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A arte da simplificação

Em pormenor

A arte da simplificação
Um Modelo Integrado de Gestão para o Ministério da Defesa Nacional

Reconhecimento do terreno

Analisar e unificar processos Financeiros, Logísticos e de Recursos Humanos

Quando em 2003 o Ministério da Defesa Nacional decidiu proceder à análise interna dos processos Financeiros, Logísticos e de Recursos Humanos, estava longe de imaginar o caso de sucesso que se viria a tornar.

Este departamento governativo, que prepara e executa a política de defesa do país, engloba a Secretaria-Geral, os Órgãos e Serviços Centrais, o Estado Maior General das Forças Armadas, a Marinha, o Exército, a Força Aérea, o Arsenal do Alfeite, o Instituto Hidrográfico e o Instituto de Acção Social das Forças Armadas.

Eram estas as 9 entidades que a Deloitte viria a assessorar na análise dos diferentes processos existentes e consequente uniformização num modelo único e integrado de gestão.

O ponteiro dos segundos

2800 processos, 9 organismos, 12 semanas

Disciplina foi a palavra de ordem neste projecto. Com um dos cronogramas mais desafiantes de sempre, era necessário cumpri-lo ao segundo.

Em 12 semanas foi preciso coordenar equipas, formadas por profissionais das entidades envolvidas e da Deloitte, e pôr em marcha o maior projecto do ano:

  • Analisar 2800 processos;
  • Definir um modelo de processo único, capaz de reflectir as necessidades das várias entidades;
  • Quantificar e qualificar o impacto da implementação de um modelo único e integrado de gestão a nível dos recursos e actividades e a nível das diferenças entre processos passados e futuros.

O puzzle humano

Criar equipas multidisciplinares

O elevado número de processos existentes levou à criação de 6 equipas. Todas com algo em comum: serem verdadeiros melting-pots.

Cada uma constituída por elementos das diferentes entidades envolvidas, bem como por elementos das diferentes áreas da Deloitte: especialistas em Processos e especialistas em Aplicações. Dentro de cada uma destas áreas havia ainda backgrounds muito diferentes, desde a área financeira à engenharia, passando pela economia.

E apesar do desafio que criar estas equipas significa, o resultado foi um encontro a 100% entre o Modelo Integrado de Gestão criado e o potencial da aplicação existente para o implementar. Reduziram-se as contas de gerência de 132 para 15, existem actualmente 5000 utilizadores catalogados e o Ministério prevê poupanças entre 1,1 e 2 milhões de euros.

Camaleões de culturas

Só uma integração total com o Cliente permite os melhores resultados

São necessárias pessoas com características muito próprias para alcançar os resultados conseguidos neste projecto. Mais do que capacidade de integração, é necessária uma capacidade fusão com a cultura das entidades envolvidas, também elas diferentes entre si.

Só um conhecimento profundo da Administração Pública tornou possível a criação deste modelo único que permitiu ao Ministério da Defesa Nacional criar sinergias e poupar tempo, recursos e dinheiro. O projecto deu ainda origem ao estreitar de relações entre os diferentes organismos envolvidos.

Compromissologia

A Diferença Deloitte

A Deloitte faz da capacidade de entrega e dedicação um compromisso.

Criar equipas multidisciplinares capazes de analisar processos tão diferentes entre si, unificá-los e torná-los compatíveis nas várias vertentes, num tão curto espaço de tempo, foi possível graças à tenacidade e ao sentido de excelência que caracterizam a forma de fazer Deloitte.