Succesvolle projecten via een 360° project cockpit

Het uitvoeren van projecten hoort bij het DNA van een aannemersbedrijf. Maar tegelijkertijd houden projecten de nodige onzekerheid in. Het specifieke karakter van elk project en stijgende kosten maken het moeilijk om op voorhand te bepalen welke koers zal worden gevaren. Neem daarbij het feit dat klanten niet alleen veeleisender worden maar ook kostenbewuster zijn, maakt dat projecten uitvoeren geen evidentie is. Integendeel, het vereist ondersteuning door de juiste mensen, processen én informatie.

Projectleiders & het finance team moeten het project benaderen vanuit één verhaal

Een project in uitvoering wordt vanuit twee invalshoeken opgevolgd:

• Operationeel: De focus van de projectleider ligt op de operationele uitvoering. Hoe zit het met de planning van de onderaannemers? Zijn de bestellingen tijdig gemaakt? Halen we de oplevertermijn?
• Financieel: Het Finance team volgt eerder de kasstromen op en kijkt de correcte en tijdige uitfacturatie van de prestaties na. Daarnaast evalueert dit team ook de cost-to-complete en projectmarge.

Beide invalshoeken moeten echter één verhaal brengen en een positieve wisselwerking teweegbrengen. Het bundelen van het boekhoudkundig resultaat en het operationeel projectresultaat is hierbij een absolute must. De kunst bestaat erin om steeds de variantie te kunnen verklaren en onder controle te houden. Wanneer de aansluiting tussen beide een feit is, zal de financiële projectrapportering als enige waarheid gelden zodat het gesprek tussen de bedrijfsleider, de projectleider en het Finance team zal leiden tot de juiste bijsturing van de projecten.

Nood aan dagelijkse opvolging én maandelijkse projectresultaten

Enerzijds is er de noodzaak om bepaalde cijfers dagelijks op te volgen. Denk onder meer aan het aantal arbeiders die momenteel op een project werken en of de goederen op tijd op locatie geleverd worden zodat er effectief verder kan gewerkt worden. Anderzijds is het belangrijk om ook over de (financiële) projectresultaten te beschikken, bij voorkeur op een maandelijkse basis. Het project moet eigenlijk virtueel stil gelegd worden, zodat er een foto kan gemaakt worden van de huidige financiële status van het project. Maar om deze foto te maken, staat de financieel verantwoordelijke voor tal van uitdagingen. Zo kunnen de projecten over meerdere maanden lopen, worden niet alle kosten integraal doorgerekend naar de projecten en is de bepaling van de werken in uitvoering ook geen simpele oefening. Door het optimaliseren van de data registratie (d.i. Wie geeft welke informatie op welk moment via welk systeem in?) alsook de financiële afsluitprocessen kunnen deze uitdagingen structureel aangepakt worden. Zo kan de automatisering van een aantal manuele stappen risico’s op fouten beperken en tijdswinst genereren. De opmaak van een afsluitkalender en een checklist zorgen er voor dat alle betrokkenen doorheen het proces op elkaar zijn afgestemd.

Doen we dit project morgen opnieuw?

Naast de project specifieke conclusies wil het management vooral inzicht krijgen in de algemene ‘lessons learned’.

• Hoe varieert de rendabiliteit van projecten volgens soort project?
• Zijn de projectmarges voldoende om de vaste kosten te dekken?
• Wat is de productiviteit van mijn mensen en de onderaannemers?

Die inzichten komen naar boven door over de projecten heen naar de diverse projectparameters te kijken. Degelijk financieel beheer binnen een projectomgeving wordt ondersteund door een goede projectrapportering in een gebruiksvriendelijke, dynamische en future proof tool: een 360° project cockpit. Deze omvat een specifiek dashboard met analysemogelijkheden per project, per projectfase en budgetcomponent. Vanuit een overkoepelend exceptierapport worden knipperlichten vroegtijdig vastgesteld waardoor de nodige acties tijdig ondernomen kunnen worden. De verschillende invalshoeken moeten één integraal verhaal brengen en zorgen dat de neuzen binnen de organisatie in dezelfde richting staan.