Nya EU-regler - Svensk kod för bolagsstyrning anpassas

Författare: Anders Hult

På senare tid har stor uppmärksamhet, både internationellt och i Sverige, riktats mot bolagsstyrningsfrågor. Finanskrisen har bland annat varit grunden för idéer om tydligare standardisering av begrepp och krav på efterlevnad samt att regler för ersättningar till ledande befattningshavare kommer att kräva klarare och tydligare rapportering.

Till följd av den nya lagstiftningen anpassas den svenska koden vilket i hög grad kommer att påverka samtliga svenska börsnoterade företag. Kraven på styrelser och revisionsutskott blir tydligare gällande uppgiften att övervaka effektiviteten i bland annat företagens interna kontroll och riskhantering. Vårt råd till de noterade företagen är att så tidigt som möjligt ta reda på hur den nya lagstiftningen kommer att påverka arbetet med bolagsstyrningsfrågor. För att vara tillräckligt förberedd när reglerna väl börjar tillämpas bör företagen se över sina rutiner och metoder för arbete med intern styrning och kontroll samt sin modell för riskhantering.

Hur påverkas företagen i praktiken av de nya lagändringarna?

EG:s fjärde och sjunde redovisningsdirektiv har under året medfört en del förändringar i den svenska lagstiftningen med krav på att samtliga svenska företag, vars aktier är upptagna till handel på svensk reglerad marknad (för närvarande OMX Nordic Exchange Stockholm och NGM Equity) ska upprätta en bolagsstyrningsrapport. Bolagsstyrningsrapporten är därmed ett lagkrav (ÅRL) sedan 1 mars 2009 och tillämpas första gången för räkenskapsår med start efter den 28 februari 2009. För företag med kalenderår som räkenskapsår innebär detta att det är först för år 2010 som dessa lagkrav träder in.

Innebörden är i korthet att börsnoterade företag ska avge en bolagsstyrningsrapport i enlighet med de krav som ställs i Årsredovisningslagen. I bolagsstyrningsrapporten ska också lämnas upplysningar om de viktigaste inslagen i företagets system för intern kontroll och riskhantering med avseende på finansiell rapportering. För räkenskapsåret 2009 innebär lagändringarna ingen skillnad för företagen. För bokslutsarbetet per den 31 december 2009 behöver bolagsstyrningsrapport upprättas enligt koden. Den behöver inte granskas av företagets revisor. Däremot är det av stor vikt att företagen under det närmaste året fokuserar på innehåll och struktur till nästkommande bokslut, år 2010, då lagkravet börjar tillämpas och då bolagsstyrningsrapporten ska granskas av företagets revisor.

Den lagstadgade bolagsstyrningsrapporten kan antingen ingå i företagets förvaltningsberättelse, i den tryckta årsredovisningen eller vara en enskild rapport som presenteras på företagets webbplats. Bolagsstyrningsrapporten ska enligt de nya lagkraven granskas av företagets revisor och formellt tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter den 28 februari 2009.

Vad kommer revisorn att granska?

Enligt Årsredovisningslagen (ÅRL) ska revisorn yttra sig om upplysningar i bolagsstyrningsrapporten avseende intern kontroll, riskhantering och förhållanden som kan ha betydelse för möjligheten att genomföra ett offentligt uppköp överensstämmer med övriga delar av årsredovisningen. För övriga delar av bolagsstyrningsrapporten är det tillräckligt att revisorn yttrar sig om någon rapport över bolagsstyrning har upprättats eller ej.

Regeringen har lämnat åt självreglerande organ på området att utarbeta krav på hur revisorsgranskning ska utföras och vilken rapportering som ska avges. FAR SRS inhämtar bland annat vägledning från EU:s organ för externrevisorer FEE (Federation of European Accountants). Någon praxis finns i dagsläget inte att tillgå utan FAR SRS har satt samman en arbetsgrupp som just nu arbetar med frågan och förväntas inom kort leverera en praktisk instruktion för hur den lagstadgade granskningen av bolagsstyrningsrapporten ska gå till. Exakt när denna instruktion kommer att publiceras är dock ännu ej fastställt.

Aktiebolagslagen ställer mer distinkta krav på revisionsutskottet

Sedan 1 juli 2009 är det ett lagkrav att samtliga börsnoterade företag ska ha ett revisionsutskott. Revisionsutskottet har enligt ABL 8 kap 49§ som uppgift att, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt:

• Övervaka företagets finansiella rapportering
• Övervaka effektiviteten i företagets interna kontroll, internrevision och riskhantering med avseende på den finansiella rapporteringen
• Hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen
• Granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet (inklusive tillhandahållande av andra tjänster än revisionstjänster)
• Biträda vid upprättandet av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval

Att tuffare krav ställs på revisionsutskottets sammansättning är det ingen tvekan om. Företagets revisionsutskott ska enligt lagen ha en oberoende ledamot med redovisnings- eller revisionskompetens. I praktiken innebär kravet att utskottet (eller om styrelsen i sin helhet fullgör uppgiften), ska ha en oberoende ledamot med denna kompetens. Kravet gäller inte förrän vid den första ordinarie årsstämman för företaget vilket i normalfallet kommer att inträffa under våren 2010.

Hur bör företagen definiera begreppet ”oberoende” ledamot i revisionsutskottet?

Många företag känner säkert viss osäkerhet kring hur begreppet ”oberoende” ledamot ska tolkas. Vad man bör tänka på är att det är styrelsen själv som slutligen avgör vilken innebörd kravet oberoende ska ha avseende styrelsens ledamöter. Vad som däremot är av vikt vid denna bedömning är att ledamoten, bortsett från att han/hon i egenskap av styrelseledamot erhållit arvode av företaget, ska vara oberoende i relation till företaget, dess ledande befattningshavare och kontrollerande aktieägare.

Vilka formella kompetenskrav gäller för den oberoende ledamoten med redovisnings- eller revisionskompetens?

Det finns inget uttalat krav avseende formell utbildning i redovisnings- eller revisionsfrågor utan det är upp till varje företag att själva avgöra vilken kompetens som ska anses vara tillräcklig. Exempelvis så kan erfarenhet av företagsledning anses vara tillräcklig för att uppfylla detta krav. Det är dock av stor vikt att utskottet har en sammansättning och kompetens som gör den lämplig för ett sådant uppdrag. Därför bör utskottets ledamöter utgöras av de styrelseledamöter som är särskilt insatta i bolagets finansiella förhållanden och som står fria från ledningen. Detta gäller även i de fall där revisionsutskott saknas och beredningsarbetet istället utförs av hela styrelsen.

Hur utser företaget den oberoende ledamoten i revisionsutskottet?

De företag som tidigare inte haft ett revisionsutskott, har nu en del utmaningar framför sig. Bland annat bör de fundera över hur den oberoende ledamoten ska utses och varifrån denna person ska komma. Enligt aktiebolagslagen får endast styrelseledamöter utses till ledamöter i revisionsutskottet. Revisionsutskottet ska dessutom bestå av minst två ledamöter och dessa får inte vara anställda av företaget (VD eller arbetande styrelseordförande får exempelvis inte vara ledamöter av utskottet). Den oberoende ledamoten ska vara en fullvärdig styrelseledamot, utsedd av årsstämman.

Om det enbart finns en ledamot i revisionsutskottet med oberoende redovisnings- eller revisionskompetens och denne lämnar sitt styrelseuppdrag i förtid ska styrelsen vidta åtgärder för att en ny ledamot utses. Ska styrelseledamoten väljas av bolagsstämman får valet dock vänta till nästa årsstämma, under förutsättning att styrelsen är beslutför med kvarstående ledamöter och suppleanter. Företaget behöver alltså i den här situationen inte kalla till en extra stämma.

Övergångsperiod med fokus på arbete med intern kontroll och riskhantering

Nu när lagändringarna har trätt i kraft kommer koden att anpassas till dessa nya förutsättningar. I korthet innebär det att motsvarande regler tas bort ur koden och en hänvisning sker istället till gällande lag - dock med krav på att exempelvis bolagsstyrningsrapportens innehåll, utöver vad som redogörs för i lagen, blir kvar i koden. Under denna ”övergångsperiod” är det viktigt att företagen fokuserar på att se över sina rutiner och processer rörande intern kontroll och riskhantering.

Internkontrollrapporten ska som tidigare utgöra ett särskilt avsnitt i bolagsstyrningsrapporten och återge styrelsens beskrivning av intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen.
Formellt ställs inga nya krav på själva arbetet med intern kontroll och riskhantering men eftersom revisionsutskottet ska övervaka och genom styrelsen rapportera om effektiviteten i företagets interna kontroll, internrevision och riskhantering är det genast nu aktuellt att etablera strukturerade metoder för detta.

Ett fokuserat arbete med intern kontroll och riskhantering börjar med en fokuserad och enhetlig riskanalys av väsentliga poster i resultat- och balansräkning. Utöver risker avseende den finansiella rapporteringen kan företag med fördel även inkludera operationella risker i sin analys, inklusive IT-risker och informationssäkerhet samt risker relaterade till hållbarhet (Corporate Responsibility & Sustainability). I vårt föränderliga ekonomiska klimat uppdaterar många företag sin riskanalys årligen. Vissa gör även mer frekventa uppdateringar.

Ett värdeskapande arbete med intern kontroll och riskhantering bygger på ett antal grundprinciper, exempelvis att hela företaget tillämpar enhetliga ramverk, definitioner och termer samt att roller och ansvar på olika nivåer är tydligt definierade och kommunicerade. Styrelse och ledning bör ha tillräcklig insyn i arbetet och funktioner såsom IT, juridik, skatt och HR stödjer företagets operativa avdelningar i arbetet med intern kontroll och riskhantering eftersom dessa funktioners ansvarsområden täcker hela företaget.

Styrelsens roll i riskhanteringen består framför allt av att definiera en övergripande ambitionsnivå, föra fram riskhantering som en prioriterad fråga, stödja ledningen i etableringen och/eller bibehållandet av riskhantering som strategisk aktivitet samt kontinuerligt utvärdera hur detta bedrivs.

Praktiska råd för företag att tänka på

Genom att aktivt arbeta med intern styrning och kontroll samt ha en väl fungerande riskhanteringsprocess kan företagen känna sig väl förberedda för de nya förutsättningarna som lagändringarna medför. Vad som varje företag praktiskt bör tänka på är följande:

• Vid årsstämman våren 2010 ska företagen utse en oberoende ledamot till styrelsen. Denna person ska ha särskilda kunskaper i redovisning eller revision. Personen ska sedan kunna utses till ledamot i revisionsutskottet vilket den nu gällande aktiebolagslagen kräver.
• Kraven på revisionsutskottets ledamöter har höjts betydligt genom den nya lagstiftningen
• Bolagsstyrningsrapporten som kommer att avges för räkenskapsåret 2010 ska granskas av företagets revisor.

Kontaktpersoner

För ytterligare information är du välkommen att kontakta
Anders Hult, Ralf Sjö eller Lina Gidlöf på tfn 075-246 20 00.