Een hybride model voor e-invoicing ontwikkelen en de voordelen benutten

Bestuursvergaderingen zijn tegenwoordig niet meer compleet zonder een discussie over de manier waarop de organisatie moet omgaan met de uitdagingen van e-invoicing en e-reporting: gezien het strategische belang en de impact ervan op de bedrijfsvoering. Naarmate digitale processen en rapportagesystemen zich over verschillende rechtsgebieden uitbreiden, worden factuurverwerking, goedkeuring en gegevensvalidatie steeds meer cruciale stappen in het proces van omzetverantwoording, incasso en betalingen aan leveranciers.

Multinationals beseffen dat e-invoicing en e-reporting wereldwijd onvermijdelijke onderdelen van de naleving van belastingwetgeving zijn geworden. Op veel plaatsen zijn de vereisten al van kracht: meer dan 80 landen hebben een of andere vorm van digitale belastingprocessen en -rapportage.

Daarentegen hebben veel internationale organisaties nog geen besluit genomen over hoe zij hierop moeten reageren. Sommige kiezen voor een fragmentarische „land-voor-land“-aanpak, waarbij lokale oplossingen worden ingezet om aan de nalevingsvereisten in elk rechtsgebied te voldoen. Anderen streven naar een gecentraliseerd, uniform model. Beide benaderingen hebben hun voordelen, maar ook nadelen, waaronder een lappendeken van technologieën en ongelijkmatige controles, een starre structuur en regels die moeilijker aan te passen zijn aan lokale behoeften.

Er staat veel op het spel. Wanneer processen voor elektronische facturering falen of er zich gegevensproblemen voordoen, kan de facturering stilvallen, kunnen incasso’s vertraging oplopen en kunnen betalingen aan leveranciers worden geblokkeerd. In het ergste geval leidt dit tot een crisis die de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengt en die de functies belastingzaken, treasury, financiën en technologie omvat.

Simpel gezegd: hoewel multinationale organisaties wellicht weten wat er op hen afkomt en het belang inzien van de vereisten op het gebied van e-facturering waarmee ze te maken hebben, weten ze mogelijk niet wat de beste aanpak is. De strategische vraag is daarom hoe aan de vereisten kan worden voldaan op een manier die het bedrijf ten goede komt, goed bestuur versterkt, consistentie bevordert en de toeleveringsketen verbetert (of in ieder geval niet verstoort).

Het antwoord op deze vraag ligt vaak in de invoering van een hybride e-invoicingmodel.

Een robuust hybride leveringsmodel kan een standaard wereldwijde kern combineren met een flexibele lokale uitvoering. Dit zorgt ervoor dat de onderneming aan de regels voldoet en tegelijkertijd tegemoetkomt aan de praktische behoeften van specifieke rechtsgebieden; bovendien biedt het een aanpak die meegroeit met het bedrijf en aanpast aan nieuwe voorschriften.

De kans grijpen

Het is gemakkelijk om e-reporting te zien als een last op het gebied van naleving, vooral wanneer men in een vicieuze cirkel terechtkomt van het reageren op nieuwe regels en voorschriften. In feite kunnen de veranderende eisen op het gebied van e-invoicing en digitale belasting juist kansen bieden en zouden ze de basis moeten vormen voor proactieve verandering.

Deze ontwikkeling biedt een kans om de gegevenskwaliteit en -volwassenheid van een organisatie naar een hoger niveau te tillen. Het doel van het invoeren van een robuust bedrijfsmodel voor e-invoicing is het realiseren van meer automatisering en contactloze financiële processen. De daaruit voortvloeiende verbeteringen op het gebied van datastandaardisatie, nauwkeurigheid en consistentie stimuleren gestroomlijnde analyse en rapportage. De voordelen werken door.

Een inspanning die aanvankelijk wordt gedreven door de praktische noodzaak om aan regelgeving te voldoen, kan uitgroeien tot een meer strategisch initiatief om de bedrijfsvoering te verbeteren. Het is niet het een of het ander: praktisch versus strategisch; lokaal versus mondiaal. Het kan beide zijn.

Belangrijk is dat de veranderingen niet allemaal tegelijk hoeven plaats te vinden. Een organisatie die vanaf ‘dag één’ doet wat nodig is om aan nieuwe vereisten voor e-reporting te voldoen, kan later ook de grotere kansen benutten

Zo kan het streven om de huidige processen voor crediteuren- en debiteurenadministratie te transformeren, worden afgestemd op de implementatie of upgrade van een ERP- of factureringssysteem, waardoor organisaties hun middelen en bedrijfskennis efficiënt kunnen inzetten.

Zes pijlers voor een hybride model

Voor veel organisaties is een hybride model het praktische antwoord op e-invoicing. Door verschillen in rechtsgebieden, factuurvolumes en systeemlandschappen is het onwaarschijnlijk dat één enkele oplossing overal zal werken.

De uitdaging is of het model zodanig is ontworpen, beheerd en uitgevoerd dat het de efficiëntie bevordert, bij het bedrijf past en naleving waarborgt. Enkele van de sterkste modellen zijn gebaseerd op zes pijlers

Afstemming binnen het bedrijfsmodel

Nu het belastingteam zich momenteel inspant om gelijke tred te houden met de veranderende eisen op het gebied van e-invoicing en e-reporting, naast andere wijzigingen op het gebied van indirecte belastingen, kan het lastig zijn om even op adem te komen. Maar de organisatie die de tijd neemt om stil te staan, de strategie voor de hele groep af te wegen en een flexibel bedrijfsmodel te vinden dat voldoet aan de behoeften van alle vestigingen en bedrijfsonderdelen, plukt daar aanzienlijke vruchten van.

Een hybride aanpak, waarbij lokale compliance-oplossingen worden gecombineerd met gecentraliseerde normen en technologie, creëert waarde die verder reikt dan de belastingfunctie. Het zorgt voor consistentere gegevens, sterkere processen en een meer geïntegreerde aanpak van de bedrijfsvoering.

In de praktijk hangt succes af van hoe goed het model is opgezet en wordt uitgevoerd. De zes pijlers vormen daarvoor de basis. Om deze pijlers te laten werken, moet het model aansluiten bij bredere compliance- en technologiestrategieën, ondersteund door duidelijke verantwoordingsplicht en effectief toezicht.

Net zo belangrijk is afstemming tussen de betrokken partijen op het gebied van belastingen, financiën, technologie, juridische zaken en bedrijfsvoering. Wanneer teams hun rol begrijpen en het model in de praktijk consequent toepassen, vertaalt de basis die door de pijlers wordt gelegd zich in een effectieve uitvoering.

Zorg voor het juiste bedrijfsmodel, en e-invoicing verandert van een last op het gebied van naleving in een praktisch voordeel dat zorgt voor betere gegevens, minder verstoringen en een veerkrachtigere belastingafdeling, terwijl het tegelijkertijd een bredere bedrijfstransformatie ondersteunt.