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企業體質檢查(下)-從A到A+,循序漸進強化企業體質

作者: 勤業眾信聯合會計師事務所企業風險服務 / 徐潔茹經理、林茵薇經理【勤業眾信通訊2012年06月號】

在上一期的專欄中,我們針對企業體質檢查的重要性及企業經常面臨的四大關鍵挑戰進行探討,在本次專欄中,我們將進一步說明,如何解讀企業體質檢查報告上的各項指標,並針對企業後續可採取之因應措施提出改善建議。

如同不同性別、年齡、身高、體重的人有不同的健康標準值一樣,在不同成長階段的企業,對於企業營運管理能力及資訊系統也有不同程度的需求,從企業人員落實度、流程順暢度、資訊透明度三方面對於管理階層決策支援程度的高低,我們可以將企業劃分為以下六個成熟度:I. 未知曉型(Unaware)、II. 片段型(Fragmented)、III. 整合型(Integrated)、IV. 調校型(Aligned)、V. 強化型(Strengthened)、VI. 優化型(Optimized)。(各成熟度企業特徵請參見表一、企業體質成熟度)

企業從每一個成熟度思考如何往下一個成熟度邁進時,通常會遭遇一些問題與困境,而為了排除及克服這些問題與困境,應該從不同的管理重點著手,並進而衍生出一些為落實改善所必要之管理需求;接下來,我們將與大家分享在企業體質診斷中,各階段常見的營運問題及建議改善方向。

1. 邁向片段型企業

【企業面臨問題與困境】

  • 企業在特定商業議題遭遇困難(如產品成本數字不精確),並認為資訊系統應可提供協助,但卻不知道該從何處改起,或是能如何透過資訊系統來解決問題;甚至於貿然引入一套新資訊系統,不但原本問題未被解決,反而引發出更多問題。
  • 企業欲自行或委外開發應用系統以支援特定業務功能(如財會系統之開發),但卻欠缺適當人員能引導使用者提出需求,並清楚與開發人員進行溝通。
  • 企業逐漸成長,且經營者亟欲調整公司體質以邁向另一層次(如IPO),經營者清楚企業發展策略,但策略的落實需要組織、流程、及資訊系統的配合,企業卻欠缺適當人員協助展開可支援之短、中、長期執行計劃及資訊系統藍圖。

【管理重點及改善需求】

管理重點在於如何充分聯結企業發展策略、營運作業流程、以進一步定義企業所需之系統功能需求,根據企業需求之滿足程度尋求合適之資訊系統解決方案,方可妥善運用資訊科技以完成企業特定業務功能。

企業需要具經驗及能力之人員引導使用者(含管理決策階層、中階主管及作業執行單位)提出需求,作為系統開發單位與導入單位之溝通橋樑,並確認系統功能能與使用者需求相符。

2. 邁向整合型企業

【企業面臨問題與困境】

  • 企業經營者認為公司作業流程及應用系統運作不順暢,似乎許多環節都發生了問題,需要有人能為公司進行全面性診斷,以釐清問題根因並進一步提出解決方案。
  • 企業欲導入/汰換資訊系統,面對龐大的資本支出,需要有人協助進行理性決策,以評選出最適合的解決方案,並協助確保該解決方案能確實執行。
  • 企業欲開發全新應用系統,但需要有人協助提供新舊系統資料移轉過程中的諮詢或是移轉結果之驗證。

【管理重點及改善需求】

管理重點在於如何完善整合企業各資訊系統與作業流程,並確保資訊系統能充分支援企業日常營運。

企業需要具經驗及能力之人員彙整企業需求以選擇合適的導入方式、產品、及導入顧問,並有效管控導入過程(符合預算、時程、品質上的要求,並做好良善之專案風險管理),以確保系統成功上線。

3. 邁向調校型企業

【企業面臨問題與困境】

  • 企業使用整合型應用系統(如ERP)一段時間後,發現數據不正確或不及時、功能不完整或不支援、人員作業耗時、管理表報欠缺,需要有人協助檢視問題所在並進行相關調整。
  • 導入整合型應用系統後,企業重要交易資訊皆存放於系統中,管理階層需要有人協助確認系統中各項控制機制是否適當,並進一步建置異常交易追蹤機制,以針對企業內部風險進行有效控管。

【管理重點及改善需求】

管理重點在於如何充分發揮應用系統功能以支援企業各項營運活動,並提供正確、完整、及時之資訊予管理階層,協助管理階層進行各項日常作業之管理,及時校正與追蹤異常狀況,以進一步確保企業目標的達成。

企業需要具經驗及能力之人員檢視並調整既有系統功能及作業流程,並定義管理報表所需資訊,確認應用系統能在安全穩定且彈性效率的情況下支援企業目標達成。

4. 邁向強化型企業

【企業面臨問題與困境】

  • 企業使用整合型應用系統(如ERP)支援日常各項營運作業,管理階層需要有人協助定義作業面各項管理績效指標,並將其轉化為資訊系統需求,與管理報表開發人員溝通,以確認應用系統可提供相關分析數據。

【管理重點及改善需求】

管理重點在於如何善用系統營運資料進行異常管理,並聯結作業面之各項績效指標,持續改善企業無效率之作業,以強化企業體質。

企業需要具經驗及能力之人員協助定義作業面之各項管理績效指標(含資料來源、運算邏輯、產出結果),並確認應用系統可提供各項指標值所需資訊。

5. 邁向優化型企業

【企業面臨問題與困境】

  • 企業在日常營運過程中充斥各項資訊,管理階層需要有人協助將這些資訊依重要性進行歸納分析,從中萃取出最值得經營者關注的重點資訊,並進一步建置一套良好的監控及預警平台,以支援決策及落實End-to-End管理。

【管理重點及改善需求】

管理重點在於何善用系統營運資料進行目標管理及決策支援,供管理階層可全盤掌握企業動態,分析歷史模式、追蹤即時情況、預測未來趨勢。

企業需要具經驗及能力之人員協助將企業策略轉化為具體關鍵績效指標,並架構企業戰情室。

企業不同於人類擁有先天的免疫力及自我保護機制,當健康出現威脅時會自動產生抗體及發出警訊,惟有仰賴經常性的監控及檢查,才能確實做好企業健康管理!


表一、企業體質成熟度

2012.06