Operacionalizace analytiky v Global Business Services

Úvod

Mnozí dnes vnímají business analytiku jako způsob, jak transformovat oblast poskytování služeb.

I když získávání vhledu a poznatků prostřednictvím datové analytiky může být samo o sobě přínosné, často se vyskytnou skryté překážky, díky kterým je ukáže být další krok – realizace skutečných business přínosů – daleko větší výzvou. Pro někoho je využití Global Business Services (GBS) způsob, jak zajistit akceptaci opatření nezbytných pro úspěšné analytické programy.

Jak na datovou analytiku

Vytvoření lepšího systému

Global Business Services mohou pomoci vytvořit „tovární“ přístup k zajištění poznatků tím, že se zaměří na společný, konzistentní přístup umožňující generování vhledu na základě dat – nadefinují procesy, vyvinou nástroje a zajistí dohled nad zajišťováním kvality a trvalé zlepšování.

Zaměření na rychlost a efektivitu

Efektivní analytika vyžaduje rychlost. Pokud produkce zpožďuje poskytování poznatků managementu firmy, kteří je potřebují, je to problém. Je důležité definovat míru požadované přesnosti na základě stanovení vhodného poměru rizika/benefitů činěných rozhodnutí. Je rozdíl mezi mírou analytické přesnosti potřebnou pro měsíční posouzení plnění rozpočtu a analýzu sloužící uvedení nového výrobku na trh. Někdy „dobrá“ přesnost je více než vyhovující. Kompromis mezi rychlostí a přesností by měl být definován na základě business potřeb a ne podle matematické přesnosti.

Uživatelé na prvním místě, uživatelé až na posledním místě

Mnozí mají tendenci soustředit se na technologické aspekty business analytiky, protože je to právě technologie, na které analytika staví. I když je technologie nezbytná, nikdy sama o sobě nedokáže poskytnout hodnotu, jakou analytika nabízí. Uživatelská zkušenost je tím rozhodujícím hlediskem, které musíte zohlednit, když stanovujete, jak budete vytvářet a prezentovat výsledky datové analytiky. Zatímco někdo může být nadšen velkým množstvím dat, pro jiné je to příliš. Obdobně někdo preferuje grafické znázornění, ale jiní potřebují slovní popis, aby si byli jisti, že rozumí výsledkům. Až příliš často bývá toto poslední hledisko datové analytiky opomíjeno, což může v konečném efektu firemním analytickým programům uškodit.

Najděte a vyřešte skryté překážky

Počítejte s tím, že někteří budou brát výsledky osobně

Reakcí na oslnivý nový poznatek z analytiky je často obrana a obhajoba namísto očekávaného oslavování. Mnoho manažerů totiž vnímá akceptaci zjištění jako převzetí odpovědnosti za nepříznivý výsledek. Koneckonců analytika nabízí hlubší vhled, který může odhalit plýtvání nebo identifikovat příležitosti k úsporám. Zjištění těchto slabých míst může vést k tomu, že se lidé budou obávat, že jim bude přičítána odpovědnost za tento výsledek nebo že budou možná muset napravovat něco, o čem netušili, že vůbec potřebuje nápravu. Bylo by naivní neočekávat, že špatné zprávy budou odmítány nebo zpochybňovány. Pokud nemá firemní kultura ve svém DNA zažité zlepšování a agilnost, může zavedení analytických schopností způsobit, že bude inovací méně, a ne více.

Jednou z možností je řídit šíření analytiky prostřednictvím struktur GBS. V případě začlenění datové analytiky do týmu trvalého zlepšování se analytické poznatky stávají součástí spolupracujícího týmu a osoby, které mají nejvíce co ztratit a mohly by být vnímány jako součást problému, zaujímají nově roli, která je součástí řešení. Toto jednoduché opatření může pomoci eliminovat pocit osobního ohrožení a zaměřit se na realizaci změn namísto hledání viníka.

Čekají vás organizační překážky. Připravte se podle toho.

Další překážka spočívá v organizační úrovni. V mnoha případech divize nebo útvary ve firmě mají zájem implementovat změnu, aniž by si uvědomily její dopad směrem nahoru nebo směrem dolů. Analytika může pomoci identifikovat úzké místo v procesu jako například zpoždění v uzavírání prodejních smluv způsobené pomalou reakcí ze strany právního oddělení nebo řízení rizik. I když analýza usnadní identifikaci, může být mnohem složitější realizovat vlastní nápravu. V tomto případě možná právní oddělení využívá služeb externího právníka, nebo je nedostatečně personálně obsazeno. Z pohledu čísel jsou problém i řešení ve stejné funkci. Pokud se ale právní oddělení nezaváže pracovat více a déle, není náprava snadná. Alternativou je spolupracovat s týmem trvalého zlepšování GBS, který může identifikovat jako základní příčinu množství nestandardních smluv, které používá obchodní oddělení. Smluvní zátěž lze snížit tím, že se budou používat předem schválené smluvní vzory s cílem snížení nároků na právní oddělení, což mu umožní zaměřit se na menší počet výjimek. Zde jde o to, přesunout se od pouhého identifikování problémů k zaměření se na jejich řešení.

Najděte způsob jak financovat dobré nápady

I když téměř všichni budou souhlasit se správným postupem, jakákoli změna pravděpodobně stejně ovlivní finanční výsledky, ať již příznivě nebo nepříznivě. Příliš často se stává, že dobrý úmysl narazí na rozpočtovou realitu. Jakmile je určitá iniciativa vytvořena a akceptována, může být stále odložena jednoduše proto, že náklady, které nese jedna divize, aby se ušetřilo v divizi jiné, nebyly zohledněny v současném rozpočtu. Tomu se lze vyhnout tím, že za změny a financování nákladů nenaplánovaných v rozpočtu bude odpovědný tým GBS.

Změňte organizaci

Porozumějte staré gardě

Historicky byla při rozhodování důležitá především zkušenost: lidé byli povyšováni na základě svých osobních zkušeností a znalostí získaných během své praxe. Starší zkušenější manažeři školili mladší a méně zkušené pracovníky, kteří byli časem povýšeni. Rozhodnutí a strategie byly vytvářeny na vrcholku pyramidy a realizovány na její bázi. Toto se dnes ovšem mění.

Akceptujte nový řád

Poznatky vycházející z datové analytiky jsou často generovány na nižších úrovních méně zkušenými pracovníky. I když jsou stále přezkoumávány a validovány na vrcholu top managementem, zkušenost jako taková již není tak cenná jako kdysi. Systém odshora dolů se vlastně mění na systém zdola nahoru, což převrací mocenskou strukturu na hlavu.

Zkušenost je nezbytná k zajištění ochranných mantinelů, které data sama o sobě neposkytnou, aby se zabránilo tomu, že organizace učiní špatná rozhodnutí na základě dostupných informací a přitom bude ignorovat vlastní zkušenost a realitu chování trhu. Nejlepším způsobem, jak optimálně využít přínosů analytiky, je změnit organizaci tak, aby produkovala analytické poznatky, vytvářela prostředí podpory pro jejich uvádění do praxe a současně respektovala hodnotu zkušeností při vylaďování výsledných řešení.