KMO - Deelnemen aan de algemene vergadering: “Just one mouseclick away”? |
Een vergadering houden via videoconferentie of conference call kan een techniek zijn om uw “TiMa” (lees time-management) te optimaliseren.
Het wetgevend kader
De Europese Commissie lanceerde in 2003 haar actieplan tot modernisering van het vennootschapsrecht en verbetering van de corporate governance in de Europese Unie.
België heeft deze richtlijn omgezet bij de wet van 20 december 2010 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen. In tegenstelling tot de richtlijn en tot wat de naam doet vermoeden bevat de wet ook enkele nieuwigheden die van toepassing zijn op niet-beursgenoteerde vennootschappen. Het gaat om deelname op afstand aan de algemene vergadering en stemming op afstand voorafgaand aan de algemene vergadering.
Wat u moet weten
De betreffende bepalingen zijn van facultatieve aard en zijn veeleer algemene principes en procedures in plaats van gedetailleerde regelgeving.
Voor wat betreft elektronische deelname aan de algemene vergadering:
- Het gaat om de mogelijkheid de aandeelhouders via elektronische weg op afstand te laten deelnemen aan de algemene vergadering. Dit is belangrijk want het ontneemt de verplichting om de vergadering alsnog fysiek te houden niet.
- Er zijn 2 voorwaarden verbonden aan het gebruikte elektronische communicatiemiddel.
Ten eerste moet controle van de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouder mogelijk zijn.
Ten tweede moet de aandeelhouder rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis kunnen nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en zijn stemrecht kunnen uitoefenen. - Geen spreekrecht of vraagrecht: de wet vereist niet dat de aandeelhouder in staat moet zijn om aan de beraadslaging deel te nemen en zijn recht uit te oefenen om vragen te stellen.
- Van toepassing op: al dan niet genoteerde naamloze vennootschappen ( nieuw artikel 538 bis W. Venn.), besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (nieuw artikel 270bis W. Venn.) en coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (nieuw artikel 382bis W. Venn.).
Voor wat betreft stemming voorafgaand aan de algemene vergadering:
- De stemming kan plaatsvinden per brief of langs elektronische weg en dit aan de hand van een door de vennootschap ter beschikking gesteld formulier. De wet schrijft de minimum inhoud van stemformulier voor.
- Opnieuw geldt het principe van keuzevrijheid van de gebruikte technologie mits controle van de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouder mogelijk is.
- Indien er over bepaalde agendapunten op de vergadering nieuwe voorstellen van besluit worden ingediend, zijn de stemmen op afstand met betrekking tot deze agendapunten nietig.
- Van toepassing op: al dan niet genoteerde naamloze vennootschappen ( nieuw artikel 538 bis W. Venn.) en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (artikel 270bis, §5).
Statutair maatwerk vereist
Uit het voorgaande kan worden besloten dat de vennootschap over een grote statutaire vrijheid beschikt nu de wetgever zich onthouden heeft van verdere concretisering. Vanuit het idee van modernisering en individualisering is dit toe te juichen, maar hierdoor kan de wettekst zelf weinig houvast bieden.
De vennootschap zal de procedure zelf moeten uitwerken. In principe is hiervoor de algemene vergadering bevoegd.
De vennootschap zal als het ware haar statuten op haar eigen maat moeten snijden.
Enkele bedenkingen
Het komt ons voor dat met aangehaalde wetswijzigingen het vennootschapsrecht toch een (te?) kleine sprong voorwaarts maakt richting modernisering en digitalisering.
Gepubliceerd op 11/03/2013.
