Points d’attention lors de l’occupation de personnel au sein d’un groupe de sociétés

Il arrive régulièrement qu’un salarié travaille pour plusieurs sociétés d’un même groupe. Dans un premier temps, nous pensons ici aux fonctions transversales telles que les cadres, les ressources humaines et la comptabilité. Cependant, certains services spécifiques peuvent également être fournis par une seule société au sein du groupe : marketing, transport, nettoyage des locaux, assistance technique, etc.

Dans ce cadre, nous souhaitons attirer votre attention sur deux points importants:

Mise à disposition interdite de personnel

Il est question d'une mise à disposition interdite de personnel lorsque l’autorité patronale, qui appartient normalement à l’employeur juridique (c’est-à-dire la société qui emploie les salariés), est exercée en partie par la société qui occupe en réalité ces salariés (" l’utilisateur ").

La législation détermine toutefois explicitement que certaines instructions de l’utilisateur ne sont pas considérées comme l’exercice d’une autorité sur les salariés qui ont été mis à sa disposition, et sont donc autorisées:

Les instructions données dans le cadre du respect des obligations en matière de bien-être ;

Les instructions données dans le cadre de l’exécution de la convention liant l’utilisateur et l’employeur, comme les instructions relatives au contenu du travail à exécuter, les instructions relatives au temps de travail et de repos,… À cet égard, les 4 conditions cumulatives suivantes doivent être remplies :

1. Les instructions doivent être données en application d’une convention écrite conclue entre l’utilisateur et l’employeur juridique;
2. Cette convention doit stipuler explicitement et de manière détaillée quelles instructions peuvent précisément être données par l’utilisateur aux salariés;
3. Le droit de l’utilisateur de donner des instructions ne peut en aucune manière porter atteinte à l’autorité patronale de l’employeur;
4. L’exécution donnée dans les faits à cette convention doit correspondre entièrement aux dispositions expresses de la convention écrite.

Si un salarié inscrit sur le payroll de la société A effectue des travaux pour la société B, une convention écrite de prestation de services, stipulant explicitement et de manière détaillée le droit pour la société B de donner des instructions, doit être conclue entre la société A et la société B. 

Facturation correcte des prestations fournies

La question se pose de savoir sous quelles conditions les frais facturés par l’employeur juridique à l’utilisateur pour les prestations fournies sont fiscalement déductibles. Nous partons à cet égard du principe que les frais sont bel et bien encourus ou supportés par l’utilisateur en vue d’acquérir ou de conserver des revenus imposables.

Il est important à cet effet de convenir d’une rémunération conforme au marché. En effet, si l’administration fiscale estime que le montant facturé est excessif (par ex. une marge trop élevée en fonction de la nature des services), la différence entre une rémunération « conforme au marché » et la rémunération effectivement payée peut, en fonction de la situation, être imposée comme un avantage anormal ou bénévole acquis par l’employeur ou accordé par l’utilisateur.

Les facturations de prestations pour les services fournis sont en principe soumises à la TVA. Cependant, si l’employeur et l’utilisateur des services appartiennent à une unité TVA, les prestations ne relèvent dès lors pas du champ d’application de la TVA (dans ce cas, la facture établie comportera la mention « opération au sein de l’unité TVA »).

Les prestations facturées dans le cadre d’une convention de prestation de services intragroupe doivent être conformes au marché et être en principe facturées avec TVA.