Arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes mobiltelefon

Av Bjørn Ofstad

Arbeidsgiver kan foreta innsyn i elektronisk utstyr utlevert av arbeidsgiver, herunder den ansattes mobiltelefon.

Bestemmelsene om innsyn i den ansattes e-post får også anvendelse ved innsyn i alle andre elektroniske kommunikasjonsmedier, eller elektronisk utstyr, som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon. Arbeidsgiver har med andre ord også rett til innsyn i den ansattes mobiltelefon.

Artikkelen vil vi vise hva som skal til før innsyn kan foretas, men innledningsvis vil det kort nevnes at;

1. Innsynet må varsles. En god datainstruks kan oppfylle dette kravet.

2. Innsynet må være nødvendig for å ivareta den daglige driften, eller det må være mistanke om opptreden fra arbeidstaker som kvalifiserer til oppsigelse/avskjed.

Når kan det foretas innsyn i den ansattes sms?
Dagens mobiltelefoner inneholder mye informasjon – eksempelvis sms, mms og e-post og brukes ofte privat selv om de eies av arbeidsgiver.

Telefoner som eies av arbeidsgiver vil være elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til den ansattes disposisjon og innsyn kan under visse forutsetninger foretas. Bestemmelsene slår fast at arbeidsgiver kan gjennomsøke, åpne eller lese informasjon på den ansattes mobiltelefon når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften, eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Eksempelvis vil dette være dersom det tikker inn en bestilling på selgers mobiltelefon ved sykdom, eller avvikling av ferie.

Mistanke om illojalitet fra ansatte som kvalifiserer til grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse/avskjed, gir også grunnlag for innsyn. Tilsvarende vil trakasseringer sendt per sms kunne danne grunnlag for innsyn.

Det understrekes imidlertid at arbeidsgiver etter denne forskriften ikke vil ha innsyn i den ansattes private mobiltelefon (som altså ikke er utlevert av arbeidsgiver).

Før innsyn fra arbeidsgiver
Bestemmelsene om når arbeidsgiver kan foreta innsyn er uklare og grunnen til dette er at bestemmelsene skal være fleksible. Det som imidlertid er klart er at den ansatte, så langt det er mulig, skal varsles om innsynet og få anledning til å uttale seg.

Arbeidsgiver skal i sitt varsel begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er oppfylt og hvilke rettigheter den ansatte har, herunder retten til å være tilstede ved innsynet sammen med en rådgiver.

Dog kan det tenkes tilfeller der det ikke er praktisk å informerer den ansatte på forhånd – eksempelvis ved mistanke om korrupsjon. I disse tilfellene skal den ansatte informeres skriftlig så snart innsynet er gjennomført.

Ansattes bruk av virksomhetens elektroniske utstyr
Ansatte bør ha en reflektert bruk arbeidsgivers elektroniske utstyr, herunder mobiltelefon. I tillegg bør ansatte gjøre seg godt kjent med hvilke bruk av utstyret som tillates av arbeidsgiver. For å kunne stille slike krav til sine ansatte bør arbeidsgiver ha en god datainstruks, som er lett tilgjengelig, og som gir klare retningslinjer av bruken av utstyret. Vi ser med dette betydningen av en god datainstruks hos arbeidsgiver.

Ansatte må på sin side være klar over at selv om det stilles krav til når arbeidsgiver kan foreta innsyn i den ansattes mobiltelefon vil det alltid være utfordringer knyttet til prosessen i praksis. Eksempelvis vil det alltid by på utfordringer å skille virksomhetsrelatert og privat informasjon. I tvilstilfeller vil arbeidsgiver normalt forbeholde seg retten til å foreta innsyn i data selv om den skulle fremstå som privat.

Konsekvenser av innsyn i strid med personopplysningsloven?
Brudd på bestemmelsene om innsyn kan medføre pålegg og eventuelt tvangsmulkt fra Datatilsynet, eller erstatningsplikt. I mer graverende tilfeller kan det i tillegg medføre bøter og eventuelt fengsel dersom forholdet blir anmeldt til politiet.

Opplysninger fremskaffet ved innsyn har i flere anledninger blitt lagt frem som bevis i tilknytning til arbeidsrettssaker. Retten kan akseptere fremleggelse av bevis selv om dette er innhentet på ulovlig vis. Praksis viser imidlertid at retten også i flere tilfeller har avvist bevis som er innhentet ulovlig. Det er derfor viktig at virksomheten skaper gode rutiner i tråd med lovens krav.

Har din arbeidsgiver en god datainstruks?