IT OPEX stabilizáció:
Stratégiák és lehetőségek a kiadások optimalizálására
Az elmúlt években végbement digitális transzformáció és a felhőalapú szolgáltatások térnyerése új kihívások elé állítja az IT-vezetőket az operációs költségek (IT Operating Expenditure, röviden IT OPEX) kontrollálásában. A szoftverlicencek, a biztonsági elvárások és a bővülő felhőinfrastruktúra egyre növeli az IT büdzséjére nehezedő nyomást. A Deloitte legújabb elemzése szerint a jól megválasztott stratégiákkal nemcsak lassítható, de stabilizálható is az IT OPEX növekedése, miközben az informatikai funkciók továbbra is jelentős értéket teremtenek az üzlet számára.
Átláthatóság és stratégiai portfólió-optimalizáció
Az IT működési költségek (OPEX) stabilizálásának alapfeltétele a teljes körű költségtranszparencia megteremtése. Ehhez az IT pénzügyi menedzsment (ITFM) vagy a Technology Business Management (TBM) megközelítések bevezetése elengedhetetlen. Ezek a módszerek részletesen megmutatják, mely szolgáltatások mennyibe kerülnek, mely üzleti egységek használják azokat és hol rejtőznek felesleges kiadások, például a "shadow IT" (üzleti egységek által, az IT-osztály tudta nélkül bevezetett rendszerek) vagy párhuzamos licencelés.
„Az IT-költségek átláthatósága és a szolgáltatási portfólió rendszeres felülvizsgálata az első lépés a stabilizálás felé. Ha nem tudjuk pontosan, mire megy el a pénz, és mely rendszerek redundánsak, nem tudunk hatékonyan beavatkozni. Ez a fajta pénzügyi érettség alapozza meg a későbbi megtakarításokat.” – mondta Kiss Dániel, a Deloitte Technológiai Stratégia területének közép-európai vezetője.
Elemzések szerint a strukturált FinOps (pénzügyi műveletek) vagy költségtranszparencia modellel rendelkező szervezeteknél 10-20 százalékos további megtakarítási potenciál azonosítható a felhőkiadásokban. Szükséges a szolgáltatási portfólió folyamatos optimalizálása. Sok IT-szervezetben az évek során feleslegessé váló, elavult vagy redundáns rendszerek viszik el az OPEX egy részét. Éves rendszerportfólió-audit javasolt annak érdekében, hogy felmérjék, mely rendszerek fednek le azonos funkciókat, mely szolgáltatások kihasználtsága alacsony, és milyen előfizetések nem hoznak üzleti értéket. A szoftverlicencek felülvizsgálatával és a redundanciák kiküszöbölésével minimum 10 százalékos optimalizálás érhető el a licenckiadások területén.
Automatizáció, felhőköltség-menedzsment és stratégiai partneri kapcsolatok
Az automatizálás – legyen szó robotikus folyamatautomatizálásról (RPA), infrastruktúráról, mint kódról (IaC), folyamatos integrációról/folyamatos szállításról (CI/CD) vagy automatizált monitorozásról – nemcsak gyorsítja a működést, hanem jelentősen csökkenti a visszatérő manuális feladatok költségét is. Az önkiszolgáló IT-modellek (pl. self-service provisioning, jelszókezelés) bevezetése szintén csökkenti a terhelést. Az Amazon Web Services vagy Google Cloud példái alapján a nem-produkciós környezetek éjszakai vagy hétvégi leállítása (vagy leskálázása) akár 75 százalékkal csökkentheti a költségeket ezen a területen.
A felhőalapú szolgáltatások, amennyiben nincs szigorú FinOps governance (irányítási keretrendszer), gyakran rejtett OPEX-növekedést generálnak. A FinOps csapat feladata, hogy üzleti és technológiai szinten is átláthatóvá tegye a felhőkiadásokat, gondoskodva az erőforrás-méretezésről (rightsizing), a rezervációkról (reserved instances), az automatikus lekapcsolásról és a multi-cloud költség-összevetésről, elkerülve a vendor lock-int (szállítói függőséget). Azok a vállalatok, amelyek külső szolgáltatókat és FinOps eszközöket alkalmaznak, átlagosan ~20 százalékot takarítanak meg a felhőalapú szoftverkiadásokon, míg azok, akik csak in-house próbálkoznak, gyakran kevesebb mint 10 százalékot. A Flexera és a McKinsey & Company jelentései egyaránt ~30 százalékos költségcsökkentésről számolnak be azoknál, akik érettebb FinOps gyakorlatokat alkalmaznak.
„A felhőalapú szolgáltatások és a szoftverlicencek kezelése terén a proaktív, stratégiai megközelítés kulcsfontosságú. A FinOps szemlélet bevezetése és a szállítókkal való folyamatos, adatvezérelt párbeszéd révén a vállalatok jelentős megtakarításokat érhetnek el, miközben biztosítják az üzlet folytonos innovációját és működését.” – tette hozzá Kiss Dániel.
A nagy licencgyártókkal (Microsoft, Oracle, SAP, Adobe) való stratégiai együttműködés során érdemes:
- hároméves licencterv kidolgozása;
- a nagyvállalati szerződések újratárgyalása az üzleti KPI-ok (teljesítménymutatók) kötve;
- a licenchasználati auditok (Software Asset Management – SAM) saját kézben tartása, hogy időben felismerhetők legyenek az alul- vagy túlbiztosítások;
- nyílt forráskódú és hibrid modellek bevonása;
- a harmadik féltől származó karbantartási alternatívák (third-party maintenance) mérlegelése, amelyek jelentős megtakarításokat hozhatnak: egy nyilvános esetben például ~50 százalékos éves támogatási költségcsökkentést értek el egy harmadik fél általi support megoldásra váltva.
A piaci benchmark adatok ismerete komoly tárgyalási előnyt biztosít, segítve a vezetőket abban, hogy reális költségcélokat tűzzenek ki. Emellett az IT-vezetőknek rendszeresen kommunikálniuk kell az IT-szolgáltatások üzleti értékét a menedzsment és a pénzügy felé, világosan bemutatva a költségstabilizáció és megtakarítások hatását az üzleti teljesítményre és innovációra.
Az IT OPEX hosszú távú stabilizálása nem egyetlen beavatkozással valósítható meg, hanem több, egymásra épülő stratégia összehangolt alkalmazásával. A teljes költségtranszparencia, a portfólióaudit, az automatizálás, a FinOps szemlélet, a stratégiai licencszerződés-újratárgyalás és a benchmarking együttes alkalmazása révén a szervezetek jelentős, akár 10-30 százalékos OPEX-megtakarítást érhetnek el olyan területeken, mint a licenckiadások, a felhőszolgáltatások vagy a nem-produkciós környezetek fenntartása. A kulcs a folyamatos, adatalapú riporting és a költségtudatosság beépítése a mindennapi működésbe, a kampányszerű beavatkozások helyett.
