Betriebsprüfung: Datenzugriff bei Oracle-Systemen

Oracle Systeme – Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Anforderungen

Sämtliche Betriebsprüfungen in Deutschland starten mit der Bereitstellung des Datenzugriffs i.S.v. § 147 Abs. 6 S. 1 AO. In der Mehrzahl der Betriebsprüfungen werden die Datensätze im Wege der Datenüberlassung bereitgestellt, also in Form von aus dem DV System exportierten Daten (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Alt. 3 AO).

Hierfür sind die Daten des Buchhaltungssystems in einem maschinenlesbaren Format an die Finanzverwaltung zu übertragen. Die Anforderungen bei der sog. Datenüberlassung sind dabei grundsätzlich system- und mandantenspezifisch. Eine konkrete Anforderung, welche Datensätze hiervon betroffen sind, liegt bislang noch nicht vor. Für einzelne Systeme bestehen jedoch individuelle Vorlagen.

Bereits im Jahr 2016 wurde eine „bundeseinheitlich abgestimmte Datenanforderung für die Datenträgerüberlassung aus einem SAP-System bei Nutzung des Data Retention Tools (DART)“ veröffentlicht und bereits mehrfach aktualisiert. Für andere ERP-Systeme bestand eine entsprechende Vereinheitlichung bisher nicht.

Seit 2025 verwendet die Finanzverwaltung auch für verschiedene Oracle‑Lösungen eine vereinheitlichte Datenanforderung, die sich auf Rohtabellen aus Oracle stützt. Insbesondere für Oracle EBS (EBS R12) und Oracle Fusion Cloud werden seitens der Finanzverwaltung somit präzisere Anforderungen an Umfang und Art der Bereitstellung der Datenexporte im Sinne der Datenüberlassung gestellt.

Unserer Erfahrung nach wird diese Anforderung inzwischen bundesweit überwiegend genutzt und insbesondere dann den Steuerpflichtigen bereitgestellt, sobald diese nach einer entsprechenden Unterlage fragen.

Differenzierung verschiedener Exportansätze bei Datenzugriff in der Betriebsprüfung

Die in Oracle-Systemen (EBS oder Fusion Cloud) vorzufindenden Exportansätze waren in der Vergangenheit von der Ausgestaltung des Systems beim jeweiligen Anwender abhängig und entsprechend heterogen ausgestaltet. Bisher wurden die Anforderungen der Datenüberlassung in Oracle durch den Export von Systemtabellen oder durch Schnittstellenexporte erfüllt. Die Schnittstellen wurden von Drittanbietern oder - für neuere Oracle-Versionen - von Oracle selbst bereitgestellt.

Die nun bestehende Anforderung an Oracle-Systeme bezieht sich auf Oracle Rohtabellen und geht damit über den Exportumfang bisheriger Schnittstellen z.T. deutlich hinaus. Auch bisherige individuelle Vereinbarungen zur Übergabe von Systemtabellen stehen hinter der aktuellen Anforderung mitunter deutlich zurück.

Die Finanzverwaltung bestätigt mit diesem standardisierten Vorgehen, dass sich die Anforderungen an die Datenüberlassung, auf die im ERP-System originäre gespeicherten steuerlich relevanten Daten beziehen (vgl. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (sog. „GoBD“) vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001), inklusive Anpassungen durch die BMF-Schreiben 11.3.2024 (IV D 2 - S 0316/21/10001 :002) sowie vom 14.7.2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088), Rz 167 und 173). Diese sind entsprechend den GoBD vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzubewahren und maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen.

In der Praxis bedeutet dies, dass sich die Datenanforderung nicht auf wenige hundert Felder beschränkt. Für Oracle EBS und Oracle Fusion Cloud umfasst das Modell je nach verwendeten Systembestandteilen mehr als neuntausend Datenfelder aus dem Haupt- und Nebenbuch. Der Fokus liegt dabei klar auf standardnahen Oracle Strukturen. Kundenspezifische Erweiterungen (sog. Customizing) sind darüber hinaus zu berücksichtigen, sofern sie steuerlich relevante Informationen enthalten.

Altversionen und weitere Systeme von Oracle

Alte Versionen von Oracle (z.B. Oracle 11i oder älter) können von der neuen Anforderung für Oracle auch betroffen sein, insbesondere dann, wenn die verwendete Software nicht eindeutig an Betriebsprüfer:innen kommuniziert wurde. Auf die Anforderung aus diesen Systemen können jedoch ggf. nur Teile der Rohtabellenanforderung aus EBS übertragen werden.

Für weitere Systeme wie PeopleSoft und JD Edwards bestehen eigene Datenanforderungen, die bei Betriebsprüfer:innen entsprechend anzufragen sind und die weniger umfangreich als die Datenanforderung für Oracle EBS und Fusion Cloud sind.

Derzeit bleibt offen, ob aufgrund der Erfahrung der Finanzverwaltung mit der Verwendung bundesweit einheitlicher Datenanforderungen für Oracle auch bei anderen, strukturell vergleichbaren Systemen entsprechende Regelungen zu Anwendung kommen könnten, sofern diese im Rahmen einer Betriebsprüfung betrachtet werden.

Einzelne Systeme von Oracle, wie beispielsweise NetSuite, verfügen über eine entsprechend ausgestaltet Schnittstelle, deren Export derzeit noch akzeptiert wird. In diesem Fall ist die korrekte Implementierung jedoch sicherzustellen.

Wesentliche inhaltliche Vorgaben der Oracle Datenanforderung in der Betriebsprüfung

Inhaltlich umfasst das Tabellenmodell Daten aus Haupt- und Nebenbüchern sowie dazugehörigen Stammdaten. Für Oracle Fusion Cloud und Oracle EBS betrifft dies insbesondere Daten aus dem General Ledger (Hauptbuch), den Nebenbuchmodulen Accounts Payable (Kreditoren), Accounts Receivable (Debitoren) und Fixed Assets (Anlagebuchhaltung) sowie die zugehörigen Stammdatenbereiche. Darüber hinaus werden die Verknüpfungsebene zwischen Neben- und Hauptbuch (XLA – Subledger Accounting), umsatzsteuerlich relevante Stammdaten und Journale, sowie systemübergreifende Stammdatenbereiche (z.B. HotZone) berücksichtigt.

Das Tabellenmodell berücksichtigt zudem zu historisierende Stammdatenbestände und die relevanten Schlüssel- und Tabellenbeziehungen, damit die progressive und retrograde Prüfbarkeit in vollem Umfang gewährleistet ist. Der Export der Rohdatenbestände erfolgt durch entsprechende Datenbankabfragen (SQL-Abfragen), die technischen und zeitlichen Restriktionen unterliegen können. Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung zur Erstellung der Datensätze, ist zu erwarten, dass die Finanzverwaltung den zu erwartenden Aufwand nicht gegen sich gelten lassen wird. Dies gilt umso mehr, da für den Datenzugriff anfallenden Kosten durch den Steuerpflichtigen zu tragen sind (§147 Abs. 6 S. 3 AO).

Um sowohl den zeitlichen als auch den finanziellen Aufwand in Grenzen zu halten, empfehlen wir Anwendern von Oracle-Systemen, dass steuerlich relevante Prozesse, Tabellen und Datenbeziehungen systematisch identifiziert und dokumentiert sind. Da die Extraktion über direkte Datenbankabfragen erfolgt, erfordert dies eine enge Abstimmung der Bereiche Accounting, IT und Tax.

Was bedeutet dies konkret?

Für Unternehmen ergibt sich folglich weniger die Frage, ob die angeforderten Daten grundsätzlich bereitzustellen sind, sondern vielmehr, wie sichergestellt werden kann, dass die geforderten Daten im Zeitpunkt der Betriebsprüfung im gewünschten Umfang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt insbesondere in Umgebungen mit komplexen Systemarchitekturen. Darüber hinaus ist für den Systemzugriff sicherzustellen, dass Zugriff auf die Tabellen laut Datenanforderung auch bei gemeinsamer Nutzung von Infrastruktur (z.B. public cloud) sichergestellt werden kann.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich eine frühzeitige und strukturierte Auseinandersetzung mit dem Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Hierzu gehört insbesondere ein inhaltliches Verständnis der im ERP-System verarbeiteten steuerlich relevanten Daten, die eindeutige Identifikation der betroffenen Tabellen und Datenbeziehungen sowie eine belastbare und aktuelle Verfahrensdokumentation.

Für weitere Fragen zu den konkreten GoBD‑Anforderungen im Zusammenhang mit dem Z3‑Datenzugriff und der Datenüberlassung in Oracle‑Systemen stehen Ihnen Claudia Hanke, Jana Luth und Justin Derber gerne zur Verfügung.