Podcast Podatki/Prawo: Obowiązkowe e-faktury dla wszystkich podatników od 1 stycznia 2024 r.

W tym odcinku podcastu „Podatki/Prawo” Maciej Guzek, Partner rozmawia z Norbertem Wasilewskim, Partnerem Associate w Zespole VAT oraz Szymonem Kamińskim, Starszym Menedżerem w Risk Advisory. Eksperci poruszają szereg zagadnień m.in. o tym na czym polegają zmiany dot. e-faktur, jakie możliwości niosą dla podatników oraz jak wdrożyć przepisy w firmie.

Norbert Wasilewski omawiając zmiany zwraca uwagę, że w nowej wersji schemy pojawia się szereg pól do wypełnienia dotyczących m.in. dodatkowych elementów związanych z płatnościami, z typem transakcji oraz danych dot. towarów. Co warto dodać, forma ustrukturyzowana e-faktury stwarza więcej możliwości kontrolnych dla organów podatkowych.

Jak zaznacza Szymon Kamiński, ustrukturyzowanie danych w systemie daje wiele możliwości podatnikom. Dzięki zebraniu w jednym systemie i analizie tych informacji można podjąć działania mające usprawnić procesy, a docelowo dzięki udoskonaleniom np. poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa.

Norbert Wasilewski zwraca uwagę na kwestię terminowego dostosowania firm do przepisów. Zaznacza, że wdrożenie należy zaplanować z wyprzedzeniem, ponieważ jest to proces skomplikowany i wymagający odpowiedniego podejścia.

Eksperci omawiają także:

• narzędzia, które można wykorzystać wdrażając e-faktury,
• sankcje za niespełnienie obowiązków,
• cele wprowadzenia zmian.

Zapraszamy do odsłuchania podcastu.

Transkrypcja do podcastu „Obowiązkowe e-faktury dla wszystkich podatników od 1 stycznia 2024 r.”

Maciej Guzek
W dzisiejszym noworocznym odcinku podcastu Podatki/Prawo moimi gośćmi są Norbert Wasilewski, doradca podatkowy Partner Associate. Cześć Norbert.

Norbert Wasilewski
Cześć. Dzień dobry Państwu.

Maciej Guzek
I Szymon Kamiński, Starszy menedżer w dziale Risk Advisory.

Szymon Kamiński
Dzień dobry.

Maciej Guzek
Drodzy Państwo, w dzisiejszym odcinku będziemy rozmawiać o temacie, który brzmi na pierwszy rzut oka dość hermetycznie, bo są to tzw. e-faktury, zwane czasami również u-fakturami. Wyjaśnimy w trakcie naszej rozmowy skąd wynikają te dwie nazwy. Chodzi tu o realizację przez Ministerstwo Finansów zasady, że najlepszym zaufaniem jest kontrola. I tak chyba Ministerstwo Finansów chce postąpić z podatnikami. Oczywiście im ufa, ale woli, jeśli może ich jeszcze skontrolować, a im łatwiej tym lepiej. A teraz ta kontrola będzie, no może jeszcze nie teraz, bo chyba w przyszłym roku, ale będzie dużo prostsza ze względu na wprowadzenie właśnie e-faktur. Może zacznijmy w ogóle od wyjaśnienia co to są e-faktury.

Norbert Wasilewski
Tak, e-faktura. Bardzo ładnie powiedziałeś, ufam, ale sprawdzam. e-faktura to taki nowy twór. On obowiązuje już dzisiaj, od stycznia 2022 roku, ale obowiązuje w sposób fakultatywny. To jest takie rozwiązanie, które polega na wystawianiu faktur poprzez Platformę, którą stworzyło Ministerstwo Finansów i nazywa się Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Pewnie dość często się będzie przewijało, podczas dzisiejszego spotkania i rozmowy. e-faktury wystawia się w sposób ustrukturyzowany, stąd u-faktury wcześniej, żeby odróżnić je od dawnniejszych e-faktur, które już wcześniej były stosowane. Ustrukturyzowana forma e-faktury oznacza, że faktura wystawiana jest zgodnie z pewnym specyficznym wzorcem, który nazwany jest schemą. E-faktury będą przesyłane przez podatnika bezpośrednio ze swojego systemu finansowo-księgowego, czy z jakichś zewnętrznych dodatkowych narzędzi, na Platformę Ministerstwa Finansów. Z tej Platformy kontrahent będzie taką e-fakturę ściągał.

Maciej Guzek
Czy ja dobrze rozumiem, że od momentu wejścia w życie tej zmiany przestaję wystawiać faktury w swoim programie i muszę używać do tego narzędzia dostarczonego przez Ministerstwo Finansów po to, żeby ta faktura gdzieś tam się zachowała, a Minister finansów, bądź organy podatkow, urzędy skarbowe lub urzędy celno-skarbowe miały do niej dostęp, tak?

Norbert Wasilewski
I tak i nie, tzn. Ministerstwo Finansów stworzyło narzędzie, które pozwala bezpośrednio tam wystawiać takie faktury poprzez Platformę internetową. Natomiast to jest rozwiązanie raczej dla niewielkich podatników. Duże przedsiębiorstwa będą musiały mieć jakieś zewnętrzne narzędzia lub rozszerzyć funkcjonalność swoich systemów finansowo-księgowych, tak, żeby łączyły się z platformą Ministerstwa Finansów. Po wystawieniu takiej faktury, będzie musiała zostać wysłana na Platformę Ministerstwa Finansów, tak jak chociażby dzisiaj robimy z plikami JPK.

Maciej Guzek
Rozumiem, że to będzie działało następująco: mam swoje oprogramowanie, w nim przygotowuję e-faktury i ona automatycznie jako pojedyncza e-faktura, bądź pewnie bardziej to jest prawdopodobne jako pakiet e-faktur, będzie przesyłana do KSeF?

Norbert Wasilewski
Tak, dokładnie.

Maciej Guzek
Okej, czy ja dobrze rozumiem, że przestaną obowiązywać faktury, które do tej pory cały czas mogę wystawić, czyli faktury papierowe? Nie będę już drukował, podpisywał i dawał swemu kontrahentowi, coś takiego już przestanie działać?

Norbert Wasilewski
Tak, dokładnie tak. Bardzo wiele rozmów z klientami toczy się odnośnie właśnie takich faktur, które nazywamy manualnymi. Oprócz tego, że klienci dzisiaj wystawiają faktury i faktury często są i tak na koniec dnia papierowe, nawet jak są z systemu finansowo-księgowego, to bardzo częstą praktyką jest to, że jakiś element fakturowania odbywa się często w excelu albo w jakiejś formatce wordowej...

Maciej Guzek
Zwłaszcza tak robią mniejsze przedsiębiorstwa.

Norbert Wasilewski
... więc tego typu dokumenty w praktyce nie będą mogły już być tworzone albo, jeżeli podatnicy będą je tworzyć to równocześnie będą musieli stworzyć fakturę, która będzie miała strukturyzowany format, bo faktura wcześniejsza, którą wystawiali, papierowa przestanie być właściwie fakturą.

Maciej Guzek
Czyli to już po prostu nie będzie dokument faktury. Jeśli coś takiego powstanie to on nie da ani prawa do odliczenia, ani nie będzie podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. To będzie dokument prywatny, który nie ma oparcia w ustawie, tak?

Norbert Wasilewski
Dokładnie tak. Wyjątkiem będą bardzo specyficzne sytuacje, które są przewidziane w przepisach w przypadku np. braku dostępności Platformy Ministerstwa Finansów.

Maciej Guzek
A co w takim razie z małymi firmami? Wyobrażam sobie, że duże firmy i tak już w tej chwili w dużej mierze wystawiają faktury poprzez system elektroniczny, natomiast małe działalności gospodarcze to często jest to właśnie wypisanie faktury, bądź przygotowanie w excelu i wydrukowanie. Czy jest tutaj jakiś próg de minimis, np. że podatnik, który nie przekracza obrotów rzędu x nadal będzie mógł stosować zasady dotychczasowe, do których jest przyzwyczajony, czy nie i wszyscy jak leci będą musieli przejść na KSeF? Jak to działa?

Norbert Wasilewski
Nie, tutaj nie ma żadnych ograniczeń. Jeżeli chodzi o wielkość podatników, progi, ilość transakcji, wartość transakcji, Ministerstwo Finansów w odróżnieniu od plików JPK, gdzie podatnicy w obowiązek raportowania JPK wchodzili gradacyjnie: najpierw duzi, potem średni, na samym końcu mali, w przypadku e-faktur, Ministerstwo Finansów zastosowało inną praktykę i wprowadziło okres przejściowy, w którym jesteśmy w tej chwili. Obecnie to rozwiązanie może być stosowane fakultatywnie przez wszystkich podatników, a od stycznia 2024 r. rozwiązanie będzie musiało być stosowane obligatoryjnie - i tutaj znowu przez wszystkich podatników. Obowiązek ten dotyczy podatników krajowych, a dodatkowo dotyczy też podatników zagranicznych, którzy są zarejestrowani na VAT w Polsce i posiadają tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności.

Maciej Guzek
Czyli w tym przypadku wielkość nie ma znacznia.

Norbert Wasilewski
Tak. Wielkość nie gra roli.

Maciej Guzek
Powiedzieliśmy, że to wejdzie w życie od 1 stycznia 2024 r. To już tutaj w takim trybie "oznajmującym", to znaczy tak jakby to już było przesądzone. Sięgnijmy do tego, jak wygląda status prac legislacyjnych, bo chyba te prace jeszcze nie zostały ukończone?

Norbert Wasilewski
Tak, to prawda. W grudniu odbywały się konsultacje ze stroną biznesową. Ministerstwo Finansów organizowało szereg spotkań. My też jako Deloitte mieliśmy okazję uczestniczyć w tych spotkaniach. Konsultacje dobiegły końca, trwały do 16 grudnia. Aktualnie czekamy na finalny format przepisów. Natomiast już nawet z konsultacji publicznych, które toczyły się z ministerstwem widać dość dużą determinację, żeby przepisy zostały wprowadzone i żeby ten termin już nie był przesuwany. Zresztą trzeba przyznać, że on był już przesuwany...

Maciej Guzek
No właśnie... A to jest standard unijny? Czy wszystkie kraje Unii Europejskiej muszą wprowadzić takie regulacje, czy też to jest raczej koncept polskiego Ministerstwa Finansów, a np. gdzie indziej cały czas będzie można stosować faktury tradycyjne?

Norbert Wasilewski
To jest tak, że w tej chwili Polska jest wciąż jednym z pierwszych krajów, które te rozwiązanie wprowadzą. To rozwiązanie w tej chwili jest stosowane we Włoszech, na Węgrzech i częściowo w Hiszpanii. Całkiem niedawno w grudniu, Komisja Europejska opublikowała regulacje, które nazywają się VAT in Digital Age, w których temat e-faktur, elektronicznych/strukturyzowanych, również został określony, przy czym tam przepisy przewidują, że datą wprowadzenia tych regulacji będzie 2028 rok, więc jeszcze trochę czasu. My tutaj, jako Polska jesteśmy w jakimś stopniu prymusem, może nie pinierem, ale na pewno prymusem, na pewno nie siedzimy w ostatniej ławce.

Maciej Guzek
Ale prędzej czy później przejście na ten sposób działania czeka wszystkich podatników unijnych. Rozumiem, że nie zadziałają takie zachowania jak czasem można było słyszeć, że polscy przedsiębiorcy, gdyby chcieli uciec przed tym obowiązkiem (ale nie wydaje mi się on taki straszny, żeby należało przed nim uciekać), przerejestrowują się do Czech czy na Słowację. Nie zadziała, bo jeśli się przerejestruje, ale działalność będzie prowadził w Polsce to będzie miał tzw. fix establishment, więc też będzie podlegał pod obowiązek e-faktur.

Norbert Wasilewski
W VAT zawsze kluczowe jest jak wygląda transakcja całkowicie. Jeżeli mówimy o transakcjach realizowanych w Polsce, które powinny być dokumentowane zgodnie z polskimi przepisami, to tutaj KSeF będzie się stosowało. W sytuacji, kiedy podatnik zarejestruje się na VAT w innym kraju to ta rejestracja zawsze wynika z czynności faktycznych, którą w tym kraju wykonuje. Jeżeli podatnik wykonuje takie transakcje w Czechach, to najprawdopodobniej będzie zobligowany dokumentować je zgodnie z czeskimi zasadami, ale tutaj zakres tych czynności jest po prostu inny. Akurat w tym konkretnym przypadku przed tym obowiązkiem uciec raczej się nie da, a na pewno nie w zakresie takich transakcji, które będą realizowane w Polsce.

Maciej Guzek
To wyjaśniliśmy sobie, na jakim etapie prac legislacyjnych jesteśmy. Tak jak powiedziałeś, jest mocna determinacja po stronie regulatora, żeby wprowadzić przepisy, więc można pewnie założyć, że rzeczywiście 1 stycznia 2024 r. będzie tą datą krytyczną. Natomiast sięgnijmy w takim razie do tego, co w tych przepisach tak naprawdę jest oprócz samego obowiązku. Pierwsza rzecz, która mi się nasuwa, gdy się zapoznawałem z informacjami na temat tych przepisów jest taka, że tam będzie znacznie więcej danych. Czy to prawda? Chyba właśnie stąd też w ogóle wynika nazwa u-faktury, że mają być w formie ustrukturyzowanej, gdybyś mógł też powiedzieć o tym co tam musi być?

Norbert Wasilewski
Tak. Faktycznie jest tak, że forma faktury jest określona schemą, to jest specyficzna schema określona przez Ministerstwo Finansów i jest bardzo rozbudowana. Na pewnym stadium zawierała ponad 600 pól. 600 pól, czyli 600 danych. Oczywiście część tych pól to są takie pola, które nie są obligatoryjne. Częściowo to są pola, w których adres np. był rozbity na ileś pól: ulica, miejscowość itd. więc to trochę multiplikowało ilość pól. W tej chwili, w nowej wersji schemy pól jest 440, bo np. dane adresowe zostały np. zebrane do jednego pola, co też dla podatników jest dużo większym ułatwieniem. Bo kto w systemie finansowym ujmuje w innym polu systemowym numer domu czy numer biurowca, nikt tego nie robi, więc to już stwarzało problem. Na szczęście ministerstwo z tego zrezygnowało skurczając schemę, ale nadal to jest 440 pól, czyli bardzo dużo. Oczywiście oprócz takich standardowych danych, z którymi podatnicy są zaznajomieni, np. wystawca faktury, odbiorca faktury, kwoty, stawki itd., pojawia się cały szereg pól, które podatnikom są częściowo już znane ze schemy JPK-FA, czyli schemy fakturowej i dotyczą różnego rodzaju dodatkowych dat, dodatkowych elementów związanych z płatnościami, dodatkowych elementów odnośnie tego, jaki to jest typ transakcji, danych dotyczących towarów, więc zakres tych danych jest naprawdę duży. W tym kontekście możliwości kontrolne po stronie Ministerstwa Finansów, na pewno znowu po raz kolejny się zwiększają. Ustrukturyzowana forma na pewno stronie publicznej i organom podatkowym da dużo większe możliwości kontrolne, ale myślę, że tutaj na pewno nie można zapominać o tym, że daje to też pewne możliwości podatnikom, np. zapanowania nad choćby procesami. Tutaj są dwa elementy, o których na pewno należy pamiętać. Oczywiście potem jest kwestia przygotowania się do wdrożenia e-fektur, która będzie polegała na tym, żeby zidentyfikować odpowiednie dane, które podatnik posiada w systemie (oczywiście o ile je posiada, bo części danych danych w systemie posiadać nie będzie) lub spróbować...

Maciej Guzek
zacząć je zbierać...

Norbert Wasilewski
Dokładnie tak, albo np. zbierać z różnych systemów, bo jeżeli np. na e-fakturze to są dane logistyczne, które będziemy chcieli zebrać na takiej fakturze i nie mamy ich np. w systemie billingowym, fakturowym, a mamy je w systemie logistycznym to potencjalnie trzeba będzie te dane zbierać w jedno miejsce. Odnosząc się do tego o czymś wcześniej powiedziliśmy, jeżeli podatnik będzie miał taką możliwość i na tyle rozbudowany system ERP czy system logistyczny, że te dane w systemach się niejako przenikają/ interfejsują/ zaciągają, to pewnie będzie możliwość, żeby podatnk zrobił to systemowo - dla tych systemów, które będą trochę mniej złożone. Ci podatnicy czy np. tacy, którzy stosują większą ilość systemów bilingowych i będą chcieli wszystkie faktury, które wystawiają w pewnym sensie sprowadzić do wspólnego mianownika, takiego, którym będzie ten właśnie wzór faktury ustrukturyzowanej, żeby go wysłać do ksfu, ci podatnicy, tak zgodnie z moim doświadczeniem, częstokroć szukają wtedy zewnętrznych rozwiązań. One wtedy powodują, że dane z różnych systemów finansowych po prostu są zaciągane do tego specyficznego narzędzia, które dostosowują dane do odpowiedniego formatu - dopiero już z tego zewnętrznego narzędzia przesyłają do Ministerstwa Finansów.

Maciej Guzek
Minister Finansów będzie widział dane , to znaczy dużo większy niż dotychczas zestaw danych.

Norbert Wasilewski
Tak, jak najbardziej. Mało tego, Ministerstwo Finansów e-fakturę musi zaakceptować, bo mechanizm działa w ten sposób, że e-faktura jest uznana za wprowadzoną do obrotu prawnego wtedy, kiedy prześlę ją do KSeF , czyli moment, gdy faktura wpływa do KSeF i to jest też data wystawienia faktury, czyli nie moment sporządzenia, tylko moment, kiedy faktura przychodzi do KSeF. Dla bardzo wielu podatników to generuje bardzo dużo dodatkowych problemów. Bardzo duża ilość dyskusji z ministerstwem toczyła się w tym zakresie. Ministerstwo stoi na stanowisku, że w tym zakresie podejścia nie zmieni...

Maciej Guzek
Zastanawiam się co w sytuacji, jeśli system będzie działał z pewnym opóźnieniem ze względu na ilość danych. Np. wyślę moją fakturę za 5 dwunasta i będzie to ostatni dzień na wystawienie faktury, a system ją zarejestruje 5 po dwunastej, więc już będę po terminie.

Norbert Wasilewski
Dokładnie tak. W ramach konsultacji te kwestie były dyskutowane bardzo szeroko. Zobaczymy czy ministerstwo zostawi z problemem podatników, czy w jakiś sposób to dostosuje. Oczywiście są podatnicy, którzy wystawiają potężną ilość faktur, a pewnie najwięksi podatnicy w Polsce wystawiają dziesiątki milionów faktur miesięcznie, więc skala wysyłek w przypadku wielkich podatników będzie naprawdę olbrzymia. Ministerstwo Finansów podczas konsultacji zastrzegało, że wyporność systemu jest olbrzymia. Ona została zweryfikowana z taką ilością faktur, które historycznie wpływały, więc ministerstwo zapewniało, że ma bufor. Oczywiście jak ten system będzie działał dopiero się przekonamy. Fakultatywny okres przejściowy miał dać możliwość Ministerstwu Finansów, jak rozumiem, przetestować rozwiązania informatyczne. Na dzień dzisiejszy problem jest taki, że z fakultatywnego rozwiązania korzysta bardzo ograniczona ilość podatników, a liczba wystawionych faktur oczywiście jest odpowiednio niewielka. Nawet ten system w tej chwili nie ma szansy się przetestować, jaka jest jego wyporność/pojemność.

Maciej Guzek
Jasne, to rozumiem. Na chwilkę odpłynę od tematów podatkowych. To co mówieś nasunęło mi taką myśl. Ministerstwo zobaczy te dane, ale skoro podatnik będzie musiał je zebrać to zrealizuje może przykry obowiązek podatkowy. Skoro już to zrobi, to być może można z tego też wyciągnąć coś dobrego. I tutaj pytanie do ciebie, Szymon. Chyba zajmujesz się właśnie takimi działaniami, czyli w jaki sposób te dane, które siłą rzeczy będziemy musieli zebrać, możemy dodatkowo wykorzystać. Gdybyśmy powiedzieli trochę o tym co dobrego można dla przedsiębiorców z tego wyciągnąć.

Szymon Kamiński
Tak naprawdę wszędzie, gdzie jest dużo danych to zawsze są możliwości. Dane nie tylko mają funkcję kontrolną, ale też przede wszystkim to są dane o naszym przedsiębiorstwie, ktore można wykorzystywać do tego, żeby optymalizować pewne rzeczy, dowiedzieć się jak jest i podjąć decyzję co zmienić. Mówimy przede wszystkim o procesach związanych z wystawianiem faktur, ze spłacaniem faktur, które do nas przechodzą, czy z obsługą faktur, które krążą w przedsiębiorstwie. Dopóki nie było KSeF to u wielu przedsiębiorców te procesy chodziły "ręcznie", trochę w excelu, trochę w systemie, ale zawsze była pewna ingerencja ręczna. Fakt prowadzenia KSeF zmusza przedsiębiorców do pewnej formy digitalizacji tych procesów, zwłaszcza w sytuacji, tak jak już Norbert powiedział, gdy mamy część danych w jednym systemie, część w drugim i do tej pory nie było to połączone. KSeF od nas wymaga że musimy i tak to łączyć. Musimy wykonać te prace, a jeśli już to robimy w celu spełnienia obowiązków podatkowych to dlaczego by też nie wykorzystać tych danych w celu takim, żeby sprawdzić czy nasz proces np. wystawiania faktur wychodzi w firmie w sposób efektywny.

Maciej Guzek
Co podczas tego sprawdzenia może nam wyniknąć? To znaczy zakładam, że podejmuję decyzję: dobra, zgromadziłem dane, sprawdzam mój proces fakturowania albo jakiś inny i co takie sprawdzenie może pokazać?

Szymon Kamiński
Tak naprawdę może pokazać duże rzeczy, których intuicyjnie nie widzimy. To znaczy jeśli firma wystawia dziesiątki tysięcy faktur, czy też płaci dziesiątki tysięcy faktur, to często ma pewien obraz czy ten proces jest efektywny, czy faktury są płacone w terminie, czy nie. Oczywiście ten obraz ciężko jest zweryfikować z danymi, jeśli ma się je w excelu czy też gdzieś podrzucane w systemach. Natomiast jeśli ma się to w jednym miejscu i się robi na tym pewne analityczne przekształcenia to można wyciągnąć różne rzeczy.

Maciej Guzek
I dzięki temu np. poprawię płynność finansową, będę miał np. szybciej gotówkę, bo być może dzięki temu szybciej płyną należności?

Szymon Kamiński
Docelowo tak, natomiast naszym celem jest gotówka, oszczędności, do tego zawsze dążymy, żeby gotówka spływała szybciej w sposób efektywny, natomiast, żeby dojść do tego etapu to można np. przeanalizować, kiedy towary są wysyłane vs. kiedy wystawiane są faktury. Taki najprostszy przykład: dwie różne daty, które musimy załadować do KSeF. Czy na pewno fakturujemy nasze klientów tuż po dostawie albo przed dostawą w zależności od tego, jak się z nimi umawiamy? Oczywiście intuicujnie wydaje się, że tak. Natomiast gdyby spojrzeć na 10 000 faktur wystawionych w trakcie roku, patrząc na dane, faktycznie może się okazać, że np. jest jakaś grupa faktur czy jakiś konkretny towar, gdzie ten proces jest nieefektywny.

Maciej Guzek
I moglibyśmy wystawać faktury szybciej. Dzięki temu mielibyśmy szybciej gotówkę, ale najpierw muszę wiedzieć, że tak się faktycznie dzieje.

Szymon Kamiński
Tak, przy dużym zbiorze danych ciężko jest to wyłapać.

Maciej Guzek
Co muszę zrobić, żeby się o tym dowiedzieć? To znaczy czy to wymaga ode mnie użycia jakichś dodatkowych narzędzi informatycznych? Muszę zakupić jakieś dodatkowe oprogramowanie? Z czym to się wiąże?

Szymon Kamiński
Można wykorzystywać opgramowanie, można też próbować bez. Oczywiście podstawowym narzędziem do wszystkiego jest excel. On ma to do siebie, że wszystko da się w nim zrobić, ale wszystko da się w nim zrobić bardzo, bardzo wolno. Jak my obserwujemy naszych klientów, którzy takie dane analizują, to samo wyciągnięcie danych, przerobienie formatów, to już jest połowa czasu, który był przeznaczony na to, żeby wykonać prace analityczne.

Maciej Guzek
No dobrze, ale skoro nie excel to w takim razie? Co jest taką alternatywą jakbyś mogł podać?

Szymon Kamiński
Najprostszym przykładem są narzędzia typu Power BI, gdzie można filtrować po kategoriach, po datach i robić to w sposób szybki i efektywny.

Maciej Guzek
To wymaga specjalnego wdrożenia? To znaczy jeśli używam narzędzia Power BI to muszę to jakoś spiąć z tymi danymi, które są zgromadzone w systemie faktur? Jak to wygląda?

Szymon Kamiński
Większym problem jest pozyskanie danych. Ich pozyskanie i ustrukturyzowanie w pewnym formacie. Jeśli mamy te dane formacie to podłączenie tego do Power BI to jest już chwila. Najtrudniejsza praca polega na tym, żeby dane zagregować i oczywiście przygotować do takiego formatu, żeby dało się nad tym pracować.

Maciej Guzek
Ale skoro mówimy już o jakichś wdrożeniach narzędzi informatycznych to Norbert muszą wrócić do ciebie i zapytać o wdrożenie systemów, które będą służyć podatnikom do tego, aby e-faktury wystawiać. Zakładam, że obecne narzędzia, którymi teraz dysponują nie są do tego dostosowane. Czy dobrze myślę?

Norbert Wasilewski
To jest tak. Na pewno nie są dostosowane i teraz jest kwestia tego, że podatnik musi się do tego dostosować. Większość klientów, z którymi mamy do czynienia pierwsze kroki kieruje do swojego dostawcy systemu informatycznego z pytaniem czy może mu zapewnić takie rozwiązanie, czy to będzie dodatkowy moduł, jak ten moduł będzie działał? Jeżeli chodzi o rozwiązania krajowe to pewnie w większości takie rozwiązania zapewnią najwięksi gracze, ale pewnie mniejsi również. Jeżeli mówimy o rozwiązaniach globalnych, informatycznych, ERP to tutaj pewnie może być różnie. Czasem też zależy od tego na ile np. klient/firma ma możliwość dostosowania systemów indywidualnych, bo musimy pamiętać, że w każdym kraju system fakturowy jest inny, przynajmniej obecnie. Tak to nie jest tak, że Włosi czy Węgrzy wdrożyli e-fakturowanie i rozwiązanie w Polsce jest po prostu kalką ich rozwiązania. Każdy kraj musi być dostosowany. Oczywiście firmy informatyczne w jakimś stopniu pewnie będą starały się dostosować swoje rozwiązanie, a pewnie część z nich już to zrobiła. Tak jak powiedziałem, bardzo często zdarza się, że jest kilka systemów fakturowania, np. klienci, którzy mają działalność retailową i np. działalność e-commerce, może będą stosowali różne systemy bilingowe. Albo jeżeli mamy kilka departamentów, które stosują różne systemy, np. po różnego rodzaju przejęciach, fuzjach, częstoroć po prostu one też nie są unifikowane. Tutaj jest kwestia dostosowania się odpowiednio do tego, żeby sprostać KSeF. Czasem być może najprostszym rozwiązaniem, zamiast wdrażania każdego rozwiązania indywidualnego do tych poszczególnych systemów (oczywiście o ile ono będzie), jest zastosowanie zewnętrznej wtyczki, np. która to wszystko zapewni. Dróg jest kilka. W Deloitte mamy też np. dla systemu SAP zespół, który wdraża po prostu swoje narzędzie, które wewnątrz systemu SAP daje możliwość wystawiania faktur elektronicznych bezpośrednio w systemie, ale mamy też narzędzie zewnętrzne, które właśnie dla niektórych klientów będzie sensowne. Dla tych, którzy choćby w SAP nie będą mogli takiego dostosowania zrobić, albo za jakiś czas zmieniają system i nie są zainteresowani dostosowaniem narzędzia. Być może to dla nich nie będzie sensowne, żeby po prostu ten system dostosowywać teraz, ale gdy będą mieć już nową wersję swojego systemu to będą mogli ten system sobie docelowo dostosować. Tutaj różnych rodzajów scenariuszy jest bardzo wiele, każdy z nich oczywiście będzie wymagał procesu implementacyjnego, w który należy zaangażować bardzo dużą liczbę interesariuszy.

Maciej Guzek
Z tego co mówisz to już podejrzewam odpowiedź, ale mimo wszystko spytam. Czy koszt wdrożenia czegoś takiego i dostosowania się jest duży? Często słyszymy od przedsiębiorców, że kolejne obowiązki podatkowe, które wchodzą w życie, nakładane przez ustawodawcę, powodują kolejne koszty. Na to przedsiębiorcy bardzo narzekają, niezależnie czy duzi czy mali to ten głos jest wspólny. Jakie są koszty wdrożenia czy dostosowania systemów informatycznych? Nie pytam o dokładne kwoty, ale mniej więcej. Czy to są setki tysięcy złotych czy dziesiątki, a może miliony?

Norbert Wasilewski
To będzie różnie wyglądało w zależności od różnych przedsiębiorstw. Wszystko zależy od tego właśnie jaki jest poziom skomplikowania faktur, jaka jest liczba wystawianych faktur, jaka jest mnogość systemów finansowo-księgowych czy billingowych, które klient stosuje. Koszty będą bardzo różne. W małych biznesach, które będą w stanie dostosować prosty moduł w swoim jedynym narzędziu, w którym wystawiają np. kilkadziesiąt faktur, to pewnie koszt nie będzie bardzo istotny. Może nawet się ograniczy do kilku czy kilkunastu tysięcy złotych. W przypadku klientów największyc, którzy wystawiają dziesiątki tysięcy faktur, czy może setki tysięcy miesięcznie, to koszty myślę, że będą spokojnie szły w setki tysięcy zł. Zgadzam się z tym co powiedziałeś, że na pewno proces będzie istotnym elementem kosztowym. W związku z tym, że mamy 2023 r. i właściwie 12 miesięcy na przygotowanie to z jednej strony trzeba to zabudżetować, a z drugiej...

Maciej Guzek
No właśnie, bo to nie tylko koszty, ale też czas...

Norbert Wasilewski
Dokładnie, a oczywiście obowiązki są różne.

Maciej Guzek
Nie można się obudzić z tym tematem w grudniu, bo wtedy już chyba będzie za późno.

Norbert Wasilewski
Absolutnie tak. Pierwsze wdrożenia ja już toczę razem z moimi klientami. Wielu klientów też czeka na informację co zapewni mi dostawca. Trzeba pamiętać o tym, że musimy być gotowi do 1 stycznia 2024 r. Co jest istotne, tak jak powiedzieliśmy sobie wcześniej, to dotyczy wszystkich podatników i nie będzie wejścia gradacyjnego, więc trzeba pamiętać, że w tym samym czasie będą musieli to wdrożyć swoim klientom wszyscy informatycy, doradcy itd.

Maciej Guzek
Tylko rozumiem, że jeśli masz 2-3 faktury na miesiąc to możesz po prostu skorzystać z rozwiązania dostarczonego przez Ministerstwo Finansów.

Norbert Wasilewski
Oczywiście, więc dla małych podatników nie spodziewam się, że to będzie duży problem. Natomiast dla podatników dużych, dla firm transgranicznych, multinacjonalnych to na pewno będzie duże ćwiczenie i duże obciążenie w bieżącym roku. Na pewno ten proces trzeba odpowiednio zaplanować. Tak jak powiedziałem interesariuszy będzie bardzo wielu, bo mamy dział finansowy, dział informatyczny, pewnie logistyczny. Z drugiej strony mam doświadczenia, że bardzo wiele sytuacji obejmuje zespoły wdrożeniowe, które są poza granicami Polski, jeśli np. mamy informatyczne "schared service" w firmie w Indiach, w Stanach Zjednoczonych, zachodniej Europie czy gdziekolwiek. Oczywiście to jest tak, że zespoły informatyczne muszą globalnie zakolejkować wszystkie procesy, które się toczą. Tutaj na pewno warto o tym pamiętać, szczególnie w przypadku klientów, którzy wsparcie informatyczne mają za granicą, gdzie proces będzie trzeba ustawić w ramach całej grupy firm globalnie, a procesów, choćby fakturowych, implementacyjnych w skali globu jest w każdym roku więcej niż jeden. Francja np. wchodzi pół roku po Polsce, tak więc nagle jak się okaże, że francuska firma z naszej grupy przyjdzie do informatyków i przyjdzie też polska, a mamy pół roku różnicy we wdrożeniu to mogą nie zdążyć.

Maciej Guzek
A obowiązki będą i właśnie do tego nawiązuję. Rodzi się taka wątpliwość. Jakie będą sankcje za to jeśli nie sprostam obowiązkom i nie wystawię faktury w ten sposób? Czy będą to jakieś dodatkowe kary, czy nie będzie prawa do odliczenia VAT, z czym to się wiąże?

Norbert Wasilewski
W praktyce jest tak, że faktycznie ministerstwo przewidziało kary. Całe szczęście jest tak, że mamy okres przejściowy - pół roku po wdrożeniu, kiedy kary są odroczone. Wejście w życie KSeF jest 1 stycznia 2024 r., a sankcje związane z błędnym wystawianiem faktur będą wprowadzone od 1 lipca 2024 r. Natomiast sankcje są dość istotne. Dużo dyskusji było w ramach konsultacji publicznych z Ministerstwem Finansów, że kary są dość dotkliwe, bo w praktyce obejmują praktycznie całe kwoty VAT, które są ujęte na fakturach. Kwoty są naprawdę dotkliwe.

Maciej Guzek
To jest rzeczywiście dużo.

Norbert Wasilewski
I to jest też multiplikowanie kar, które pojawiają się w innych regulacjach, VAT-owskich czy KKS-owych. Musimy pamiętać, że w przepisach mamy wciąż sankcje VAT, przepisy na gruncie KKS, gdzie podatnik jest karany za błędne wystawienie faktur, więc tutaj jest kolejny element, jeżeli wysyłamy fakturę w sposób niezgodny z KSeF. Trzeba też pamiętać o tym, że jeżeli faktura nie będzie zgodna w ogóle z reżimem KSeF, to system ją odrzuci. Tutaj kluczowe jest to, że np. jeżeli system KSeF jest niedostępny przez jakiś okres czasu to jesteśmy zobligowani, aby fakturę wystawić poza KSeF. W momencie kiedy system z powrotem zacznie działać, to jesteśmy zobligowani, aby w ciągu 7 dni przesłać tę fakturę do KSeF.

Maciej Guzek
Co to znaczy poza KSeF? Czy mogę wrócić do np. Excela i ją wydrukować?

Norbert Wasilewski
Tak naprawdę nie, bo musimy wystawić fakturę w formacie strukturyzowanym, tylko poza KSeF, czyli w praktyce ona musi zawierać te elementy...

Maciej Guzek
Czyli jeśli mam narzędzie za pomocą, którego wystawiam faktury to mnie to ratuje przed sytuacją, kiedy nie działa KSeF, ale przed sytuacją kiedy np. kilka dni nie ma prądu, to już mnie to nie ratuje.

Norbert Wasilewski
Tak. W praktyce pewnie trudno by było jakąkolwiek faktury wystawić, gdy nie ma prądu, chociaż mówiąc o tych fakturach, które wypisujemy, to tak, takie faktury można by było stosować. Takich rozwiązań nie ma, przepisy przewidują rozwiązanie na sytuację kryzysowe. Ministerstwo wyróżniło dwie sytuacje. Pierwsza to brak dostępności KSeF. To jest sytuacja, w której KSeF jest chwilowo niedostępny. Ministerstwo będzie podawało informacje, kiedy wystąpią okresy braku dostępności. Podatnik wtedy wystawiając fakturę poza KSeF jest zobligowany, gdy system z powrotem się pojawi, ją wysłać. Kolejną sytuacją przewidzianą przez Ministerstwo jest sytuacja kryzysowa, w której faktycznie jest szansa do powrotu do faktur papierowych. Przy czym trudno też spodziewać się, że jeżeli akurat w siedzibie firmy jest przejściowa sytuacja i nie ma prądu, to czy to pod taką sytuację kryzysową podpada.

Maciej Guzek
A co z fakturami korygującymi? Obowiązek wchodzi 1 stycznia 2024 r., nawet gdyby ministerstwo jeszcze przesuwało termin to zawsze będzie ta data odcięcia. To znaczy, że od pewnej daty będę działał stosując nowe zasady. Pojawia mi się korekta faktury do faktury wystawionej zgodnie z dotychczasowymi zasadami... Jak mam postąpić? Działać na starych zasadach czy już na nowych?

Norbert Wasilewski
Fakturę wystawiamy również przez KSeF, przy czym wtedy nie będzie obowiązku umieszczania na fakturze korygującej numeru KSeF, bo taka faktura numeru KSeF nie posiadała. Jeżeli chodzi o faktury korygujące. W sytuacji kiedy ja koryguje fakturę wystawioną w KSeF to faktura oryginalna w momencie wysyłki zostaje zaakceptowana przez Portal Ministerstwa Finansów. Zaakceptowanie uwidacznia się poprzez nadanie tzw. numeru KSeF. To jest takie UPO jak w przypadku wysyłki np. plików JPK. Numer KSF to odpowiednik dzisiejszego UPO dla konkretnej faktury. Wystawiając fakturę korygującą do faktury musimy na takiej fakturze uwzględnić numer KSeF. To oczywiście oznacza, że w przypadku faktury które wystawiamy do KSeF, musimy mieć systemową możliwość pobierania z KSeF tych numerów. Potem musimy mieć możliwość zaczytania numerów do swojego systemu finansowo-księgowego albo w inny sposób, aby móc uwzględniać je w takich dokumentach korygowanych. Jeżeli będę wystawiał korektę do tej faktury sprzed okresu KSeF, to elementy, które powinny sie pojawić na fakturze, nadal będę mógł zastosować. To czego nie będę mógł umieścić to będzie numer KSeF, ale fakturę korygującą będzie trzeba wystawić przez KSeF.

Maciej Guzek
Patrzę na zegarek i powoli pewnie będziemy musieli myśleć o zakończeniu naszego podkastu. Jeszcze takie pytanie podsumowujące. Zastanawiam się jakie są tutaj prawdziwe intencje Ministra Finansów? Czemu to ma zapobiegać? Dodatkowo wyłudzeniom VAT czy nadużyciom VAT, które chyba cały czas, może w mniejszej skali, ale się zdarzają? Jak to oceniasz? Po co to jest wprowadzane? Na pewno jest to dodatkowo uciążliwość, bo wszyscy się nauczyli działać w dotychczasowym systemie, a tu mamy nowy obowiązek. Czemu on ma służyć i czy wg ciebie to może być skuteczne?

Norbert Wasilewski
To jest podążanie dalej za trendami digitalizacyjnymi w podatkach. W VAT widzimy to od wielu lat, a w CIT jak sam doskonale wiesz też wchodzimy na tę ścieżkę...

Maciej Guzek
Tak, mówi się o tym...

Norbert Wasilewski
Tak, ale cały czas jest to przekładane. To jest dalsze posunięcie mechanizmu kontroli. Tak jak powiedziałem, Polska jest w pewnym sensie bardzo daleko posunięta na tej ścieżce vs inne kraje. To jest wejście na tą ścieżkę z raportowania okresowego, oczywiście też bardzo ekstensywnego, ze względu na pliki JPK, które na dzień dzisiejszy populują bardzo dużą ilość danych, do raportowania z ang. real time reporting, czyli raportowania na bieżąco. W praktyce Ministerstwo Finansów będzie miało informacje w czasie rzeczywistym o wszystkich naszych transakcjach, o wszystkich fakturach, które "dzieją się w przyrodzie".

Maciej Guzek
Rozumiem, że te dane będzie można przetwarzać nie tylko w odniesieniu do podatku VAT, ale również na potrzeby analiz, np. tego jak płacony jest podatek CIT, PIT czy akcyza.

Norbert Wasilewski
Myślę, że tak. Jednym z pól, które się pojawiają na schemie JPK to jest np. pole dotyczące transakcji powiązanych, więc po coś Ministerstwo Finansów taką danę umieszcza. Na fakturach również będzie mogła być umieszczana taka dana. To jest na szczęście pole fakultatywne, czyli podatnicy nie będą musieli umieszczać tej informacji na fakturze. Natomiast, jeżeli ktoś zdecyduje się na to, to oczywiście Ministerstwo Finansów będzie mogło sobie "wyłuskać" właśnie takie transakcje z podmiotami powiązanymi dla konkretnego podmiotu. Oczywiście robi to już dzisiaj na podstawie JPK, ale będzie to mogło robić szybciej.

Maciej Guzek
Moglibyśmy pewnie jeszcze długo o tym gadać, ale rzeczywiście musimy już kończyć. Natomiast dla tych, którzy chcieliby dowiedzieć się jeszcze czegoś więcej i tę wiedzę zgłębić, wiem, że macie propozycję webinaru.

Norbert Wasilewski
Tak, zgadza się. 19 stycznia o godz. 14:00 będziemy mieć nieodpłatny webinar. Będziemy go realizować w składzie podatkowym i dodatkowo dwa zespoły technologiczne. Mamy taki zespół, który tworzy zewnętrzne narzędzia z rodziny taxCube oraz zespół SAP. Na webinarze szczegółowo opowiemy o stronie merytorycznej, czyli jak przepisy się kształtują odnośnie faktur, a w szczególności omówimy ostatni projekt ustawy. Z drugiej strony powiemy jakie są możliwości i elementy technologiczne, żeby się do tego dostosować. Drugie spotkanie to będzie odpłatne szkolenie, które realizujemy w szerszej formie, 3h, 9 lutego. Serdecznie zapraszamy do zapisów.

Maciej Guzek
Bardzo dziękuję za rozmowę. Dzięki Norbert, dzięki Szymon. Myślę, że wasze wypowiedzi pozwoliły naszym słuchaczom byka, w postaci e-faktur, wziąć za rogi i się z nim uporać. Dzięki.

Norbert Wasilewski
Dziękujemy serdecznie.

Szymon Kamiński
Dziękujemy.