Mulige lettelser i bokføringsloven mv, delrapport 1 til 3 |
Innledning
Bokføringsstandardstyret har etter oppdrag fra Finansdepartementet gjennomgått bokføringsregelverket for å vurdere behov for endringer. Resultatet foreligger i form av 3 delrapporter. I disse foreslås en rekke lettelser i kravene til bokføringspliktige. I denne artikkelen belyses de viktigste lettelser og presiseringer av regelverket.
Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
Ikke nødvendig å utarbeide spesifikasjoner
Bokføringsstandardstyret foreslår å lempe på kravet i bokføringsloven § 5 om at det skal utarbeides spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering for hver periode med pliktig regnskapsrapportering. Det vil fremover være krav om at det skal være mulig å utarbeide spesifikasjoner. Denne endringen gjør det imidlertid nødvendig med særskilt sikring av de bokførte opplysningene som er grunnlaget for spesifikasjonene mot endring eller sletting. Dette kan sikres ved ”lukking av regnskapsperioder”, dvs. at regnskapsperioden lukkes for endringer i ettertid. Oppbevaringen av bokførte opplysninger kan, som for annet oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, skje både elektronisk og på papir.
Bokføringsloven § 13 annet ledd siste punktum krever at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelige elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Dersom bokførte opplysninger oppbevares i regnskapssystemet, vil dette kravet i de fleste tilfeller være oppfylt. I de tilfeller hvor den bokføringspliktige velger å oppbevare bokførte opplysninger i form av å utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, må det vurderes hvorvidt kravet til elektronisk tilgjengelighet må etterleves på annen måte. Ved oppbevaring av bokførte opplysninger i form av spesifikasjoner skrevet ut på papir vil dette alltid være nødvendig. Dersom spesifikasjonene utarbeides i form av rapportfiler, må det vurderes om kravene til elektronisk tilgjengelighet kan etterleves gjennom oppbevaring av rapportfilene, eller om elektronisk tilgjengelig til bokførte opplysninger må opprettholdes på annen måte.
Forenklede krav til spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap
Bokføringsstandardstyrets foreslår en egen spesifikasjonsbestemmelse hvor elimineringer og sluttposteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap kan spesifiseres og dokumenteres. I spesifikasjonen skal alle disposisjonene fremgå enkeltvis med dokumentasjonshenvisning. Dette er ikke til hinder for at disposisjonene kan dokumenteres direkte i spesifikasjonen. Kravene til sporbarhet, fullstendighet, dokumentasjon, oppbevaring og sikring forutsettes ivaretatt. Kravene til oppbevaring og sikring også vil omfatte spesifikasjoner for utarbeidelse av konsernregnskap. Balansepostene i konsernregnskapet skal dokumenteres i henhold til bokføringsloven § 11. Det kreves ikke egen dokumentasjon for poster som er dokumentert i selskapsregnskapene, men særskilte balansestørrelser for konsernregnskapet må dokumenteres i tilknytning til dette regnskapet.
Tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto eller felles kundekonto
Bokføringsstandardstyret foreslår en spesifikk unntaksbestemmelse ved at det åpnes for bruk av felles kundekonto og felles leverandørkonto. Unntaksbestemmelsen tar sikte på tilfeller med betydelig omfang, dvs. når utarbeidelse av særskilte spesifikasjoner er særlig arbeidskrevende, og den er kun ment å gjelde for bokføringspliktige som har etablert systemer og gode kontrollrutiner for oppfølging av fordringer og gjeld som føres på felles konto. Bruk av felles kontoer forutsetter at regnskapssystemet er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.
Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere unntaksvise kredittsalg ved kopier av salgsdokumentasjon ordnet pr. kunde/ansatt
Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant har, som et alternativ til å utarbeide kundespesifikasjon, anledning til å spesifisere kontantsalg ved å fremlegge kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr kunde. Praktiske hensyn tilsier at denne gruppen gis anledning til å spesifisere unntaksvise kredittsalg på samme måte.
Poster i spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering kan fremkomme i underliggende spesifikasjoner
Alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner skal som hovedregel gjengis enkeltvis i de lovbestemte spesifikasjonene. Ved bruk av forsystemer, herunder eventuelle manuelle systemer, vil i praksis den enkeltvise gjengivelsen ofte være å finne i disse systemene. Felles for bokføringsspesifikasjonen, kontospesifikasjonen, kundespesifikasjonen og leverandørspesifikasjonen er at alle postene skal vises enkeltvis. Det er gjort et unntak for systemgenererte poster, men unntaket er kun gjort gjeldende for bokføringsspesifikasjonen. Bokføringsstandardstyret foreslår en bestemmelse som åpner for utvidet bruk av underspesifikasjoner. En slik forskriftsendring forutsetter kontrollspor mellom totalene og underliggende spesifikasjon, ved at underliggende spesifikasjon må vise postene oppsummert og kontrollerbare mot totalene. De underliggende spesifikasjonene vil således inngå som en del av spesifikasjonene, med de samme oppbevaringskrav.
Dokumentasjon av medgått tid
De som omfattes av kravet til dokumentasjon av medgått tid, slipper å registrere tid som ikke knytter seg til arbeidsoppgaver (ferie mv.) som intern tid
Formålet med dokumentasjonskravet av medgått tid er å muliggjøre kontroll av fullstendighet og riktig periodisering av inntekter. Registrering av tid i forbindelse med sykdom, ferie eller annet fravær anses ikke å tjene kontrollformålet. De fleste virksomheter vil uansett ha en registreringsordning for ulike typer fravær for sine ansatte, slik at et eventuelt fritak først og fremst vil få betydning for aktive eiere/partnere i selskaper og eiere i enkeltpersonforetak. Intern tid begrenses derfor til å gjelde tid brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag. Eksempler på dette kan være administrativt arbeid, kurs og personalarbeid.
Krav til dokumentasjon av medgått tid for administrative enheter i konsern, ideelle organisasjoner og foreninger uten økonomisk formål som utelukkende leverer tjenester internt og hvor vederlaget fastsettes på bakgrunn av en kostnadsfordeling
Bokføringsstandardstyret åpner for dispensasjon fra kravet til dokumentasjon av medgått tid for tjenesteleveranser fra administrative enheter som utelukkende leverer tjenester internt i konsernet, forutsatt at vederlaget ikke faktureres i henhold til antall timer, men består i en fordeling av kostnader. Det er imidlertid et krav at det foreligger dokumentasjon som gir tilstrekkelige opplysninger om de kostnadene som faktureres eller fordeles. Bokføringsstandardstyret foreslår også at ideelle organisasjoner og foreninger uten økonomisk formål gis adgang til å dokumentere prisfastsettelsen på annen måte. Forutsetningen er at det dreier seg om faste, langvarige samarbeidsforhold der felles tjenesteleveranser utgjør en naturlig del av samarbeidet. Ved behandling av dispensasjonssøknader bør det legges vekt på hvilken betydning dokumentasjon av timer har for kontrollen av fullstendighet av inntekt. Det legges til grunn at det normalt ikke vil bli gitt dispensasjon dersom det på permanent basis leveres tjenester utenfor konsernet, selv om dette har et uvesentlig omfang.
Salgsdokumentasjon
Salgsdokument som utstedes innen de ti første virkedagene i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato. Dette vil gi den bokføringspliktige mulighet til å sikre regnskapsmessig og avgiftsmessig sammenfall. Ved utstedelse av salgsdokument på papir ved avgiftsfri utleie av fast eiendom kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato. Salg av ikke-avgiftspliktige tjenester som leveres løpende kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale.
Kontantsalg mv.
Ved kontantsalg av varer og tjenester beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, kan selger unnlate å påføre kjøpers navn på salgsdokumentet når
- Beløpet ikke overstiger kr 1.000, unntatt ved salg av drivstoff
- Beløpet ikke overstiger kr 2.000 og det benyttes betalingskort
For øvrig foreslås det ingen endring i kravet om angivelse av kjøper når vederlaget er på kr 40.000 eller mer inkl mva ved øvrige kontantkjøp.
Unntaksregelen for dokumentasjon av inngangspenger og garderobeavgift gjøres generell, dvs at kravet om kassaapparat faller bort. I dag omfattes bare serveringssteder.
Oppbevaring
Det åpnes for at elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i Danmark, Finland, Island eller Sverige uten at det må søkes om dette. Det stilles likevel som forutsetning at den bokføringspliktige skriftlig skal informere Skattedirektoratet om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet, hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan kontrollmyndigheter kan få adgang til regnskapsmateriale. Materialet bør være tilgjengelig via terminal i Norge i hele oppbevaringstiden, altså i 10 år.
Dokumentasjon som utstedes og/eller oppbevares elektronisk skal være i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post osv. uten at endringen kan spores. Dette kravet etterleves ofte for bildefiler, som man typisk får ved skanning av dokumenter, da endringer i dokumenter ikke kan gjennomføres gjennom direkte registrering av data ved bruk av tastatur.
Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal videre oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Visse medium har holdbarhet under 10 år. Det forutsettes at man har rutiner for kopiering til nytt medium slik at dokumentasjonen er tilgjengelig i hele oppbevaringsperioden.
Bransjeregler
Oppbevaringskravet for inngående pakksedler i bygge- og anleggsvirksomhet
Bokføringsstandardstyret foreslår å fjerne kravet til oppbevaring av inngående pakksedler i bygge- og anleggsbransjen. Dette må ses i sammenheng med at utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte, må oppbevares i 3,5 år etter regnskapsårets slutt – ikke bare utgående pakksedler ”på papir” - slik kravet er etter dagens bestemmelse. Kontrollmyndighetene vil etter denne endringen ha større muligheter for å innhente pakksedler hos leverandørene til den bokføringspliktige som kontrolleres. Nytten av oppbevaring av inngående pakksedler hos den enkelte kunde blir ikke lenger like stor.
Tellelister på papir ved varetelling og timelister på papir i bygge- og anleggsvirksomhet kan skannes for elektronisk oppbevaring
Bokføringsforskriften § 6-1 femte ledd siste punktum bestemmer at originale tellelister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen av varelager. Bokføringsforskriften § 8-1-5 krever at originale timelister på papir skal oppbevares for bygge- og anleggsvirksomhet. Kravet om oppbevaring ”på papir” har medført usikkerhet om lovens reelle krav. Bokføringsstandardstyret foreslår at det presiseres at både tellelister og timelister kan skannes for elektronisk oppbevaring.
Finansieringsvirksomhet
Kontoutskrift og sluttsedler kan benyttes som salgsdokument, og fortløpende nummerering kan erstattes av angivelse av kontonummer og fortløpende nummer på kundenivå
Fagsystemet kan benyttes for å utarbeide kunde- og leverandørspesifikasjoner for kunder med kontoforhold
Forsikringsselskaper
Polisedokument kan benyttes som salgsdokument, og fortløpende nummerering kan erstattes av angivelse av polisenummer/forsikringsavtalenummer og termin.
Fagsystemet kan benyttes for å utarbeide kunde- og leverandørspesifikasjoner når kravene i forsikringsavtaleloven og forsikringsvirksomhetsloven er oppfylt
Serveringssteder, frisørvirksomhet, bilverksteder og bilpleie
Bokføringsstandardstyret foreslår å innta et krav om å føre en oversikt over personalets og eiers tilstedeværelse. Personaljournalen vil inngå som en del av lønnsdokumentasjonen, og vil bli å betrakte som sekundærdokumentasjon med en oppbevaringstid på 3,5 år.