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US-Justizministerium Corporate Compliance Update 2023
Zentrale Neuerungen und Handlungsfelder für Unternehmen mit US-Bezug
Mit einigen Aktualisierungen hat das US-Justizministerium im März 2023 seine Leitlinien zur Evaluierung von Corporate Compliance-Programmen präzisiert. Deutsche Unternehmen mit US-Bezug sind angehalten, sowohl ihre Compliance-Programme weiter zu optimieren als auch deren Wirksamkeit fortlaufend zu verbessern. So kann ein Compliance Management System vor finanziellen Schäden, Reputations- und Haftungsrisiken systematisch und nachhaltig schützen.
Das grundsätzliche Ziel der Leitlinien besteht in der Aufstellung von Kriterien, welche US-Strafverfolger berücksichtigen, wenn sie gegen ein Unternehmen ermitteln sowie Entscheidungen in Hinsicht einer Anklageerhebung und/oder Verhandlungen über andere Vereinbarungen treffen. Zusammenfassend geben diese Aktualisierungen der US-Justizbehörde konkrete Anhaltspunkte, ob und inwieweit ein Compliance-Programm zum Zeitpunkt eines möglichen Verstoßes gegen US-Recht wirksam war. Deutsche Unternehmen können in den Anwendungsbereich der Leitlinien fallen, etwa wenn eine US-Börsennotierung vorliegt oder ein Teil der Geschäftstätigkeit auf dem Gebiet der USA ausgeübt wird.
Die wesentlichen Neuerungen des US-Justizministeriums bilden detaillierte Klarstellungen in drei Kernbereichen (siehe Abb. 1): (i) Umgang mit Messaging-Anwendungen (Apps), (ii) Vergütung von Führungskräften und (iii) Effektivität von Untersuchungen bei Fehlverhalten.
Abb. 1: Die drei Kernbereiche der Neuerungen durch das US-Justizministerium
1. Die Aktualisierungen im Überblick
(i) Umgang mit Messaging-Anwendungen (Apps)
Kern der detaillierten Leitlinien-Aktualisierung bildet die Steuerung und Überwachung der unternehmenseigenen Kommunikationskanäle in Hinblick auf deren Nutzung und mögliche Compliance-Risiken. Im Fokus steht die Nutzung von persönlichen Geräten, Kommunikationsplattformen, Tools für die Zusammenarbeit und Messaging-Anwendungen als auch die Kommunikation von Mitarbeitenden in Chats, Foren und via E-Mail. Für die Compliance-Praxis rücken die Mechanismen zur Verwaltung und Aufbewahrung von Informationen in den genutzten elektronischen Kanälen in den Vordergrund. Diese beinhalten die Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen, welche den einzelnen Mitarbeitenden für jeden Kanal zur Verfügung stehen.
Mögliche Schritte für Unternehmen:
- Analyse der Richtlinien und Verfahren zu verwendeten Kommunikationstechnologien (Plattformen, Messenger)
- Risikoorientierte Einleitung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Überwachung von Kommunikationskanälen zur Verhinderung und/oder Aufdeckung von Fehlverhalten
- Maßnahmen zur Sensibilisierung in Bezug auf integres Verhalten der Mitarbeitenden, insbesondere im Rahmen der Kommunikation über Messenger-Anwendungen
(ii) Vergütung von Führungskräften
Weitergehend konzentrieren sich die Leitlinien auf die Umsetzung von Vergütungsplänen sowie Nachverfolgung und Management von Disziplinarmaßnahmen, insbesondere in Hinblick auf Verknüpfungen und möglicher finanzieller Konsequenzen. Für die Compliance-Praxis wird so die Bedeutung von Verfahren zur Rückforderung von Vergütungen bei direktem oder indirektem Fehlverhalten hervorgehoben. Unternehmen sollten transparent darlegen können, dass die getroffenen Vergütungsstrukturen und -Maßnahmen so gestaltet sind, dass sie bei Verstößen wirksam sind.
Mögliche Schritte für Unternehmen:
- Fortlaufende Analyse von Mustern vergangener Disziplinarmaßnahmen und Konkretisierung, wann Rückforderungen bei Compliance-Verstößen notwendig sind
- Festlegung zur Kommunikation von Disziplinarmaßnahmen
- Sicherstellung angemessener Ressourcen zur laufenden Datenanalyse von Disziplinarmaßnahmen und Erkennung von Trends
- Setzung von positiven Anreizen zur Förderung von integrem Verhalten
(iii) Effektivität von Untersuchungen bei Fehlverhalten
Die US-Justizbehörde legt mit der Richtlinien-Aktualisierung einen noch stärkeren Fokus auf die Effektivität vorhandener Compliance-Programme und wie die Einhaltung von Vorschriften innerhalb des Unternehmens unterstützt werden. Dazu gehört die Sicherstellung, dass interne Untersuchungen im Falle von Fehlverhalten durch geschultes Personal durchgeführt werden und ein wirksames Folgemanagement ergriffen wird, z.B. durch die Nachverfolgung von Daten zu Disziplinarmaßnahmen.
Mögliche Schritte für Unternehmen:
- Abwägung und Bewertung potenzieller Auswirkungen von Compliance-Verstößen
- Erhöhung der Aufmerksamkeit von und Transparenz gegenüber Mitarbeitenden, was integres Verhalten bedeutet, zugehörige Kommunikationswege und Disziplinarverfahren erläutert und Anreize für regelkonformes Verhalten verstärkt
- Konsequente Weiterentwicklung von Melde-Mechanismen (z.B. über Hinweisgebersysteme), um Fehlverhalten effektiv zu entdecken und langfristig zu verhindern
2. Zentrale Handlungsfelder für die Corporate Governance
Durch die Umsetzung der Aktualisierung des US-Justizministerium können Unternehmen nicht nur ihr Compliance Management System noch effektiver und wirksamer gestalten, sondern auch ihre Corporate Governance ganzheitlich stärken. Insbesondere durch gezielte Strategien zu Förderungen von Integrität kann Fehlverhalten nachhaltig vorgebeugt und regelkonformes Verhalten gefördert werden. Fokus für zentrale Handlungsfelder sind die Wirksamkeit, Messbarkeit und Steuerungsfähigkeit von Corporate Governance.
- Wirksamkeit von Corporate Governance:
Die Wirksamkeit von Corporate Governance wird nur gewährleistet, wenn etablierte Systeme und Prozesse angemessen gestaltet und in der Praxis gelebt werden. Ihre Corporate Governance kann nachhaltig durch gezielte Sensibilisierungen Ihrer Mitarbeitenden oder transparente Darstellung von Nutzen und Risiken im Einsatz von Kommunikationsmedien gestärkt werden. Weiterhin bietet auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) für Trends in der Nutzung von Kommunikationsmedien oder die Klassifizierung von Eingaben in Hinweisgebersysteme Möglichkeiten zur Steigerung der Wirksamkeit.
- Messbarkeit von Corporate Governance:
Zur Evaluierung der Wirksamkeit von Corporate Governance bedarf es einer klaren und fortlaufenden Messbarkeit. Nur so kann ermittelt werden, wie die Corporate Governance Ihres Unternehmens wahrgenommen wird und ob Handlungsbedarf auf das Vergütungssystem von heute und morgen besteht. Mithilfe unseres etablierten Corporate Governance-Messinstrumentariums rund um die Wahrnehmung zu Compliance, Integrität, Kultur und weiteren Themenfelder unterstützten wir gerne bei der Identifikation Ihres aktuellen Stands und bei der Ableitung zielgerichteter Handlungsoptionen.
- Steuerungsfähigkeit für Corporate Governance:
Die Datenlage aus den Messinstrumenten lässt sich vielfältig analysieren, durch Dashboards visualisieren und als Steuerungsinstrument einschließlich der internen und externen Berichterstattung nutzen. Als Steuerungsinstrument kann so die langfristige Wirksamkeit Ihrer Corporate Governance überwacht und die Wirksamkeit von getroffenen Maßnahmen evaluiert werden. Für das Führungsteam kann etwa anhand von qualitativen Metriken der aktuelle Compliance-Puls gemessen und gezielt adressiert werden. Wir stellen Ihnen eine Vielzahl an Dashboard-Lösungen zur Verfügung, welche auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Falls Sie noch Fragen haben zu den Aktualisierungen der Leitlinien des US-Justizministeriums zur Evaluierung von Corporate Compliance-Programmen kommen Sie gerne auf uns zu.
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