打破授權廠商與客戶間的不信任－透過授權合約管理，創造雙贏暫無 |
歷經沙賓法案與金融海嘯襲擊之後，「收入確認 (Revenue Assurance)」儼然已成為各大企業不容忽視之一大課題，根據美國商業周刊報導指出，IBM擁有全世界最多的軟體專利佈網，約2,500件，每年估計權利金收入可超過十億美元。試想，若IBM無法確認自身權利金之收入，其損失之大可想而知。然而，在這個強調企業間彼此合作的時代，擁有智慧財產權之授權廠商（以下簡稱：授權廠商）在簽訂授權合約之外，授權合約遵循之相關管理將更顯得格外重要。
合約簽訂前，確認雙方之權利與義務
授權廠商與客戶簽訂合約前，雙方針對合約相關條款之溝通與釐清無疑是建立良好夥伴關係最重要的第一步，因此，授權廠商針對合約之內容更應詳加檢視合約內容以確認雙方之權利與義務。其細節如下：
1. 合約條款之溝通與釐清：許多授權廠商的業務代表，往往為了提升業績，在與被授權客戶簽訂合約或洽談訂單數量時，只著重在解釋價格與數量上的利益關連，卻沒有向被授權客戶清楚地解釋合約整體之條款內容及合約雙方之權利與義務（如：授權之標的；權利金計算基礎；授權金申報與付款時程規範；是否有最低購買數量規範（minimum commitment）；相關文件之保留年限規範；甚至是否有違約之懲罰性賠款等），而當兩造公司對於權利義務有衝突時，或在授權廠商派員稽核被授權客戶時，雙方才會發現對合約條款之認知落差。若透過商業協商仍無法達成共識，只能透過法律途徑解決，勢必會破壞雙方的夥伴關係。因此建議授權廠商於簽訂合約前，應就合約條款與客戶溝通清楚後，將溝通之結果明確地納入合約條款之定義中，以利日後雙方之遵循並避免無謂之爭議。
2. 合約之稽核條款（Audit Clause）之規範：我們時常發現授權廠商於合約中對於稽核條款之定義不夠明確，例如稽核權限之有效期間訂定過短或稽核之範圍訂定過於狹隘（如：僅能查核與銷售相關資料），導致授權廠商日後無法檢視某一段期間客戶權利金申報內容之完整性與正確性。因此我們建議授權廠商於客戶簽訂合約之前，除請專業律師或內部法務人員針對稽核條款之稽核期間給予意見外，應額外聽取財務會計人員或合約遵循人員之建議，以確認稽核上所需檢視到之文件均已完備的納入合約之稽核條款或文件保持規範條款中，使後續之稽核作業能夠順利地進行。
合約簽訂後，有效的合約管理
當授權廠商與客戶簽訂授權合約後，合約管理更是持續地與客戶維持良好夥伴關係中相當重要的因素，以下為授權合約管理之重點與建議：
1. 授權合約之統一管理與維護：授權廠商未將與客戶簽訂之合約正本做良好的保存之實例屢見不鮮，因此，建議授權廠商之合約正本應指定由統一部門保管（如：法務單位或文件管理中心）。另外，應額外製作合約條款彙總表，內容可包含: 客戶名稱、授權項目、合約編號、合約簽訂日期與有效起迄期間、權利金計算方式與申報頻率、客戶之接洽人員資訊等等，並提供予合約遵循經理（Compliance Manager）、財會人員當做日後查核或核對被授權客戶支付權利金時之參考依據。
2. 權利金申報與付款之監督：授權廠商之合約遵循經理或財會人員應針對合約之授權產品範圍與付款條件，依據合約規定之付款頻率定期確認客戶是否有依據合約規定按時申報權利金並完成付款。在此過程中，若發現有異常之支付，業務代表應及時協助與客戶確認或釐清。
3. 定期的授權合約教育訓練：如上述提及，授權廠商之銷售代表應於簽訂合約前針對授權條款與客戶做詳盡的溝通。然而，即便如此，於合約簽訂後，客戶也可能因為使用者更換異動或是授權產品不斷地更新，因而對不同產品之授權模式可能會有模糊之處，以致於產品版本誤用的狀況，或者不瞭解哪些產品歸屬於授權範圍內，因此建議授權廠商可定期針對產品之授權模式對客戶進行教育訓練，如此一來，除能確保客戶正確使用授權之產品，亦能讓客戶感受到良好的售後服務。
4. 定期檢視授權產品範圍：
1. 市場調查與權利金申報報告之交叉檢查：授權廠商應定期針對客戶新產品做市場調查，並交叉檢查合約規定之授權產品與客戶之權利金報告，以確認客戶是否有完整申報應申報之權利金（如：權利金申報表上未有某產品型號之銷售數量，然根據市調結果顯示，該型號已使用該產品技術且已可在銷售賣點買得），若於此交互檢查的過程中，若授權廠商與客戶間針對權利金申報範圍有任何誤解，亦能及早溝通以釐清雙方之合約責任。
2. 持續觀察授權產品版本或技術之更新：授權廠商技術人員在定期協助客戶做版本升級或技術更新時，應留下適當之升級或更新記錄，並回頭檢視或確認該客戶之授權合約，確認該版本升級或技術更新是否已納入授權產品之範圍、是否影響到客戶權利金支付之計算基礎，並及時地與業務人員、財會人員或合約遵循經理及客戶溝通，以確認是否有更新合約內容之必要並善盡提醒客戶之責任。
5. 評估企業併購對於授權範圍之影響：
1. 客戶端之併購：授權廠商應隨時注意客戶是否有併購其他公司之訊息，又，依照新被併購的公司其性質不同，建議處理方式如下：
(1) 若為既有客戶，由於客戶與被併購個體將屬同一企業個體，授權廠商應分別檢視與原客戶和被併購個體所簽訂之授權合約其授權產品與技術之範圍、授權條款之一致性，再與客戶溝通、討論更新授權合約，將合併後企業體之授權合約內容一致化並整併為單一合約；
(2) 若非既有客戶且併購後客戶與被併購公司仍屬各自獨立的個體（如：被合併個體成為原客戶之集團企業之一），授權廠商應與客戶確認被併購公司是否會因集團管理上之需求或其他考量進而使用授權廠商之授權產品或技術。若有使用上潛在需求，建議可採用更新合約的方式，更新授權範圍即可；
(3) 若非既有客戶且併購後被併購公司納入客戶之企業個體下（即被併購個體在法律上屬消滅個體），此時被併購公司極可能已屬原客戶企業個體的某一個事業群，由於客戶原始簽訂之授權合約其授權範圍不變（即無新增新的企業個體），則無需重新簽訂授權合約之必要。
2.授權廠商本身之併購：當授權廠商考慮併購其他公司之前，授權廠商亦應檢視自身公司與考慮併購之其他公司與雙方客戶所簽訂之授權合約，其授權條款、授權模式或稽核條款等是否會受到此併購之影響與辨識是否有相關之風險產生。若有相關規範不一致之情況，建議於併購後，與受影響之被授權客戶重新簽訂條款一致之授權合約。
落實合約授權管理，創造雙贏
授權廠商若能將上述合約授權管理項目加以落實，一方面能確保與開拓既有客戶之應收權利金或是軟體授權費用收入，另一方面，亦能發掘潛在客戶，提高市場之佔有率，最重要的是，能保護企業之智慧財產權同時提升與商業夥伴間良好的合作關係，創造授權廠商與客戶雙贏的局面。