Wann sind elektronische Zustellungen verpflichtend?

Vorbemerkung

Die elektronische Korrespondenz mit österreichischen Behörden und Ämtern ist wohl einer der wichtigsten Digitalisierungsschritte im öffentlichen Bereich. Die virtuelle Übermittlung behördlicher Dokumente wird als elektronische Zustellung bezeichnet und ist seit Anfang 2020 im E-Government-Gesetz verankert.

E-Zustellungen

Der elektronische Verkehr mit Behörden wird über die folgenden Plattformen abgewickelt, wobei zwischen Privatpersonen und Unternehmer*innen unterschieden wird:

• oesterreich.gv.at oder App „Digitales Amt“ (für Privatpersonen und Unternehmer*innen)
• finanzonline.bmf.gv.at (für Privatpersonen und Unternehmer*innen)
• usp.gv.at (für Unternehmer*innen)

Die Verlagerung der Kommunikation mit Behörden in das Internet wirft viele Fragen auf, wie beispielsweise die mit der elektronischen Zustellung verbundenen Rechtsfolgen. Grundsätzlich werden Verständigungen per E-Mail versandt, sobald ein neues Schriftstück im jeweiligen Posteingang verfügbar ist. Hierbei ist zu beachten, dass einer Verständigung an die E-Mail-Adresse bloßer Service-Charakter zukommt und ein Bescheid in FinanzOnline als zugestellt gilt, sobald dieser dort abrufbar ist, selbst wenn der Teilnehmer von der Bescheidzustellung selbst keine Kenntnis erlangt hat. Wird die elektronische Zustellung übersehen, können entscheidende Fristen (zB Beschwerdefristen gegen Bescheide) verstreichen.

Nachfolgend wird ein Überblick über die unterschiedlichen Personengruppen und deren Möglichkeiten zur Abmeldung von der elektronischen Zustellung gegeben, um den Eintritt der zuvor beschriebenen Risiken zu vermeiden.

Arbeitnehmer*in mit Lohnsteuerpflicht

Für Privatpersonen, die lediglich lohnsteuerpflichtige Einkünfte erzielen, ist die elektronische Zustellung freiwillig. Gleiches gilt für Bezieher von Einkünften aus Kapitalvermögen (zB Dividenden). Möchte man die elektronische Zustellung nicht in Anspruch nehmen, sollte man sicherstellen, sich bei den genannten Plattformen gegebenenfalls abzumelden bzw der elektronischen Zustellung zu widersprechen, weil diese oftmals automatisch aktiviert wird. Nach vorgenommener Abmeldung wird die Zustellung wieder postalisch abgewickelt.

In FinanzOnline wird die E-Zustellung automatisch aktiviert. Möchte man diese in Anspruch nehmen, sollte eine regelmäßig verwendete E-Mail-Adresse hinterlegt werden, um Benachrichtigungen über einlangende Schriftstücke zu erhalten. Zudem empfiehlt es sich, aus Vorsichtsgründen regelmäßig (zB monatlich) aktiv allenfalls zugestellte Schriftstücke abzufragen. Eine bereits aktive Zustellvollmacht an den Steuerberater wird dadurch nicht beeinflusst.

Unternehmer*in mit betrieblichen Einkünften

Das E-Government-Gesetz sieht die verpflichtende Teilnahme an der elektronischen Zustellung für alle Unternehmer*innen vor. Für die Definition, wer Unternehmer*in ist, greift der Gesetzgeber auf das Bundesstatistikgesetz zurück. Für Unternehmer*innen im Sinn dieses Gesetzes, das sind Personen, die betriebliche Einkünfte erzielen, besteht seit 1.1.2020 bis auf zwei Ausnahmeregelungen eine Verpflichtung zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung über das Unternehmensserviceportal (USP) und FinanzOnline. Ausgenommen von der Verpflichtung sind Unternehmen, welche die Umsatzgrenze von EUR 35.000 im vorangegangenen Kalenderjahr unterschritten haben, womit keine Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen besteht (Kleinunternehmer*in). Darüber hinaus sieht das Gesetz eine weitere Ausnahme vor, welche jedoch in der Praxis nur geringe Bedeutung zukommt: Unternehmen, die über keinen Internetanschluss oder nicht über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen, sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen. Trifft keine dieser Ausnahmen zu, ist ein Widerspruch gegen die elektronische Zustellung nicht mehr möglich.

Natürliche Person mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung

Zu beachten ist, dass Personen, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen, laut Bundesstatistikgesetz ebenfalls als Unternehmer*innen gelten. Es besteht für sie daher im Hinblick auf die elektronische Zustellung eine Verpflichtung zur Registrierung im USP sowie bei FinanzOnline. Die oben beschriebenen Ausnahmeregelungen kommen allerdings auch hier zur Anwendung (Kleinunternehmer*in oder fehlende technische Voraussetzungen).

Fazit

Vielen Nutzer*innen sind die Folgen eines nachlässigen Umgangs mit elektronischen Zustellungen und dem digitalen Behördenverkehr nicht bewusst. Unternehmer*innen können im USP bzw Privatpersonen können auf oesterreich.gv.at oder in der App „Digitales Amt“ für eine begrenzte Zeit Abwesenheitsmeldungen hinterlegen. Die Zustellungen erfolgen in dieser Zeit über den Postweg. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt sich eine Zustellvollmacht für Parteienvertreter, sodass gesetzliche Fristen nicht übersehen werden. Unsere Deloitte-Expert*innen beraten Sie gerne bei etwaigen Fragestellungen.