje, w których z przyczyn niezależnych od nas jako sprzedawców, nie moglibyśmy zapewnić takiego połączenia internetowego. W takim przypadku, jeśli jest to czasowy problem, wówczas powinniśmy kontynuować prowadzenie sprzedaży przy użyciu takiej kasy i zapewnić połączenie niezwłocznie, po tym, gdy ustaną przyczyny braku tego połączenia. Jeśli mielibyśmy problem trwały, to wówczas powinniśmy się skontaktować z właściwym dla nas naczelnikiem Urzędu Skarbowego i zapewnić połączenie w ustalonych z nim odstępach czasowych. Nacisk i istotność połączenia internetowego w przypadku kas online jest bardzo ważne.

PR: Jak rozumiem może się zdarzyć awaria internetu, ale też czasem i awaria prądu. Wtedy to już jest większy problem, tak?
WS: To też zależy od tego jak długo będzie działała chociażby bateria w kasie i w jaki sposób inne urządzenia, które współpracują z kasą będą jeszcze dalej funkcjonowały. Oczywiście, jeśli nie będziemy mogli prowadzić ewidencji na danej kasie i nie mamy np. kasy rezerwowej, to wówczas nie możemy w ogóle prowadzić sprzedaży.

PR: To znaczy, że nie można już sobie wziąć zeszytu, ołówka i notować ile się sprzeda. Takie próby też widziałem, zwłaszcza w mniejszych ośrodkach.
WS: Nie, takie działanie nie spotkałoby się z aprobatą organów podatkowych.

PR: Przed czym przestrzegamy. Kolejne wyzwanie związane z kasami dotyczy przepisów o VAT. Bowiem od niedawno mamy matrycę stawek, czyli rewolucja w opodatkowaniu wielu towarów i usług. Jak sobie z tym poradzić? Rozumiem, że kasa sama z siebie nie wygeneruje nowych stawek na paragonie?
WS: To jest jeden z elementów współpracy pomiędzy działem księgowości i informatycznym oraz osobami odpowiedzialnymi za programy aplikacyjne, które współpracują z daną kasą, a ściślej mówiąc, współpracują z drukarkami fiskalnymi, które są często spotykane zamiast tradycyjnych kas fiskalnych, które są połączone np. z monitorem. Wówczas współpraca pomiędzy działem podatkowo-księgowym, a informatykami jest ważna, aby odpowiednio przeanalizować i odpowiednio wprowadzić do systemu zmienione stawki podatku, tak, aby były prawidłowo ewidencjonowane.

PR: Nie jest to po prostu zakup ładnego gadżetu do firmy, ale wymaga pewnych działań organizacyjnych. Powiedzmy jeszcze o dość oczywistej i znanej podatnikom sprawie, czyli uldze podatkowej na zakup kasy, dzięki czemu ustawodawca zachęca do inwestowania w te kasy. Jak to wygląda i komu przysługuje?
OPB: Ustawodawca z jednej strony zachęca, a z drugiej strony rekompensuje tym, którzy są zobowiązani do wymiany kas na kasy online. Ogólnie można powiedzieć, że są dwie grupy podatników, którzy mogą korzystać z ulgi na zakup kasy. Pierwsza grupa to są ci, którzy są zobowiązani do wymiany kas dotychczasowych na kasy online. Druga grupa podatników to są ci, którzy rozpoczynają prowadzenie ewidencji. Jeśli na ten moment jest sklep, który nie prowadzi żadnej sprzedaży, która byłaby objęta obowiązkiem wymiany kasy i chciałby ją wymienić to taka ulga nie przysługiwałaby mu. Z kolei jeśli pojawia się np. nowy sklep to właściciel będzie mógł skorzystać z ulgi. Ile wynosi ulga? To jest 90% ceny zakupu, ale nie więcej niż 700 zł. W praktyce patrząc na ceny kas to jest to właśnie 700 zł od kasy.

PR: To jest oczywiście ulga w podatku VAT, a nie w podatku dochodowym?
OPB: Tak, to jest ulga w podatku VAT, który można odliczyć, wykazać w deklaracji, albo pomniejszyć podatek należny lub w zależności od sytuacji wystąpić o zwrot tej ulgi. Oczywiście jak przy każdej uldze są też warunki, kiedy możemy z niej skorzystać. Ci, którzy rozpoczynają prowadzenie ewidencji mają 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na zakup dodatkowych kas i od nich mogą korzystać z ulgi, pod warunkiem, że mają faktury na zakupione kasy i posiadają dowody zapłaty całej należności wynikającej z tych faktur. Z kolei podatnicy z branży, które są zobligowane do wymiany kas, oprócz wymogów typu faktura na zakup + dowód zapłaty całej należności, to kasy, od których będą odliczać ulgę, czyli w stosunku, do których będą korzystać z ulgi, muszą zafiskalizować, rozpocząć prowadzenie działalności przed datą obowiązkowej wymiany. Przykładowo branża hotelarska i gastronomiczna musi wymienić i rozpocząć fiskalizację na kasach online, co do których chce skorzystać z ulgi, nie później niż z dniem 1 stycznia 2021 r.

PR: Ciekawi mnie to, że ustawodawca nie przewidział takiej ulgi na zakup kas wirtualnych. Czy ustawodawca wyszedł z założenia, że będą one na tyle tanie, że nie ma co wspomagać ich ulgą?
OPB: Uzasadnienie jest takie, że te kasy mają być tańsze, a w związku z tym nie będzie tego dofinansowania. Natomiast pod kątem łączenia się z CRK (Centralnym Repozytorium Kas) będą one identycznie jak kasy online spełniały tę funkcję. To jest tylko kwestia kosztów. Ministerstwo zakłada, że kasy wirtualne powinny być tańsze. Czy będą, patrząc na całokształt, łącznie z zapewnieniem miejsca na serwerze itd., to na ten moment trudno się wypowiadać w tym temacie.

PR: Producenci kas twierdzą, że niekoniecznie, bo będą musieli w to zainwestować sporo wysiłku i myśli technologicznej, aby je zabezpieczyć. Podsumowując, kasy to wciąż ważna i istotna sprawa, zwłaszcza dla niektórych branż. Są to w każdym razie obowiązki, o których trzeba pamiętać.
OPB: Jak najbardziej. Zwłaszcza, podmioty, które są zobowiązane do wymiany kas i mają ich więcej niż kilka. Warto do tego procesu się przygotować i nie zostawiać tego na grudzień.
WS: Co ważne, istotna jest analiza tego obowiązku. Jeśli jesteśmy zobligowani to powinniśmy wymienić je w ustawowym terminie, ponieważ po nim, z jednej strony nie będzie nam przysługiwała nam ulga oraz pojawia się ryzyko uznania, że w ogóle nie prowadzimy ewidencji na kasie fiskalnej, co też ma swoje określone konsekwencje w sankcjach VATowskich. Z drugiej strony analiza obowiązku jest ważna pod tym kątem, że dobrowolna wymiana również uniemożliwia ulgę. Musimy być pewni tego, że jesteśmy zobowiązani do wymiany kasy i wymienić ją w odpowiednim terminie.

PR: Ustawodawca o wszystkim pomyślał i dla wszystkich przewidział określone obowiązki. O kwestii kas fiskalnych i rozliczeń VAT opowiadali Aleksandra Pacowska-Brudło oraz Wojciech Saciuk.