Effektive kostnadskutt; en forutsetning for verdiskaping

Norske bedrifter har satt i gang en rekke kostnadsprosjekter i 2009, men omtrent halvparten av prosjektene når ikke målene viser vår ferske undersøkelse.



(Faksimile: Dagens Næringsliv)

Den økonomiske nedturen har bidratt til at mange norske bedrifter har initiert kostnadsprosjekter for å opprettholde bedriftens lønnsomhet. Vår undersøkelse viser imidlertid at bedriftene sliter med å realisere ønsket effekt. Fokuset på kostnadskutt øker men evnen til å gjennomføre er ikke i stil med ambisjonene; omtrent halvparten av prosjektene som initieres resulterer i mindre kostnadskutt enn planlagt.

Kortsiktig fokus
Resultatene reflekterer hvordan mange norske bedrifter i dag jobber med kostnadskutt.

Mange av tiltakene er tvunget frem som strakstiltak for å bøte på effektene av den økonomiske nedturen og ikke som proaktive langsiktige tiltak. I tillegg bærer flere prosjekter preg av manglende ledelsesengasjement, en ustrukturert tilnærming og mangel på styring og ressurser.

Mange av bedriftene i undersøkelsen har valgt å bruke ”ostehøvelprinsippet” som metode. Her kutter ledelsen i bedriften jevnt i flere av budsjettpostene, og plasserer ansvaret for tiltak og realisering over på avdelingslederne. En slik fremgangsmåte kan oppleves urettferdig og ramme strategisk viktige områder.
Deloitte anbefaler at kostnadsreduksjon baseres på en strukturert og faktabasert tilnærming der strategiske investeringer beskyttes. Fokus må være på tiltak som ikke reduserer den opplevde kvaliteten på produktet eller tjenesten bedriften selger. Skjerm aktiviteter som er etterspurt av kunden, og som kunden er villig til å betale for.

Rett medisin?
Før man etablerer et kostnadskuttprosjekt er det derfor avgjørende å gjøre en grundig situasjonsanalyse og diagnostisere hvor alvorlig tilstanden er. En akutt krise er annerledes enn et skuffende kvartalsresultat og danner helt ulike rammer for kostnadskuttene. Bedrifter som opererer i modne markeder har andre utfordringer enn de som opererer i markeder med et underliggende vekst- og konsolideringspotensial. Selv virksomheter som befinner seg i en relativt sterk finansiell og strategisk posisjon, vil være avhengig av effektivisering for å opprettholde avkastning til sine aksjonærer dersom de opererer i modne markeder. Diagnosen vil indikere om bedriften har taktiske eller strategiske utfordringer og om den dermed må gå til verks med ”skalpell eller øks” for å nå målene. Figuren nedenfor viser spennet på gevinstpotensialet for rent taktiske til de mer strategiske forbedringsalternativer.





Lavthengende frukter, som for eksempel forbruksreduksjon og optimalisering, krever mindre inngrep og gevinstene kan hentes ut relativt raskt og forholdsvis enkelt. Etter at de åpenbare gevinstene er hentet ut, noe de ofte allerede er, blir jobben vanskeligere. Strategiske og strukturelle endringer innebærer høyere grad av risiko og vil bestå av mer omfattende inngrep. Disse endringene er mer krevende, men det er gjerne her det største potensialet ligger.
Nedenfor har vi beskrevet 5 sentrale utfordringer Deloitte erfarer er de største gjengangere i kostnadsprosjekter som ikke leverer som forventet, og samtidig har vi tatt med 7 råd om hva som kreves for å lykkes.

5 sentrale utfordringer...
Kostnadsprosjektene oppleves ofte som vanskelige og vi opplever at bedriftene særlig sliter med 5 utfordringer for å lykkes:

Myter blir fakta
Diskusjoner om kostnadskutt og potensielle gevinster er ofte basert på ”myter” som er generaliseringer av enkelthendelser eller enkeltindividers oppfatninger. I mangel av et solid faktagrunnlag er det vanskelig å ha en fruktbar dialog om hvor fokus bør ligge. Denne mytebaserte tilnærmingen gjør at bedrifter ofte ikke adresserer alle kostnadsreduksjonsmulighetene fordi forskjellige områder og avdelinger beskyttes med bakgrunn i ”etablerte sannheter”.

Utilgjengelig data
Støttesystemene gir ikke alltid den informasjonen man trenger for å utføre analyser, og dette begrenser faktagrunnlaget. Mange bedrifter vegrere seg for å legge ned det nødvendige, og til dels krevende, feltarbeidet som skal til for å samle inn vanskelig tilgjengelig data. Dette er likevel helt nødvendig for å etablere et tilstrekkelig faktagrunnlag, slik at man kan utvikle et fullstendig kostnadsbilde og forstå kostnadsdriverne.

Ulike virkelighetsoppfatninger
Det samme enhetlige og gjenkjennelige bildet av nåsituasjonen er ofte ikke forankret i hele organisasjonen. Dette skaper problemer når bedriften skal formidle hvorfor man starter et kostnadskuttprogram og hvilke områder det fokuseres på. De ansatte kjenner seg ofte ikke igjen i situasjonsbeskrivelsen, ser ikke behovet for tiltakene og blir motstandere av tiltakene. Ulike virkelighetsoppfatninger blant de ansatte kan imidlertid ofte forklares med begrenset tid til å ta fakta inn over seg og ikke reell motvilje. Utfordringen kan dermed løses ved å sette av tid til forankring og forklaring.

Knapphet på ressurser og struktur
De ”beste” medarbeidernes tid fristilles ikke til prosjektet, og arbeidet blir ikke så effektivt som mulig på grunn av mangel på struktur, metodikk og verktøy. I tillegg ser vi at kostnadskuttprogrammer som ikke er organisert i frittstående prosjekter med ”respekterte ledere” som ansvarlige, fort blir nedprioritert. Kostnadskutt er krevende og fordrer høy kompetanse, evner og erfaring hos de medarbeiderne som deltar. Prioriter dette arbeidet mens det pågår.

Manglende involvering
Ofte blir ikke de riktige medarbeiderne involvert tidlig i prosessen for å bistå med nåsituasjonsanalysen og utvikling av forbedringsalternativer. Dette reduserer forankring og motivasjon for gjennomføringen. Involvering sikrer både at alle gode ideer og muligheter blir belyst samtidig som det gir de ansatte innsikt og forståelse for de utfordringene bedriften står ovenfor. Medarbeiderinvolvering bidrar til vellykket gjennomføring.

…7 råd med på veien
Samtidig som en bedrift skal være klar over utfordringene er det like viktig å være bevisst hva som kjennetegner kostnadskuttprogrammer som lykkes. Vår erfaring tilsier at følgende pragmatiske råd vil bidra til suksess:

Ledelsen må med!
Sterk lederinvolvering er en suksessfaktor i kostnadsprosjekter fordi dette legger eksplisitte og implisitte føringer for prosjektets prioritet. Lederne skal til syvende og sist også være tiltakseiere, og bør derfor være med på å identifisere potensielle forbedringer, sette mål og prioritere tiltakene.

Skap tydelige mål
Det er kritisk å stille rett diagnose for å vurdere hvor alvorlige inngrep som må til. Deretter kan man sette ambisjonsnivå og klare mål. Det er viktig å balansere mellom langsiktige og kortsiktige mål og utvike en business case som også kartlegger investeringer som må til for å oppnå besparelsene.

”Snu alle steiner”
Det er viktig å etablere et solid faktagrunnlag for å få en fullstendig oversikt over kostnadsbildet og kostnadsdrivere, slik at man kan skape en enhetlig oppfattelse av mulighetsrommet. Hver stein må snus i arbeidet med å finne muligheter for kutt, og ingen områder kan utelukkes. Man bør se helhetlig på bedriften og ta avgjørelser basert på identifiserte muligheter og ikke ha noen hellige kuer.

Organiser arbeidet i et prosjekt
Vår erfaring tilsier at prosjektformen er best egnet for kostnadskuttprogram. Det er enklere å ha fokus på oppgavene og styre utviklingen dersom man bruker denne formen for organisering av arbeidet. Videre ser vi at de bedriftene som lykkes med kostnadskuttprosesser fristiller de ansvarlige for gjennomføring av kostnadskutt fra andre oppgaver.

Plukk lavthengende frukter først
Etter at man har blitt enige om et sett med forbedringstiltak, bør man prioritere de ”raske” gevinstene og enkle kostnadskuttene. Disse tiltakene bør gjennomføres først og på en synlig måte, slik at prosjektet raskt kan vise til resultater. Dette vil skape motivasjon og bidra til at de tunge løftene og tiltakene kan gjennomføres på en smidigere måte.

Involver alle
Alle ledd i organisasjonen må involveres i utformingen av de nye løsningene, slik at de forankres hos de ansatte og andre interessenter. Når de som kommer til å kjenne kuttene på kroppen får være med å utforme tiltakene, har forankringsarbeidet allerede begynt.

Kommuniser, kommuniser, kommuniser
Kommunikasjon kan ikke overvurderes. Ansatte bør bli informert om planene så tidlig som mulig. Dersom man starter den nødvendige modningsprosessen tidlig, vil det være lettere å sette tiltakene ut i livet fordi organisasjonen er forberedt og mentalt klar til å gjøre jobben. Videre bør en overordnet fremdriftsplan deles med de ansatte slik at man reduserer usikkerheten som kan ha en paralyserede effekt på produktiviteten. God kommunikasjon og forankring er en av de viktigste ingrediensene i effektiv endringsledelse.

Veien videre
Kostnadsreduksjon er et sentralt virkemiddel for å opprettholde bedrifters konkurranseevne, men mange prosjekter får dessverre ikke ønsket effekt. Vi håper derfor at våre 7 råd kan bidra til at ditt prosjekt blir en suksess.