Regnskapsrapportering – hvor lang tid bruker din virksomhet?

Tweet 

Årsoppgjøret nærmer seg og de fleste økonomifunksjoner forbereder seg på lange dager og sene kvelder for å komme i mål med regnskapsrapporteringen. Mange virksomheter bruker lang tid på denne prosessen og det er nok et utbredt ønske om å kunne redusere tidsbruken. I det følgende har vi redegjort for hvordan din virksomhet kan effektivisere regnskapsrapporteringen gjennom det vi kaller Fast Close Reporting.

Regnskapsrapportering er uten tvil en nødvendig og viktig leveranse fra økonomifunksjonen, men vel så viktig er det å bidra med analyser og økonomisk innsikt for å understøtte virksomhetens beslutnings-prosesser. Mange selskaper har tatt konsekvensen av dette og har jobbet målrettet med å redusere tiden som går med til rapportering. Erfaringer fra slike prosjekter viser at man også er i stand til å øke kvaliteten på regnskapene, samtidig som engasjementet og motivasjonen i økonomifunksjonen styrkes.

Fast Close Reporting

Fast Close Reporting har etter hvert blitt et utbredt begrep blant mange økonomifunksjoner og er et resultat eller en konsekvens av at flere virksomheter har sett behovet for å redusere tiden som går med til regnskapsrapportering. Motivasjonen kan variere fra virksomheten til virksomhet, men det er særlig to forhold som gjør seg gjeldende:

• Krav og ønske fra markedet, ledelse og evt. andre eksterne interessenter
• Behov og ønske om å frigjøre ressurser i økonomifunksjonen til mer verdiskapende aktiviteter (ressurs- og tjenesteoptimalisering).

At markedet og ledelsen ønsker raskere rapportering er kanskje ikke så overraskende. For både investorer og ledelse vil det være det helt avgjørende å få informasjon så tidlig som mulig for å kunne ta gode og tidsriktige beslutninger. Rapportering i denne sammenheng er ikke nødvendigvis avgrenset til en særskilt periode, men gjelder både for måneds-, kvartals- og årsregnskap. Imidlertid er det to sistnevnte som er mest relevant for markedet og eksterne interessenter.

Raskere rapportering vil uten tvil ha en positiv effekt for økonomifunksjonen. Jo mer effektiv prosessen er, desto flere ressurser kan frigjøres til verdiskapende aktiviteter. Dette betyr i praksis at økonomiavdelingen kan bruke mer av sin tid til å støtte ledelsen og forretningsområdene i arbeidet med å realisere virksomhetens strategi og operasjonelle mål. Sistnevnte er også et område som har hatt mye fokus de senere år og som har vært en viktig driver i utviklingen av økonomifunksjonen (fra transaksjonsorientering til forretningspartner). I de fleste tilfeller er det vel så viktig å agere og iverksette tiltak på bakgrunn av finansielle resultater, som å fremskaffe denne informasjonen. Med raskere rapportering kan man f.eks. oppdatere budsjetter og prognoser på et tidligere tidspunkt. Fast Close Reporting prosjekter bringer i så måte med seg synergier og har stor overføringsverdi til andre prosesser.

Erfaringer fra virksomheter som har gjennomført slike prosjekter viser også at innsatsen har bidratt til bedre kvalitet, samt mer engasjerte og motiverte medarbeidere. Kortere tid til rapportering forutsetter bedre prosesser og en velfungerende intern kontroll, mens mindre bruk av tid på regnskapsproduksjon gir igjen rom for mer interessante og utfordrende oppgaver i økonomifunksjonen.  

Hvordan kan din virksomhet effektivisere regnskapsrapporteringen?

Effektivisering av regnskapsrapporteringen trenger ikke å være en komplisert øvelse og løsningene ligger ofte nærmere enn man tror. Som utgangspunkt bør dette gjennomføres som et definert prosjekt med klare målsetninger. Det er videre en anbefaling at prosjektet forankres i virksomheten og at alle bidragsytere forplikter seg til å være med. Et Fast Close Reporting prosjekt bør gjennomføres i to eller flere faser, hvor det i første fase avdekkes hvilke tiltak som kan realiseres på kort sikt. I neste fase iverksettes tiltak av mer langsiktig karakter som f.eks. endring i organisering og utvikling av ERP systemet.

Det kan være fornuftig å starte med å få oversikt over dagens prosess for regnskapsrapportering og identifisere tidsbruken på de ulike aktivitetene. Dette vil gi en god oversikt over hvilke områder som potensielt sett kan gi størst gevinst ved en endring (fjerne «bottlenecks») eller forbedring (re- design av prosesser). Det er en rekke tiltak som kan gjennomføres, og nedenfor har vi oppsummert noen av de som i de fleste tilfeller egner seg i en første fase:      

• Utpek en ansvarlig eller et team som får ansvaret for planlegging og gjennomføring.
• Utarbeid en rapporteringskalender og bruk den aktivt som styringsverktøy for å koordinere alle aktiviteter som skal gjennomføres.
• Kartlegg alle involverte i prosessen og alle grensesnitt ut mot organisasjonen som representerer bidragsytere til regnskapsrapporteringen (input).
• Definer rapporteringspakkens innhold og hva dette krever av data-/informasjonsinnsamling.
• Få på plass tilfredsstillende rutine- og prosessbeskrivelser (eks. økonomihåndbok/-manual). 
• Fokuser på forbedring av prosesser og systemer (forenkling og optimalisering).
• Standardiser internkontrollen for likeartede transaksjoner og sørg for å integrere og samkjøre kontrollprosessen med de øvrige aktivitetene. 
• Utfør aktivitetene så tidlig som de lar seg gjennomføre (eks. verdivurderinger og nedskrivninger).
• Sørg for tydelig kommunikasjon av tidsfrister og forankring på alle nivå (inkl. ledelse og styre).
• Involver revisor i prosessen og samkjør tidsfristene for rapportering med revisjonen.   
• Prioriter tid til kunnskapsdeling, kompetanseutvikling og trening.

Figur: oppsummering av hovedelementene elementene i et Fast Close Reporting prosjekt.

Fast Close Reporting som «driver» i utviklingen av økonomifunksjonen

Fast Close Reporting som prosjekt behøver ikke utelukkende å ha fokus på rapporteringstiden i seg selv, men kan vel så gjerne være en av driverne i utviklingen av økonomifunksjonen. Fordelen med slike prosjekter er at det kan være lettere å definere forbedrings- og effektiviseringstiltak som gir synlige resultater. Som nevnt i forrige avsnitt, er det flere tiltak som lar seg gjennomføre på kort sikt men på et eller annet tidspunkt må det gjøres større endringer for å kunne øke effektiviteten og løfte kvaliteten ytterligere i regnskapsrapporteringen. Som et neste steg i et slikt prosjekt, bør man derfor vurdere om det er nødvendig med mer langsiktige investeringer i både tid og ressurser, som f.eks.:   

• Utvikle en enhetlig økonomimodell i virksomheten, standardisere systemer og prosesser
• Etablere et prosesshierarki med prosesseiere som har ansvar for kontinuerlig forbedring
• Outsource utvalgte prosesser eller etablere felles senter for økonomitjenester
• Utarbeide en strategi for videreutvikling av ERP systemet (applikasjonsstrategi)

Noen avsluttende betraktninger

Det vil alltid være visse utfordringer forbundet med å effektivisere regnskapsrapporteringen i en virksomhet. Et stort konsern med internasjonal virksomhet er ofte mer krevende å koordinere enn en virksomhet hvor alle aktiviteter geografisk sett er samlet på ett sted. I en større virksomhet, vil det også ofte eksistere flere systemer og ulike prosesser for samme type aktivitet. I tillegg må man heller ikke undervurdere det faktum at en virksomhet er dynamisk, hvor M&A, reorganisering og nye strategier kan ha stor innvirkning på selve regnskapsrapporteringen.

Til tross for de mulige utfordringene man står overfor, viser flere og flere virksomheter at de er i stand til å effektivisere regnskapsrapporteringen. Nøkkelen til suksess ligger i det å ha en god plan for organisering og allokere tilstrekkelig med ressurser for å sikre gjennomføring. Samtidig er det viktig at hele organisasjonen forplikter seg til prosjektet. I den anledning er det viktig å synliggjøre gevinstene og utnytte dette til å skape begeistring og motivasjon.   

Lykke til!

Kontakt oss

Martin Prytz Senior Manager Audit & Advisory +47 480 14 078

Siden ble sist oppdatert