Más allá de la externalización: hacia la gestión integrada de Finanzas, Fiscalidad y Nóminas

Tanto los responsables de Finanzas como los de Fiscalidad coinciden en que adaptarse al constante cambio de la normativa fiscal y regulatoria será uno de los principales retos durante los próximos tres a cinco años. Los responsables de Finanzas se muestran ligeramente más preocupados que los de Fiscalidad, lo que sugiere que perciben con mayor claridad el impacto que los cambios normativos y los posibles errores de cumplimiento pueden tener en el conjunto de la organización.

Nóminas añade un nivel adicional de complejidad, ya que se sitúa entre Finanzas, Fiscalidad y Recursos Humanos, y afecta a cuestiones como la legislación laboral, la Seguridad Social, las obligaciones de retención fiscal o los cambios en las políticas relativas a la plantilla. Un error en la gestión de nóminas puede traducirse rápidamente en una pérdida de confianza por parte de los empleados y generar riesgos reputacionales para la organización.

Los datos siguen estando fragmentados entre Finanzas, Fiscalidad y Nóminas/Recursos Humanos. De hecho, los profesionales de Finanzas señalan con más frecuencia que los de Fiscalidad las dificultades relacionadas con la integración de los datos fiscales. Esta situación puede limitar la capacidad de las organizaciones para aprovechar los datos fiscales y de nómina en procesos clave como la elaboración de informes, las previsiones financieras, el análisis de datos o la toma de decisiones.

En los modelos de gestión más avanzados, el objetivo suele ser recopilar los datos una sola vez y utilizarlos para múltiples fines, como la fiscalidad, la contabilidad, la información financiera estatutaria, el análisis de los costes de personal, las obligaciones societarias o la obtención de información para la gestión. Cuando esta integración no existe, las organizaciones suelen enfrentarse a ineficiencias operativas, procesos manuales adicionales y un mayor riesgo de errores y de incumplimiento.

La encuesta revela diferencias en la percepción que tienen los equipos de Finanzas y Fiscalidad sobre quién es responsable de actividades como la presentación y el pago del impuesto sobre sociedades o la elaboración de las cuentas anuales. Cuando las responsabilidades no están claramente definidas, las organizaciones pueden encontrarse con esfuerzos duplicados, procesos manuales innecesarios, controles inconsistentes o tareas que quedan sin atender entre distintos equipos.

Un modelo operativo integrado debe establecer con claridad quién realiza cada tarea, quién es responsable del resultado final, quién gestiona y controla los datos, quién aprueba las excepciones y quién debe responder cuando surge un problema.

Los responsables de Finanzas y Fiscalidad reconocen las ventajas de la externalización, entre ellas la reducción de costes, el acceso a tecnología y la flexibilidad para adaptarse a distintas necesidades de escala. Sin embargo, la externalización suele evaluarse teniendo en cuenta aspectos que van más allá del coste.

El informe destaca la importancia de considerar también otros aspectos como el control, la resiliencia, la capacidad de transformación, la calidad del servicio, la cobertura regulatoria o el impacto en los empleados. Esto es especialmente relevante en el ámbito de Nóminas, donde el rendimiento del proveedor puede afectar al cumplimiento normativo, la continuidad del servicio, la protección de datos, la resolución de incidencias y la experiencia de los empleados.

Los responsables de Finanzas y Fiscalidad coinciden en la creciente importancia de las competencias relacionadas con la IA. También identifican diversos obstáculos para su implantación, entre ellos las dudas sobre su precisión y fiabilidad, las limitaciones presupuestarias, las preocupaciones en torno a la seguridad y privacidad de los datos, la escasez de conocimientos especializados en IA y la ausencia de una estrategia en este ámbito.

La IA puede contribuir a la automatización, la detección de anomalías, la gestión de flujos de trabajo, las conciliaciones y la generación de insights. Sin embargo, no puede compensar datos deficientes, controles insuficientes o una falta de claridad en las responsabilidades. En Nóminas, los procesos basados en IA requieren especial atención, ya que implican datos sensibles de los empleados y pueden tener consecuencias directas sobre las personas.

Uno de los principales obstáculos para la colaboración entre Finanzas y Fiscalidad es la falta de alineación en cuanto a la responsabilidad sobre las decisiones relacionadas con la tecnología, los datos y las inversiones. El informe destaca las diferencias entre Finanzas y Fiscalidad en la percepción sobre quién debe controlar la estrategia y el presupuesto de tecnología fiscal.

Sin una definición clara de las responsabilidades en la toma de decisiones, las decisiones relacionadas con los sistemas ERP, HRIS, de nóminas, fiscales y financieros pueden optimizarse a nivel local en lugar de responder a los objetivos globales de la organización. Los modelos operativos deben definir quién establece la estrategia, financia los cambios, gestiona los datos, aprueba las modificaciones de los procesos, gestiona a los proveedores y asume la responsabilidad última sobre los resultados.