E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025

Überblick

Auf EU-Ebene wurde zuletzt vom ECOFIN die ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) verabschiedet. Ein Maßnahmenpaket davon befasst sich mit der Einführung digitaler Meldepflichten und einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung, deren Inkrafttreten derzeit mit 1.6.2030 geplant ist. Davon grds unabhängig wurden heuer in Deutschland im Zuge des Wachstumschancengesetzes Regelungen hinsichtlich einer obligatorischen elektronischen Rechnung beschlossen. Diese sind erstmals auf bestimmte Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden, anzuwenden. Mit Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat das deutsche BMF die Vorgaben konkretisiert. 

Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung beschränkt sich auf B2B Umsätze zwischen deutschen Unternehmen. Es müssen sowohl der:die leistende Unternehmer:in als auch der:die Leistungsempfänger:in in Deutschland ansässig sein. Ansässigkeit liegt dann vor, wenn der:die Unternehmer:in in Deutschland seinen:ihren Sitz, Geschäftsleitung, eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, bzw seinen:ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Auch Kleinunternehmer:innen, Land- und Forstwirt:innen oder Vermieter:innen von Wohnungen sind von der E- Rechnungspflicht umfasst.

Werden Rechnungen über Leistungen, welche gemäß § 4 Nr 8 bis 29 dUStG steuerfrei sind, oder Rechnungen über Fahrausweise ausgestellt, besteht keine Verpflichtung zur E-Rechnung. Ebenso sind Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis EUR 250) von der E Rechnungspflicht ausgenommen. Bei Zustimmung des Empfängers ist es jedoch möglich, auch in diesen Fällen eine E-Rechnung auszustellen.

Strukturiertes elektronisches Format

ISd neu gefassten Regelung im deutschen Umsatzsteuergesetz ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Demgegenüber steht der Begriff der sonstigen Rechnung – darunter ist eine Rechnung zu verstehen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (welche mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt wurde) entsprechen. Das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn sich aus der E-Rechnung im vereinbarten Format die nach dem dUStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht.

Typische Formate, welche die Norm EN 16931 erfüllen, sind die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1., ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL). Daneben sind auch europäische Rechnungsformate wie bspw Factur-X oder Peppol-BIS Billing möglich.Wie auch schon bisher muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Hinsichtlich der Lesbarkeit ist jedoch nun von einer maschinellen Lesbarkeit die Rede – die zusätzliche Erstellung und Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich (maschinelle Auswertbarkeit ermöglicht bei Bedarf die menschenlesbare Anzeige via Visualisierungsanwendungen). 

Übermittlung der E-Rechnung

Bezüglich der Übermittlung und des Empfangs von E-Rechnungen gibt es keine bestimmten Vorgaben. Im Schreiben des dBMF zur Einführung der E-Rechnung werden für die Übermittlung beispielhaft der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder der Download über ein Internetportal als Möglichkeiten gelistet. IdZ wird auch angeführt, dass sich die technisch möglichen und rechtlich zulässigen Übertragungswege für den Austausch von Rechnungsdaten zukünftig ändern werden, da für ein in Zukunft einzuführendes Meldesystem E Rechnungsplattformen relevant sein werden.

Übergangsregelungen

Grds gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 1.1.2025. Jedoch gibt es aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands gewisse Übergangsregelungen. Demnach können noch bis Ende 2026 sonstige Rechnungen (Papierrechnung oder – bei Zustimmung des:der Rechnungsempfängers:in – eine elektronische Rechnung, welche nicht dem neuen Format entspricht) ausgestellt werden. Rechnungsaussteller:innen, welche einen Vorjahresumsatz von EUR 800.000 nicht überschreiten, können zudem noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.

Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es allerdings keine Übergangsregelung. Deutsche Unternehmer:innen müssen daher ab 2025 den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten können (hierbei kann jedoch bereits ein E-Mail-Postfach ausreichend sein).

Auswirkung auf österreichische Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland hat für österreichische Unternehmer:innen nur dann eine Auswirkung, wenn diese in Deutschland über eine Tochtergesellschaft verfügen oder eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte (feste Niederlassung) betreiben. Für Ausgangsumsätze des deutschen Tochterunternehmens bzw der Betriebsstätte an deutsche Unternehmer:innen sind hier ab 2025 grds E-Rechnungen auszustellen (nach derzeitigen Übergangsregelungen spätestens ab 2027 bzw 2028, wenn der Vorjahresumsatz EUR 800.000 nicht übersteigt). Eingangsseitig muss sichergestellt werden, dass das Tochterunternehmen/die Betriebsstätte E-Rechnungen empfangen kann. Hinsichtlich eines Vorsteuerabzugs wird die Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Rechnung nur dann erfüllt, wenn bei E-Rechnungspflicht auch eine E-Rechnung vorliegt. Konnte der:die Rechnungsempfänger:in jedoch davon ausgehen, dass der:die Rechnungsersteller:in die Übergangsregelungen in Anspruch genommen hat, wird der Vorsteuerabzug aufgrund des falschen Formats nicht versagt.

Sind österreichische Unternehmen lediglich für umsatzsteuerliche Zwecke in Deutschland registriert, ohne dass eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte vorliegt, kommen die Vorschriften bezüglich der E-Rechnung nicht zur Anwendung. In diesen Fällen ist die Voraussetzung, dass es sich um einen Umsatz zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmer:innen handelt, nicht erfüllt. Ebenso verhält es sich für österreichische Unternehmer:innen, welche im Rahmen des Vorsteuererstattungsverfahrens Vorsteuern aus Deutschland erstattet lassen. Es besteht hier für die Vergütung der Vorsteuern keine Voraussetzung hinsichtlich des Vorliegens von E-Rechnungen.

Fazit

Ist ein:e österreichische:r Unternehmer:in in Deutschland rein für umsatzsteuerliche Zwecke registriert (ohne umsatzsteuerliche Betriebsstätte), ergeben sich durch die neuen Regeln zur E-Rechnungspflicht in Deutschland keine Auswirkungen.

Hat ein:e österreichische:r Unternehmer:in jedoch eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte (feste Niederlassung) in Deutschland, sind die Vorschriften bezüglich E-Rechnung bei innerstaatlichen B2B-Umsätzen anwendbar. Die Möglichkeit des Empfangs von E-Rechnungen sollte von betroffenen Unternehmer:innen mit Anfang 2025 sichergestellt werden. Auch wenn für die Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsfristen bestehen, sollten – falls noch nicht bereits geschehen – umgehend Maßnahmen für die Einarbeitung der E-Rechnungsanforderungen in die bestehende Systemlandschaften geplant und folglich umgesetzt werden.