Nowy projekt przepisów dot. obowiązku korzystania z systemu KSeF

Prace legislacyjne nad projektem jeszcze się nie zakończyły, ale zgodnie z jego obecnym brzmieniem stosowanie KSeF ma się stać obligatoryjne od dnia 1 lipca 2024 r. Wcześniejszy projekt zakładał, że przepisy w tym zakresie wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2024 r. Oprócz przesunięcia o pół roku generalnego obowiązku stosowania KSeF, projekt ustawy przewiduje również, że dla podatników zwolnionych z VAT, zarówno korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego, jak i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe dopiero 1 stycznia 2025 r.

W świetle najnowszej wersji nowych regulacji stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (tzw. fixed establishment, FE) pozostanie kryterium kwalifikującym podatników zagranicznych do obowiązkowego korzystania z KSeF. Obowiązek ten będzie jednak zachodził tylko wtedy, gdy stałe miejsce prowadzenia działalności będzie uczestniczyło w transakcji dokumentowanej fakturą.

Podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, które uczestniczyłoby w transakcji dokumentowanej fakturą lub podmioty korzystające z procedur szczególnych (w zakresie tych procedur, takich jak OSS i IOSS) będą wystawiały faktury na dotychczasowych zasadach.

Projekt potwierdza zapowiedzi Ministerstwa Finansów i przewiduje, że faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) mają zostać wyłączone z KSeF i nie będą mogły być wystawiane w tym systemie nawet fakultatywnie.
Wyłączenie obejmie także faktury dokumentujące m.in. usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.

Warto także odnotować, że projekt zakłada liberalizację sankcji, które znalazły się w projekcie przepisów z końca 2022 r. W przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF w najnowszej wersji regulacji dot. obligatoryjnego KSeF wyłączono odpowiedzialność karnoskarbową.

Przepisy nie wskazują już dolnego limitu kar. Kary pieniężne wyniosą do 100% wykazanej na fakturze kwoty VAT, a w przypadku braku wykazania należnego VAT wyniosą do 18,7% wykazanej kwoty należności ogółem. Wspomniane kary mają być stosowane od 1 stycznia 2025 r.

Do projektu ustawy wprowadzono też rozwiązania na wypadek wystąpienia awarii lub problemów z dostępnością do KSeF leżących po stronie podatnika, uniemożliwiających mu wystawienie faktury w KSeF. Podobnie jak w przypadku awarii samego KSeF, w takiej sytuacji podatnik wystawi fakturę zgodnie ze schemą i przekaże ją kontrahentowi poza KSeF.

Projekt potwierdza wcześniejsze zapowiedzi i wynika z niego wycofanie MF z koncepcji propozycji faktur korygujących przygotowywanych przez nabywcę. Ponadto zlikwidowane mają zostać noty korygujące, zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i wystawianych w innych formach. Dodatkowo w projekcie doprecyzowano zasady wystawiania faktur korygujących do faktur wystawionych w KSeF oraz poza nim, uwzględniając sytuacje awarii tego systemu oraz kwestie związane z korektami in-minus.

Do końca 2024 r. możliwe będzie wystawianie faktur na kasach fiskalnych, w formie nieustrukturyzowanej, a zgodnie z intencją MF paragony do kwoty 450 zł będą uważane za faktury uproszczone. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej do paragonu fiskalnego podatnik będzie musiał zachować, wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę, numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie lub paragon w postaci papierowej.

W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz zasady ich wystawiania obejmą również dokumenty wystawiane w ramach samofakturowania. W przypadku, gdy tylko jedna strona transakcji będzie miała siedzibę w Polsce istotne będzie ustalenie, którego państwa przepisy będą obowiązywały w przypadku dokumentowania transakcji pomiędzy kontrahentami. MF zakłada, że np. w sytuacji, gdy nabywca będzie zobowiązany do rozliczenia VAT z tytułu transakcji z zagranicznym kontrahentem, a jednocześnie w porozumieniu ze świadczeniodawcą przejmie obowiązek wystawiania faktur, będą one musiały zostać wystawione poprzez KSeF.

Najnowszy projekt ustawy, podobnie jak poprzedni, zakłada obowiązek podania w komunikacie przelewu numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF przy stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Ponadto, co również pojawiło się w poprzednim projekcie przepisów o e-fakturach, analogiczny obowiązek wystąpi w przypadku płatności niepodlegających obligatoryjnemu MPP dokonywanych pomiędzy podatnikami VAT poprzez rachunek bankowy (w tym zakresie proponowane są zmiany ustawy Prawo przedsiębiorców).

W przypadku faktur ustrukturyzowanych, dla których powstanie obowiązku podatkowego wiąże się z wystawieniem faktury oraz w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych w walucie obcej wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego, planowane są szczególne zasady ustalania kursów walutowych.

Ponadto, zgodnie z projektowanymi regulacjami możliwe będzie odstąpienie od wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności.

Przewidziano również nowe funkcjonalności KSeF, takie jak np. identyfikator zbiorczy dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy.

MF zapowiada, że faktury z KSeF używane poza tym systemem będą opatrywane specjalnym kodem weryfikującym QR, pozwalającym na weryfikację danych z takiej faktury. Stosowanie kodów QR zakłada też zmienione Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF.

Warto dodać, że równolegle z nowym projektem ustawy opublikowane zostały również projekty rozporządzeń Ministra Finansów:

• w sprawie przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Stały Komitet Rady Ministrów pozytywnie zaopiniował projekt ustawy o KSeF. Po przyjęciu projektu przez rząd, propozycje nowych przepisów trafią do Sejmu, gdzie będą przedmiotem dalszych prac legislacyjnych.

Opublikowany projekt ustawy wyznacza nowy termin na wejście w życie obligatoryjnego systemu fakturowania ustrukturyzowanego. 15 miesięcy jakie dzieli podatników od momentu, w którym będą musieli wystawiać faktury w nowym formacie powinno zostać wykorzystane na intensywne działania przygotowawcze - analizę merytoryczną pod kątem nowych wymogów, dostosowanie wewnętrznych procesów obsługi faktur sprzedażowych i zakupowych, jak również dostosowanie zaplecza technologiczno-infrastrukturalnego w obszarze fakturowania.

Niezmiernie istotne jest zaplanowanie przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie że nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, iż proces przygotowawczy w większości organizacji będzie bardzo złożony.

Autorzy: Norbert Wasilewski (Partner Associate), Michał Jaszczyński (Senior Manager), Jonasz Kopczyk (Senior Consultant).