KSeF (Krajowy System e-Faktur) i e-faktury - pytania i odpowiedzi

Przepisy dotyczące e-faktury oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) weszły w życie z początkiem 2022 r. Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozostaje dobrowolne, a e-faktury stanowią jedną z dopuszczonych form wystawiania faktur – obok faktur papierowych i faktur elektronicznych.

KSeF w formie obligatoryjnej miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r. przy wystawianiu faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Ministerstwo Finansów poinformowało jednak o przesunięciu tego obowiązku na późniejszy termin. Po przeprowadzeniu audytu informatycznego dotyczącego KSeF, Ministerstwo wskaże nowy termin wdrożenia systemu.

KSeF to scentralizowana, zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma, służąca m.in. do wystawiania e-faktur, ich walidacji i dopuszczenia do obrotu prawnego. KSeF zapewnia także możliwość odbioru e-faktury przez kontrahenta. Ponadto, platform MF umożliwia również bieżący wgląd organów podatkowych we wszystkie wystawiane e-faktury. Podatnicy mogą tworzyć faktury we własnych rozwiązaniach finansowo-księgowych i przesyłać je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami) lub wystawiać faktury przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF.

E-faktura jest plikiem tekstowym XML, zgodnym ze strukturą logiczną XSD, opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że może ona być z łatwością automatyczne przetwarzana i wizualizowana, zależnie od potrzeb podatnika. Struktura logiczna (schema) faktury jest wspólna dla różnych rodzajów e-faktur (w tym faktur korygujących, zaliczkowych, rozliczeniowych itd.) i obejmuje zarówno dane wymagane zgodnie z ustawą o VAT, jak i szeroki zakres informacji dodatkowych, których uwzględnienie może być podyktowane potrzebami biznesowymi.

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla czynnych podatników, a także dla podatników zwolnionych, wystawiających faktury VAT.Obowiązek dotyczyć będzie podatników mających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności, uczestniczące w danej transakcji. Inne podmioty zagraniczne będą nadal mogły korzystać z systemu dobrowolnie.

Fakturowanie ustrukturyzowane będzie obligatoryjne tylko w przypadku czynności wymagających udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z polską Ustawą o VAT. Ponadto niektóre czynności zostaną wyłączone przedmiotowo z zakresu obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego.

Sprzedaż konsumencka zostanie całkowicie wyłączona z zakresu fakturowania ustrukturyzowanego, co oznacza, że e-faktury nie będą mogły być wystawiane nawet na zasadzie dobrowolności.

Obowiązek wystawiania e-faktur będzie dotyczyć także transakcji z podatnikami zagranicznymi lub podlegających opodatkowaniu VAT za granicą, ale fakturowanych wedle polskich przepisów. Nie zostaną nim objęci podatnicy korzystający z procedury nieunijnej OSS, procedury IOSS oraz procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób.

Podatnicy przygotowują e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych jako pliki tekstowe XML, zgodne ze schemą ustaloną przez Ministerstwo Finansów i przesyłają je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami). Nie jest wymagane użycie konkretnego oprogramowania, natomiast podatnik musi zapewnić zgodność wygenerowanego pliku faktury ze strukturą logiczną XSD e-faktury, określającą układ i wzajemne powiązania pól w fakturze.

Dla podatników niedysponujących dedykowanymi rozwiązaniami do obsługi KSeF, wystawianie e-faktury jest możliwe poprzez wykorzystanie bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).

Użytkownik może uzyskać dostęp do KSeF jako sam podatnik albo upoważniony podmiot albo osoba fizyczna. Zarządzanie uprawnieniami jest możliwe poprzez API KSeF (czyli interfejs umożliwiający łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami) albo w bezpłatnym narzędziu MF – Aplikacji Podatnika.

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), niezbędne jest podanie numeru NIP podatnika, w kontekście którego chcemy uzyskać dostęp do systemu oraz uwierzytelnienie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo tokenu wygenerowanego w KSeF.

W przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną, który nie ma możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowaną pieczęcią albo podpisem elektronicznym, możliwe jest upoważnienie jednej osoby fizycznej poprzez zawiadomienie składane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Ta osoba fizyczna będzie musiała uwierzytelniać się własnym kwlaifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo tokenem wygenerowanym w KSeF.

Z kolei w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, posługującego się kwalifikowanym podpisem elektronicznym niezawierającym NIP i PESEL, uwierzytelnienie będzie możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych, identyfikujących ten podpis poprzez zawiadomienie składane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Funkcjonalności zapewniane przez KSeF to m. in.: wystawianie e-faktury, przeglądanie wystawionych i otrzymanych faktur, pobieranie otrzymanych faktur, zarządzanie uprawnieniami.

Korzystanie z KSeF jest możliwe z poziomu własnych systemów finansowo-księgowych podatnika, o ile są one przystosowane do obsługi KSeF i łączenia się z jego API (czyli interfejsem umożliwiającym łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami).

Dla podatników niedysponujących dedykowanymi rozwiązaniami do obsługi KSeF, pełna funkcjonalność systemu jest dostępna poprzez wykorzystanie bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).

Wystawienie faktury w KSeF obejmuje wygenerowanie faktury w postaci pliku tekstowego XML zgodnego ze schemą ustaloną przez Ministerstwo Finansów, lokalną walidację tego pliku, nawiązanie połączenia z API (czyli interfejsem umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami) KSeF, uwierzytelnienie użytkownika, rozpoczęcie sesji interaktywnej lub wsadowej, przesłanie pliku (plików) faktury, zamknięcie sesji i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Przeprowadzenie tego procesu wymaga wcześniejszego przygotowania, w tym: mapowania danych dostępnych w systemach finansowo-księgowych podatnika na schemę e-faktury, konfiguracji uprawnień w KSeF, zapewnienia dostępności odpowiednich wektorów uwierzytelnienia oraz wdrożenia rozwiązania technologicznego obsługującego integrację z KSeF.

Dla podatników niedysponujących dedykowanymi rozwiązaniami do obsługi KSeF, wystawianie e-faktury jest możliwe poprzez wykorzystanie bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).

W celu wdrożenia KSeF w organizacji, niezbędne będzie dostosowanie wewnętrznych procedur i środowiska technologicznego, objmujące m.in. analizę przedwdrożeniową, mapowanie pól dostępnych w systemach finansowo-księgowych na schemę e-faktury, jak również wdrożenie rozwiązania zintegrowanego z KSeF.

Wyzwania związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych to m. in.: stworzenie zespołu projektowego do wystawiania e-faktur w nowym formacie, zapoznanie się ze schemą FA(2), identyfikacja wszystkich rodzajów transakcji i typów wystawianych faktur w organizacji, weryfikacja dostępności wymaganych danych w systemie ERP/FK. Ponadto podatnicy będą musieli przeanalizować takie obszary jak zarządzanie wysyłką załączników i wizualizacji faktur poza KSeF, identyfikacja transakcji B2B/B2C i przesyłanie do KSeF tylko faktur dla B2B, stworzenie optymalnego procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz faktur ustrukturyzowanych korygujących, obsługa trybów awaryjnych i trybów offline, przypisywanie właściwego numeru referencji do faktur pierwotnych na fakturach korygujących zbiorczych i stworzenie możliwie największej automatyzacji procesu w organizacji.

Z kolei wyzwania związane z odbiorem e-faktur to m. in.: zaprojektowanie procesu pobierania faktur od kontrahentów bezpośrednio z platformy KSeF do repozytorium organizacji lub bezpośrednio do systemu ERP/FK (jeśli jest to możliwe), przygotowanie możliwie najszerszej automatyzacji w procesie weryfikacji administracyjnej i merytorycznej oraz księgowania faktur zakupowych, cykliczna weryfikacja platformy KSeF w zakresie pobrania wszystkich otrzymanych e-faktur, zarządzanie procesem płatności przy wykorzystaniu numeru KSeF czy identyfikatora zbiorczego dla płatności, obsługa trybów awaryjnych i trybów offline, przypisywanie faktur za zakupy pracownicze do pracownika.

Zgodnie z art. 106na Ustawy o VAT datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania tej faktury do KSeF. Przepis ten obowiązuje zarówno w okresie fakultatywnym jak i obligatoryjnym. W przypadku gdy KSeF działa poprawnie, dla faktury wystawionej 31 sierpnia, a przesłanej do KSeF 1 września datą wystawienia faktury będzie 1 września.

Kodem QR powinny zostać opatrzone wszystkie wizualizacje faktur uprzednio przesłanych do KSeF, które mają zostać użyte w obrocie gospodarczym poza KSeF (np. przesłane do kontrahenta w postaci pliku PDF lub wydruku). Kodem QR muszą zostać opatrzone również faktury wystawiane w trybach awaryjnych. Dokładny sposób generowania kodu zostanie dopiero opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Kod QR posłuży do weryfikacji zgodności wizualizacji faktury z danymi przesłanymi do KSeF.

Zgodnie z Ustawą o VAT na fakturze korygującej musi obligatoryjnie znaleźć data i numer wszystkich korygowanych faktur. Ponadto Schema FA(2) wymaga podania numerów KSeF tych faktur, jeżeli zostały one wystawione w KSeF. Ustawa w art. 106j ust. 3 przewiduje wyjątek dotyczący specyficznej sytuacji w której rabat dotyczy wszystkich faktur wystawionych jednemu odbiorcy w danym okresie. W takim wypadku faktura może nie zawierać nazw towarów i usług objętych korektą (rabatem), powinna za to wskazywać okres do którego odnosi się obniżka. Pozostałe elementy faktury korygującej pozostają obowiązkowe.

Z KSeF korzystać będą:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Zgłoszenie do KSeF polega na złożeniu do właściwego dla siebie urzędu skarbowego wniosku na formularzu ZAW-FA, bądź wnioskować o to za pośrednictwem dedykowanej strony KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/) przy pomocy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA pozwala nadać uprawnienia właścicielskie pierwszej osobie wskazanej przez podatnika.

E-fakturę możemy przesłać do KSeF poprzez wysyłkę wsadową bądź sesję interaktywną.

W ramach sesji interaktywnej każda faktura jest przesyłana indywidualnie, co oznacza, że po zakończeniu wysyłki podatnik otrzymuje podsumowanie, w ramach którego wskazane zostaną faktury, które zostały prawidłowo przesłane do KSeF.

Wysyłka wsadowa jest natomiast rodzajem komunikacji z KSeF, który umożliwia złączenie w ramach jednego pliku wielu faktur oraz wysłanie ich jednocześnie na bramkę Ministerstwa. Kluczową zaletą tego sposobu jest szybszy proces wysyłki w razie potrzeby przekazania na bramkę większej ilości faktur. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy choć jedna z faktur znajdujących się w pliku jest niepoprawna technicznie, cała paczka zostanie odrzucona bez wskazania błędnej faktury.

Aby przyszły użytkownik systemu KSeF mógł poznać działanie systemu, w ramach KSeF Ministerstwo Finansów udostępniło trzy środowiska.

Środowisko testowe ma za zadanie zaprezentować elementy systemu, nadawanie uprawnień, sposób autoryzacji, a także wysyłkę do KSeF i odbieranie UPO.

Wersja demo umożliwia przetestowanie komunikacji z KSeF dla podmiotów, które zgłosiły się do KSeF za pomocą prawdziwych danych. Użytkownik może więc sprawdzić czy jego narzędzie będzie prawidłowo łączyć się z KSeF, przesyłać e-faktury i odbierać UPO.

Środowisko produkcyjne jest natomiast docelowym środowiskiem, służącym przedsiębiorcy do wysyłki e-faktur. Obecnie środowisko produkcyjne służy tym przedsiębiorcom, którzy wdrożyli KSeF przed obowiązkowym terminem.

Dane wysyłane na serwer produkcyjny powinny zawierać tylko prawidłowe dane, gdyż e-faktura przesłana na serwer produkcyjny będzie dokumentem wiążącym z punktu prawa. Na pozostałych środowiskach ze względów bezpieczeństwa sugerujemy używanie danych testowych zanonimizowanych.

Jedyną właściwą formą e-faktury to faktura w formacie .xml. Jest to zapis pliku, który może być trudny do odczytania przez podatnika. W związku z tym istnieje możliwość stworzenia wizualizacji e-faktury, która ma być jej odzwierciedleniem w postaci pliku .PDF. Jest to ułatwienie dla podatnika, który może zobaczyć wszystkie dane znajdujące się w fakturze ustrukturyzowanej w postaci prostej wizualizacji, podobnej do formatu faktury stosowanej dotychczas. Dane, które zawiera wizualizacja muszą się pokrywać z danymi zawartymi w e-fakturze, tj. pliku .xml. Wizualizację można wygenerować w aplikacji Ministerstwa Finansów, jak również powinna być to funkcjonalność każdego narzędzia informatycznego do obsługi KSeF. Poniżej przedstawiamy przykład takiej wizualizacji.

Należy jednak pamiętać, że choć wizualizacja posiada wszystkie elementy faktury ustrukturyzowanej, to nie może ona być nazwana fakturą i być używana w obrocie, bowiem fakturą jest wyłącznie plik w formacie .xml opatrzony numerem KseF.

Numer KSeF (KSeF ID) to unikalny numer, który identyfikuje e-fakturę w KSeF. Z chwilą nadania tego numeru e-faktura będzie dostępna dla odbiorcy w platformie KSeF. KSeF ID nie jest tożsamy z wewnętrznym numerem faktury.

E-Faktura wysłana do KSeF jest weryfikowana na dwa sposoby przez dedykowaną bramkę w Krajowym Systemie do e-Faktur KSeF. Pierwsza weryfikacja dotyczy testu czy użytkownik/podatnik przesyłający e-fakturę jest zgłoszony i ma właściwe uprawnienia do komunikacji z KSeF. Natomiast druga weryfikacja, która wykonywana jest na e-fakturze to test poprawności technicznej na bazie aktualnego schematu opublikowanego przez MF, czyli faktura zostanie odrzucona przez bramkę w przypadku, gdy zmieniono strukturę pliku bądź usunięto niektóre obowiązkowe jej elementy, jednak nie w przypadku, gdy podany zostanie błędny NIP kontrahenta.

Zbiorcza faktura korygująca pozwala na poprawienie przez Podatnika błędnie wystawionych faktur zbiorczych. Może odnosić się ona do dowolnej ilości transakcji ujętej w takim dokumencie względem jednego kontrahenta – może to być tylko jedna transakcja uwzględniona w pierwotnej zbiorczej fakturze, kilka z nich, a także wszystkie. Przyczyn wystawiania takich korekt może być wiele, m.in. odstąpienie od umowy czy naprawienie błędów rachunkowych.

Co istotne, od momentu, gdy wystawianie e-Faktur w KSeF stanie się obowiązkowe, fakturę korygującą należy wystawić za pośrednictwem KSeF niezależnie od tego, czy faktura pierwotna została wystawiona w formie e-Faktury i wysłana do KSeF, czy też nie. W związku z tym podatnik już od początku okresu obowiązkowego wystawiania e-Faktur poprzez system KSeF musi znać mechanizm wystawiania faktur korygujących, w tym korekt zbiorczych.

W przypadku wystawiania zbiorczych faktur korygujących, należy w podsekcji DaneFaKorygowanej wpisać daty wystawienia, numery faktur i numery KSeF wszystkich korygowanych faktur. Należy jednak mieć na uwadze, iż w przypadku wystawienia korekty zbiorczej do faktury, która nie posiada numeru KseF ze względu na jej wystawienie przed wejściem w życie obowiązku wystawiania e-Faktur, uzupełnienie numeru KSeF nie jest wymagane.

W pliku e-Faktury będącą korektą zbiorczą powinno pojawić się tyle sekcji zawierających powyższe pole, ile korekt transakcji podatnik chce dokonać.

Jak wskazano wcześniej, podatnik ma możliwość korygowania dowolnej liczby transakcji. Należy jednak mieć na uwadze, że muszą się one pojawić w osobnych sekcjach m.in. z uwagi na fakt, iż niektóre z wymienionych pól posiadają określony limit znaków. Schema w polu NrFaKorygowanej pozwala na wprowadzenie od 1 do 256 ilości znaków. Pole NrKSeFFaKorygowanej nie posiada limitu znaków, jednak numer ten jest nadawany automatycznie przez KSeF i posiada określony z góry format oraz ilość znaków. Pole DataWystFaKorygowanej jest natomiast polem, którego typ zezwala jedynie na wpisanie wartości w formacie daty, której przedział musi się mieścić między 01.07.2016 a 01.01.2050.

Prawidłowo wystawiona korekta zbiorcza powinna zatem posiadać odpowiednią ilość sekcji zawierających dane transakcji korygowanych. Dedykowana Aplikacja Podatnika KSeF pozwala również na wygenerowanie wizualizacji takiej e-Faktury, na której widać dokładnie ilość wystąpienia sekcji DaneFaKorygowanej, które odpowiada ilości korygowanych transakcji.

Co istotne, KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży, co tyczy się także korekt zbiorczych.

Kodem QR powinny zostać opatrzone wszystkie wizualizacje faktur uprzednio przesłanych do KSeF, które mają zostać użyte w obrocie gospodarczym poza KSeF (np. przesłane do kontrahenta w postaci pliku PDF lub wydruku). Kodem QR muszą zostać opatrzone również faktury wystawiane w trybach awaryjnych. Dokładny sposób generowania kodu zostanie dopiero opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Kod QR posłuży do weryfikacji zgodności wizualizacji faktury z danymi przesłanymi do KSeF.

Zachęcamy do zeskanowania kodu QR i uzyskania dodatkowych informacji na temat KSeF na stronie Deloitte:

Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wystawiania faktur przez podatników, którzy nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (również: „fixed establishment”, „FE”) w Polsce. Co więcej obowiązkiem nie zostaną objęci podatnicy zagraniczni, nieposiadający w Polsce siedziby, ale posiadający FE w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono daną e-Fakturę. W powyższych przypadkach, podatnik będzie mógł udokumentować transakcję, poprzez wystawienie e-faktury ustrukturyzowanej fakultatywnie.

Obowiązek wystawiania e-Faktur w formie ustrukturyzowanej, nie będzie obejmował także podatników korzystających z określonych procedur szczególnych, jednakże tylko w zakresie czynności rozliczanych w tych procedurach – mowa o podatnikach korzystających z procedury nieunijnej, dotyczącej niektórych usług (OSS), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS). Ponadto e-faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane, nawet fakultatywnie, w sytuacji, gdy nabywcą towarów lub usług jest konsument, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Przepisy wskazują także na brak obowiązku wystawienia e-faktury w okresie trwania awarii KSeF, niedostępności KSeF oraz w przypadku braku możliwości wystawienia faktury poprzez KSeF z przyczyn awarii występujących po stronie podatnika. Wyłączenie z obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF, obejmie także faktury dokumentujące m.in. usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.