La situation
Une organisation canadienne du secteur de l’énergie faisait face à un risque d’exécution croissant au sein de son portefeuille de projets d’investissement, alors que les équipes s’appuyaient sur des systèmes fragmentés et fortement manuels couvrant l’ingénierie, la construction, la mise en service et le transfert aux opérations.
Ces défis sont apparus dans l'exécution quotidienne des projets et lors de la remise des projets. Des systèmes tiers et des outils développés à l’interne étaient utilisés pour accomplir les mêmes fonctions, notamment les outils de formulaires d'inspection, ce qui entraînait des processus incohérents d’un projet à l’autre. Les informations étaient souvent saisies deux ou trois fois au cours du cycle de vie du projet, générant des données redondantes et sujettes aux erreurs et augmentant le volume de reprises. La visibilité sur la performance des projets était également limitée, les indicateurs et tableaux de bord reposant sur une consolidation manuelle provenant de plusieurs systèmes.
Un transfert inefficace des documents et des actifs a accentué les risques opérationnels en aval, avec environ 80 % des données d'actifs non alignées au moment du transfert. L’incohérence des données d’actifs, combinée à l’absence de classes d’actifs normalisées, compliquait la transition des projets vers les opérations et réduisait la confiance dans cette étape critique.
La solution
Deloitte a été mandatée pour soutenir l'optimisation des initiatives d'ingénierie, de construction et de mise en service par le client, en contribuant à la conception et à la mise en œuvre d’un écosystème intégré unique de livraison des projets.
L’approche reposait sur une normalisation des processus à l’échelle de l’entreprise, appuyée par un système d’information de gestion de projets unifié agissant comme système unique de référence. La solution a permis de remplacer de multiples outils non intégrés par des flux de travail standardisés pour les demandes d’information, les inspections, la gestion documentaire, les données d’actifs et le suivi de la performance des projets.
Une conception centrée sur les actifs a également été mise en place, incluant le développement d’une bibliothèque normalisée de classes d’actifs et d’un registre des actifs. Cette approche a permis de vérifier de façon fiable les données d’actifs par les intervenants appropriés, de l’ingénierie à la mise en service et au transfert. L’automatisation et l’intégration des systèmes ont réduit les efforts manuels grâce à des flux de travail intégrés, des champs de données validés, des formulaires mobiles, des rapports fondés sur des interfaces de programmation applicatives (API), ainsi qu’une gestion automatisée des documents et des transmissions. Ensemble, ces capacités ont établi une base plus cohérente et évolutive pour la réalisation des projets d’investissement.
Le résultat
L’initiative a permis une réduction de 20 % de l’empreinte applicative, diminuant ainsi la complexité des systèmes, réduisant les coûts de soutien et facilitant l’adoption par les utilisateurs dans l’ensemble de l’environnement de projet. La qualité des données s’est nettement améliorée grâce à l’élimination des traitements redondants, à la validation progressive des données et à la normalisation de la gestion des données d’actifs.
Le client a bénéficié d’un transfert aux opérations plus rapide et plus fiable, rendu possible par l’automatisation de l’assemblage des documents, des actifs et des dossiers, conformément aux exigences opérationnelles. Les équipes de projet ont également gagné en visibilité et en capacité décisionnelle, soutenues par des tableaux de bord en temps réel, des indicateurs normalisés et une source unique de données fiables à l’échelle des projets et des portefeuilles.
La collaboration avec les entrepreneurs et les fournisseurs s’est aussi améliorée grâce à la soumission et à l’examen directs des livrables dans le système, avant l’autorisation des paiements. Le client prévoit plus de 20 M$ d’économies et de coûts évités par année, attribuables à une exécution plus efficace des activités d’ingénierie, de construction, de mise en service et de transfert aux opérations.