Scenario and Action Planning in Uncertain Times

COVID-19 hat unsere Welt grundlegend verändert. Keine Gesellschaft und keine Wirtschaft kann sich den Auswirkungen entziehen. Ein Unternehmen nach dem anderen musste in den letzten Monaten Business-Aktivitäten, Prognosen und Strategien überdenken. Durch die ökonomischen Implikationen der Pandemie sind viele bisherige Annahmen Makulatur. Die Frage ist nun, wie darauf reagiert werden sollte. Denn in Situationen von derartig fundamentaler Ungewissheit kommen etablierte Methoden von Planung und Forecasting schnell an ihre Grenzen. In der neuen Ausgabe der CFO Insights stellen die Experten von Deloitte ein alternatives Vorgehen vor, das auf szenariogestützten Prognosen und Maßnahmen aufbaut.

Die Vorteile der Szenario-Planung

Die derzeit in vielen Organisationen verbreiteten Ansätze in Planung und Forecasting erweisen sich in der aktuellen Situation in vielerlei Hinsicht als problematisch. Oft sind sie zu eng in der Perspektive, basieren auf veralteten Daten und Annahmen und neigen zu hoher Komplexität sowie langsamen, aufwändigen Prozessen. Daraus abgeleitete Prognosen gehen meist von einer linearen Fortschreibung der Vergangenheit aus und bilden denkbare Abweichungen in einem Korridor der Wahrscheinlichkeit ab. Doch genau damit blenden sie die Möglichkeit zukünftiger dramatischer Entwicklungen aus, die heute zwar unwahrscheinlich scheinen mögen, aber dennoch plausibel sind. Um mögliche Auswirkungen von „Black Swan“-Ereignissen anzudenken, setzt die Szenario-Planung ganz anders bei dem qualitativen Modellieren grundlegender Zukunftsszenarien an. Diese werden möglichst markant und voneinander abgegrenzt gefasst, damit auch Pläne für denkbare extreme Lagen entwickelt werden können. 

Extreme Situationen antizipieren

Die Experten von Deloitte empfehlen die Entwicklung von vier plausiblen Szenarien auf der Grundlage einer sehr breiten Auswahl von Informationen. Dafür werden zunächst aktuelle Trends und kritische Unsicherheiten recherchiert, wobei Tools wie die proprietäre AI-Anwendung Deloitte Deep View eine unschätzbare Hilfe darstellen. Das Tool wertet u.a. durch Natural Language Processing (NLP) große Mengen hauptsächlich unstrukturierter Daten aus, etwa durch die Analyse von Quellen wie Online-News und Blogs. Die Trend-Ergebnisse werden vor dem Hintergrund konkreter COVID-19-Treiber aus den Feldern Technologie, Wirtschaft, Gesellschaft und Politik eingeordnet: von Supply-Chain-Auswirkungen und neuen Arbeitsmodellen bis zur Entwicklung der COVID-19-relevanten Gesetzgebung. Daraus ergeben sich dann plausible Rahmenmodelle, die in den Szenarien narrativ verdichtet werden. Sowohl deren spezifische Risiken als auch Chancen für das Unternehmen sollten dabei deutlich herausgearbeitet werden. Dieser Prozess ist auf der Basis unseres bewährten COVID-19 Strategic Response Lab Formats strukturiert, interaktiv und effizient.

Die Quantifizierung ist entscheidend

Im nächsten Schritt kommt es dann darauf an, die möglichen finanziellen Auswirkungen der Szenarien zu beziffern. Diese werden konkret für Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV), Bilanz und Cashflow analysiert. Dabei werden auch Korridore für mögliche Streuungen angesetzt. Die finanzielle Bewertung basiert auf einem Modell der wesentlichen Geschäftstreiber, das rund zehn Treiber in Kombination mit etwa fünf Planungsdimensionen (z.B. Organisation, Region, Produkt) umfasst. Mit diesem Ansatz können typischerweise 80% des betreffenden Geschäftsmodells erfasst werden. Für diese Quantifizierung ist der Input von Experten mit detailliertem Branchen-Know-how und Geschäftsmodell-Verständnis nötig, denn die Projektion der Zahlen berücksichtigt ihre individuellen Einschätzungen und Berechnungen. Daraus ergibt sich ein Ausblick, was auf das Unternehmen in den jeweiligen Szenarien zukommen würde, wenn es gar nichts unternimmt. Auf dieser Grundlage können dann die passenden Handlungspläne für die unterschiedlichen Szenarien entwickelt werden.

Maßnahmen gezielt planen

Bei der Ausarbeitung von Maßnahmen greifen die Experten von Deloitte auf fundierte Kataloge zurück, in denen sehr viele branchenspezifische Maßnahmen und Hebel detailliert beschrieben sind, etwa nach Aufwand, erwartbarem Effekt und Zeitplan. Nachdem die jeweils zielführenden Maßnahmenpakete für einzelne Szenarien identifiziert wurden, folgt eine Evaluierung und Priorisierung. Einzelne Maßnahmen können auch durch bestimmte Trigger konditionalisiert werden. Zum Beispiel greifen derzeit viele Unternehmen auf Kurzarbeit zurück und / oder reduzieren ihre Personalrückstellungen für Urlaub und Überstunden. Wenn sich bestimmte Indikatoren (wie etwa die Liquidität) verschlechtern, dann könnten vom Handlungsplan drastischere Maßnahmen wie ein Personalabbau ausgelöst werden. Die erarbeiteten Maßnahmen werden schließlich ihrerseits quantifiziert. So können dann mit professionellen Planungs- und Simulationstools ihre Auswirkungen in den jeweiligen Szenarien durchgespielt werden. 

Implementierung, Monitoring, Anpassung

Die Umsetzung der Maßnahmen sollte als dynamischer Prozess gestaltet werden. Durch kontinuierliches Monitoring werden dabei ständig die Entwicklungen der verschiedenen Treiber und ihre Wirkung der Maßnahmen beobachtet. Wenn sich Abweichungen ergeben, kann nachjustiert werden, etwa durch zusätzliche Maßnahmen und eine Anpassung an gewandelte Szenario-Bedingungen. Hierfür kommt bei Deloitte das AI-Tool Gnosis zum Einsatz, das u.a. die reale Entfaltung der Szenarien überwacht und eine zeitnahe Reaktion auf signifikante Änderungen ermöglicht. Die Frequenz des Monitoring kann dabei je nach Situation angepasst werden, indem beispielsweise von einem monatlichen auf ein zweiwöchiges Intervall umgestellt wird. Bei der Bewertung und Beurteilung der Maßnahmen verwendet Deloitte außerdem eine proprietäre moderne Planungs- und Simulationslösung. Dieses Tool ist sektorspezifisch vorkonfiguriert und erlaubt eine Szenario-basierte Quantifizierung u.a. unter Verwendung COVID-19-spezifischer Treiber-Kurven, eine Simulation von Effekten sowie eine Zuordnung der Maßnahmen.

Scenario and Action planning in Uncertain Times: Wege zur Umsetzung

Deloitte empfiehlt bei einem Szenario-basierten Rapid Response Projekt ein Vorgehen mit strukturierten Labs. Anders als bei konventionellen Workshops wird bei diesem Format ein komprimiertes, hochgradig strukturiertes und durch intensive Vorarbeit fallbezogen fundiertes Programm absolviert. Dieser Ansatz stellt sicher, dass handlungsrelevante Ergebnisse erzielt werden. Je nach Projektphase werden unterschiedliche Labs abgehalten – von Scenario Development, Implications und Strategic Options Lab über Action Identicifation, Evaluation und Prioritization Labs bis hin zu Control Tower Sessions, bei der die erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen validiert wird. Rapid Response Projekte werden von den Experten vom Deloitte Center for the Long View und von Deloitte's Finance & Controlling Experten gemeinsam durchgeführt, die dabei auf das breite Branchenwissen und tiefes Geschäftsmodell-Verständnis und die fundierten Operations-Kenntnisse des globalen Deloitte Netzwerks zurückgreifen können. Neben methodischem Knowhow und Industrieexpertise bringen sie auch modernste AI-gestützte Tools wie Deep View, Gnosis und ein vorkonfiguriertes, modernes Planungs- & Simulations-Tool mit.

In der neuen Ausgabe der CFO Insights Scenario and Action planning in Uncertain Times wird das Vorgehen im Detail vorgestellt und mit praktischen Beispielen erläutert.

Hier können Sie sich den CFO Insight "Scenario and Action Planning in Uncertain Times" herunterladen.