Vom Posteingang in die Betriebsprüfung: E-Mail-Kommunikation auf dem Prüfstand für Steuern

Warum E-Mails bei Verrechnungspreisprüfungen zunehmend in den Fokus rücken

Anfragen nach E-Mails im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen mit Fokus auf Verrechnungspreisen sind nicht neu. Vor einigen Jahren gab es eine Welle von entsprechenden Anfragen, die i.d.R. seitens der Unternehmen zurückgewiesen werden konnten. Durch die aktuelle Rechtsprechung des BFH und die Investition des BZSt in eigene Analyselösungen für E-Mails nehmen die Anfragen nach E-Mails in steuerlichen Betriebsprüfungen seit Anfang dieses Jahres wieder deutlich zu.

Nach dem BFH-Beschluss vom 30. April 2025 können E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen einzuordnen sein und im Rahmen einer Außenprüfung vorlagepflichtig werden. Zu betonen ist jedoch, dass die im BFH-Fall als zulässig erachtete Anforderung der Vorlage sämtlicher relevanter E-Mails nicht ohne Weiteres auf andere Fälle übertragbar ist. Der BFH sieht den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im gegebenen Fall als erfüllt an. Daraus lässt sich jedoch nur eingeschränkt ableiten, in welchem Umfang derartige Anfragen in anderen Fällen zulässig sind. Maßgeblich sind vielmehr die konkreten Umstände des Einzelfalls, insbesondere Sachverhalt und Verfahrensverlauf. Zunächst ist daher zu prüfen, ob die Anfrage nach E-Mails imkonkreten Einzelfall überhaupt zulässig ist.

Auch international beobachten wir seit mehreren Jahren, dass E-Mails in Betriebsprüfungen insb. für Verrechnungspreiszwecke zur Durchführung von Benefit-Tests, zur Analyse von Funktions- und Risikoprofilen sowie in Bezug auf Betriebsstättensachverhalte herangezogen werden. In Europa sehen wir diese Entwicklung vor allem in Großbritannien, den Niederlanden, Belgien und Polen.

Herausforderungen für Unternehmen

Unternehmen stehen damit unter anderem vor folgenden Herausforderungen:

• E-Mails für steuerliche Zwecke unterjährig sachgerecht und möglichst effizient zu identifizieren, abzulegen und zu archivieren, ohne den operativen Betrieb unverhältnismäßig zu belasten  
• Eine Anfrage einer Betriebsprüfung zur Vorlage von E-Mails verfahrensrechtlich zu analysieren und zu würdigen      
• E-Mails für steuerliche Zwecke nach einer Betriebsprüfungsanfrage zu segmentieren (soweit die Anfrage zulässig ist), d.h. Ausübung des Erstqualifikationsrechtes und deren Dokumentation     
• E-Mails selbst zu analysieren und für steuerliche Zwecke an die Betriebsprüfung zu übermitteln

Dies erfolgt unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen an E-Mails als personenbezogene Daten.

Die aktuelle Rechtsprechung hat die Relevanz von E-Mails weiter geschärft. Für eine Offenlegung wird jedoch vorausgesetzt, dass eine entsprechende Anfrage hinreichend konkret gefasst ist. Gleichzeitig bestehen erhebliche Unsicherheiten, welche Kommunikation im Einzelfall tatsächlich offenzulegen ist und wo die Grenzen der Vorlagepflicht verlaufen. Genau darin liegt ein wesentlicher Teil der praktischen Unsicherheit.

Zentrale Fragestellungen in Bezug auf die E-Mail-Kommunikation

Vor diesem Hintergrund stellt sich für Unternehmen zunehmend die Frage, welche E-Mail-Kommunikation steuerlich relevant sein kann und wie diese im konkreten Einzelfall einzugrenzen ist. Daraus ergeben sich sowohl praktische als auch rechtliche Fragestellungen, z. B.:

• Was ist unter steuerlich relevanter Kommunikation zu verstehen?
• Welche Bewertungen und Einordnungen sind aus steuerlicher Perspektive zulässig?
• Welche E-Mails sollten künftig aufbewahrt werden und welche nicht?
• Und vor allem: Was ist im Einzelfall überhaupt an eine Betriebsprüfung herauszugeben und was nicht?

Praktische Herausforderungen

Viele Unternehmen sind auf Anfragen nach E-Mail-Kommunikation in steuerlichen Betriebsprüfungen nicht ausreichend vorbereitet. Häufig bestehen kurze Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen, sodass relevante Kommunikation zum Zeitpunkt einer Betriebsprüfung unter Umständen überhaupt nicht mehr oder nicht mehr vollständig verfügbar ist. Zudem kann sich die technische Verfügbarkeit von E-Mail-Kommunikation je nach Systemlandschaft und Aufbewahrungslogik erheblich unterscheiden. 

Gleichzeitig fehlt häufig ein klares Konzept dafür, welche E-Mail-Kommunikation potenziell steuerlich relevant sein kann, sowie ein pragmatischer Ansatz, um bereits unterjährig eine geeignete Grundlage für die spätere Eingrenzung zu schaffen. Dies kann etwa durch eine gezielte Ablage relevanter Kommunikation erfolgen, lässt sich in der Praxis jedoch häufig nicht vollständig umsetzen. Alternativ bzw. ergänzend können vorab definierte Auswahlkriterien, etwa in Bezug auf relevante Personen, Themen oder Suchbegriffe eine Grundlage schaffen, auf deren Basis im konkreten Prüfungsfall eine sachgerechte und verhältnismäßige Auswahl getroffen werden kann.

Die häufig noch begrenzte Vorbereitung wirkt sich unmittelbar auf die praktische Umsetzung im Rahmen konkreter Betriebsprüfungen aus. Insbesondere zeigt sich dies in der Erstqualifikation, also der initialen Eingrenzung und Auswahl der im Kontext einer konkreten Prüfungsanfrage als relevant anzusehenden Kommunikation. Dabei sind Unternehmen aufgefordert, Datenbestände einer Anfrage zuzuordnen und gleichzeitig zu beurteilen, welche Inhalte tatsächlich vom Prüfungsumfang erfasst sind und welche außerhalb dessen liegen. In der Praxis ist häufig nicht ohne Weiteres ersichtlich, nach welchen Kriterien diese Abgrenzung vorzunehmen ist und wie die getroffene Auswahl im Einzelfall sachgerecht und nachvollziehbar begründet werden kann.

Diese Abgrenzung setzt regelmäßig eine inhaltliche Analyse eingegrenzter Datenbestände voraus, da sich relevante Sachverhalte oft nicht allein aus formalen Kriterien oder Suchbegriffen ergeben, sondern erst im fachlichen Zusammenhang erschließen. Genau diese Analyse stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. Gleichzeitig stehen für die strukturierte Sichtung, Segmentierung und Auswertung großer E-Mail-Bestände häufig keine geeigneten internen Tools oder Prozesse zur Verfügung. Die Aufbereitung wird dadurch schnell ressourcenintensiv und in vielen Fällen faktisch zu einer Spezialaufgabe.

Zudem ist neben der Eingrenzung und inhaltlichen Einordnung auch die technische Bereitstellung relevant. Bereits die strukturierte Übermittlung größerer, vorab qualifizierter Kommunikationsbestände an die Finanzbehörden kann für einzelne Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden sein und sich nicht immer sinnvoll inhouse abbilden lassen.

Unternehmen benötigen daher ein Vorgehen, das Relevanzabgrenzung, Erstqualifikation, Nachvollziehbarkeit und fachliche Validierung systematisch verbindet. Genau darin liegt die eigentliche Herausforderung. Zugleich liegt darin der Ansatzpunkt für einen praktikablen und sachgerechten Umgang mit steuerlich relevanter E-Mail-Kommunikation.

Wo wir unterstützen

Grundsätzlich lassen sich unsere Projekte anlassbezogen in zwei Kategorien unterscheiden:

1.  Unterstützung im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen

Im Kontext steuerlicher Betriebsprüfungen begleiten wir unsere Mandanten entlang des gesamten Prozesses im Umgang mit E-Mail-bezogenen Prüfungsanfragen. Dies umfasst insbesondere:

• die steuerliche Einordnung von Anfragen zu E-Mail-Kommunikation;
• die strukturierte Identifikation und sachgerechte Segmentierung relevanter Kommunikationsbestände im Kontext einer konkreten Prüfungsanfrage unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen an E-Mail-Kommunikation als personenbezogene Daten;
• die gezielte Voranalyse und Auswertung relevanter E-Mail-Kommunikation vor einer potenziellen Übermittlung;     
• die Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Erstqualifikation (inkl. Wahrnehmung des Erstqualifikationsrechts) sowie der Datenbereitstellung gegenüber der Finanzverwaltung;     
• der Begleitung in Einspruchs- oder Klageverfahren, insbesondere bei Fragestellungen zum Umfang von Vorlagepflichten, sofern kein Konsens mit der Finanzverwaltung erzielt werden kann.

2.  Aufbau nachhaltiger Strukturen (außerhalb der Betriebsprüfung)

Unternehmen mit einer kurzen Archivierungsdauer, unklaren Strukturen oder Prozessen unterstützen wir bei:

• der Definition klarer Kriterien zur Identifikation steuerlich relevanter E-Mails,
• der Etablierung praktikabler Prozesse inkl. Verantwortlichkeiten für die unterjährige Ablage, sowie 
• der Etablierung eines praktikablen Archivierungsprozesses, 

unter Berücksichtigung der individuellen Datenschutzrichtlinien und -gesetze.

Anlassbezogen unterstützen wir auch außerhalb von Betriebsprüfungen bei der Auswertung von E-Mail-Kommunikation unter anderem für die Analyse von:  

1. Unklarheiten bei Funktions- und Risikoprofilen
2. Benefit Tests auf Ebene von Dienstleistungsempfängern
3. Betriebsstättenrisiken
4. Risiken aus dem Ort der Geschäftsleitung

Warum Deloitte?

Die Analyse steuerlich relevanter E-Mail-Kommunikation erfordert mehr als Expertise im steuerlichen Verfahrensrecht und technologische Lösungen. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus steuerlicher Expertise, Datenschutzverständnis und technischer Umsetzung bestehend aus:

• Tax: Rechtliche Würdigung von Betriebsprüfungsanfragen, Definition steuerlicher Relevanzkriterien und Risikobereiche
• Legal/Data Protection: Datenschutzkonforme Eingrenzung und Verarbeitung
• Technology/eDiscovery: Strukturierung und Analyse großer Datenmengen

Wir verbinden diese Perspektiven in einem integrierten Ansatz, von der Betriebsprüfungsanfrage, der ersten Eingrenzung relevanter Daten (soweit relevant) bis zur strukturierten Einordnung der Daten im Prüfungsfall. Darüber hinaus unterstützen wir auch anlassbezogen punktuell.

Unser Leistungsansatz umfasst sowohl die Analyse bestehender Daten als auch den Aufbau nachhaltiger Strukturen, also klarer Kriterien, dokumentierter Prozesse und anschlussfähiger Governance-Modelle.

Dabei greifen wir auf etablierte Technologiepartnerschaften zurück, insbesondere im Bereich eDiscovery und KI‑gestützter Datenanalyse. Diese ermöglichen eine strukturierte Durchsuchung, Eingrenzung und Auswertung großer E‑Mail‑Bestände im Kontext konkreter Prüfungsanforderungen.

Bereits seit 2008 besteht eine globale Partnerschaft mit einem der führenden Anbieter in diesem Bereich, Relativity, bei dem Deloitte als Gold Partner zertifiziert ist.

Unsere Praxis ist mehrfach preisgekrönt. Ausgewählte Awards sind:

• ITR World Tax – Top Tier Firm 2026
• JUVE Awards 2025 – Kanzlei des Jahres für Verrechnungspreise
• Relativity Innovation Awards – Best Innovation: Solution Provider 2023
• Relativity AI Visionaries 2025 – Dr. Klara Weiand