Btw-aandachtspunten bij internationaal ondernemen

Internationale expansie biedt u als onderneming het perspectief om nieuwe markten en afnemers te bereiken. Internationalisering betekent echter ook vaak dat u een kluwen van regelgeving in acht moet nemen, waaronder niet in het minst de toepassing van correcte btw-regels.

Gezien de complexe materie -die daarenboven nog verschillend kan worden geïnterpreteerd afhankelijk van lidstaat tot lidstaat- is het van belang om uw transacties in kaart te brengen en te voorzien in een procedure en afspraken inzake de onderliggende bewijsdocumenten.

Breng uw transacties in kaart

Om internationale (aan-en verkoop-)transacties btw-technisch correct te behandelen is het belangrijk dat u een aantal aspecten duidelijk in kaart brengt:

• Hoe kwalificeert de handeling die gefactureerd wordt? Betreft het een levering van een goed of dienst, een invoer van goederen, een levering met installatie of een intracommunautaire afstandsverkoop,… ?
• Wie is uw afnemer: een belastingplichtige, een particulier of een overheidsinstantie?
• Worden de goederen die aangekocht worden bij uw leverancier rechtstreeks geleverd naar uw klant (drop shipments)?
• Beschikt u over een opslagplaats in een andere lidstaat vanwaar de goederen worden geleverd naar uw klanten?
• Verkoopt u goederen via een webshop?
• Welke incoterm heeft u afgesproken met uw leverancier/klant? M.a.w welke partij zal instaan voor het vervoer van de goederen?
• Welke partij treedt op als invoerder/uitvoerder van de goederen? Wat zijn de btw-gevolgen in de landen waar deze transacties plaatsvinden?
• …

Een wijziging in de goederenflow kan een belangrijke impact hebben op de correcte btw-behandeling van een transactie en kan –in het slechtste geval- een btw-registratieverplichting in een andere lidstaat tot gevolg hebben. Zo kan een last minute wijziging van het transport, beslist door de logistieke afdeling, een grote impact hebben op de correcte btw-behandeling van de verkooptransacties (bv. dropshipment levering van bij de buitenlandse leverancier i.p.v. levering vanuit het warehouse in België). Transparante en duidelijke communicatie tussen de verschillende afdelingen (commercieel – logistiek – financieel) is dus essentieel. Bent u als onderneming internationaal actief, dan is een basis ‘btw-awareness’ binnen uw verschillende afdelingen bijgevolg noodzakelijk.

Focus op procedure – onderliggende bewijsdocumenten

In de praktijk stellen we vast dat de btw-administratie zich bij een btw-controle niet langer beperkt tot een controle van de journalen en facturen. In het algemeen, maar zeker in het geval van internationale btw-vrijstellingen, zal de controleur ook de onderliggende documenten opvragen. Als belastingplichtige moet u immers voor elke inkomende en uitgaande handeling een betrouwbaar controlespoor -dat een duidelijk verband legt tussen de levering of dienst enerzijds en de factuur anderzijds- kunnen aantonen.

Deze onderliggende documenten vormen ook een belangrijk element bij de toepassing van btw-vrijstellingen in een internationale context. Indien internationale transacties worden gefactureerd zonder aanrekening van Belgische btw moet de leverancier steeds kunnen bewijzen dat er voldaan is aan de voorwaarden voor de toepassing van de btw-vrijstelling (bv. vrijstelling intracommunautaire levering, uitvoer,…) of zal de leverancier moeten kunnen aantonen dat een handeling btw-technisch niet plaats vindt in België (bv. levering met installatie van een machine in het buitenland).

De praktijk toont keer op keer aan hoe belangrijk het als onderneming is om over de juiste onderliggende documenten te beschikken en dit om zowel de echtheid van een transactie als de correcte toepassing van een btw-vrijstelling te bewijzen. We raden u dan ook aan om uw interne procedures (bv. voor de goedkeuring van orders of het bewaren van de vereiste transportdocumenten) uitgebreid te documenteren. Een goed gedocumenteerd intern controleproces kan bovendien ook intern nuttig zijn om bijvoorbeeld btw-gerelateerde fouten op te sporen of om nieuwe medewerkers op weg te helpen.