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Adoption d’un code de conduite et de déontologie

Pourquoi la direction des sociétés doit donner le ton approprié

S’il y a déjà eu une époque où le code de déontologie était « une chose qu’il était bon d’avoir », plutôt qu’« une chose qu’il fallait avoir », cette époque est révolue. Dans l’environnement complexe actuel des affaires, les sociétés doivent s’engager à instaurer une culture où l’éthique et la conformité occupent une place de premier plan, à défaut de quoi elles s’exposent à la censure du marché. Et ce, même si dans les faits, les entreprises ne sont pas légalement tenues d’élaborer un code de déontologie.

« Une bonne gouvernance d’entreprise est fonction du comportement et de l’éthique de tous les membres du personnel », affirme Jim Goodfellow, vice-président du conseil et associé principal au service de la gouvernance d’entreprise de Deloitte. « Bien que le code de déontologie ne soit pas obligatoire, plusieurs règlements établissent le besoin de favoriser une culture d’intégrité en exigeant que toutes les sociétés ouvertes indiquent si elles ont élaboré un code de déontologie pour leurs principaux dirigeants et cadres financiers supérieurs. »

En encourageant cette culture d’intégrité, le conseil d’administration et la direction jouent un rôle important.

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration d’un code de déontologie
L’Instruction générale 58-201 des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) recommande aux conseils d’administration d’adopter un code de conduite et de déontologie écrit qui devrait s’appliquer à tous les administrateurs, dirigeants et employés. Bien que les éléments inclus dans un tel code ne soient pas normatifs, les ACVM recommandent que le code de déontologie traite de ce qui suit :

  • Les conflits d’intérêts, y compris les opérations et les accords dans lesquels un administrateur ou un dirigeant possède un intérêt important.
  • La protection et l’utilisation appropriée des actifs de la société et des occasions offertes.
  • La protection des renseignements sur la société.
  • Les relations équitables avec les actionnaires, les clients, les fournisseurs, les concurrents et les salariés de l’émetteur.
  • La conformité aux lois, aux règles et aux règlements.
  • La divulgation de tout comportement illégal ou contraire à l’éthique.

Les directives recommandent également que le conseil d’administration soit responsable de veiller au respect du code.

Rôle de la direction dans l’élaboration d’un code de déontologie
Pour être efficace, un programme de déontologie et de conformité requiert la participation de la haute direction, un engagement de l’ensemble de l’entreprise, un système de communication efficace et un système de surveillance permanente. La direction doit jouer un rôle dans la mise en place de tous ces éléments.

Par exemple, en plus de désigner une équipe principale vouée à la rédaction du code de déontologie, la direction peut appuyer le processus en formant une équipe consultative multidisciplinaire. Cette équipe consultative peut aider à approuver les grandes lignes du code et s’assurer qu’il adhère aux lignes directrices et aux procédés de la société ainsi qu’aux normes de l’industrie.

Lorsqu’une ébauche avancée est présentée dans le but d’être approuvée, la direction peut examiner le code afin de s’assurer que le langage est simple et que le texte est concis et facilement compréhensible pour tous les employés. La direction devrait également s’assurer que le code s’applique à tous les employés et qu’il a une portée globale.

Enfin, la direction doit s’assurer que tous les membres de la société, du chef de la direction jusqu’à la base, connaissent et respectent le code de déontologie. Une campagne proactive menée à l’interne pourrait comprendre des éléments tels que la formation des employés, l’encadrement par la direction, du contenu sur l’intranet et des documents imprimés, comme des affiches et des aimantins. Un plan exhaustif et bien exécuté peut aider à implanter les bons comportements dans toutes les couches de l’entreprise.

Au moment où la réglementation se resserre, le code de déontologie facilite la conformité et réduit l’exposition au risque. Les entreprises astucieuses vont encore plus loin en confiant au conseil d’administration et aux comités de vérification la tâche de concevoir proactivement un code de déontologie et de le faire connaître à l’interne; elle le font dans le but d’améliorer le degré de loyauté chez les employés et les clients, le respect de la marque et le rendement général des activités.

Pour en apprendre davantage sur la déontologie, visitez notre site Centre de gouvernance d'entreprise.

 

Quoi inclure dans un code de déontologie

Bien qu’il n’y ait pas de règles concernant les éléments à inclure dans un code de déontologie, les pratiques exemplaires suggèrent d’inclure ce qui suit :

  • Une lettre de présentation rédigée par l’équipe de la haute direction qui établit le ton approprié et met l’accent sur l’importance de la conformité.
  • L’énoncé de mission de la société, sa vision, ses valeurs et ses principes directeurs.
  • Un cadre décisionnel éthique pour aider les employés à faire des choix.
  • Une liste des personnes-ressources disponibles pour l’obtention des directives et la communication des témoignages de bonne foi relatifs aux inconduites présumées.
  • Une liste des autres personnes-ressources dans les domaines de la déontologie et de la conformité.
  • Des mécanismes de mise en application qui traitent de la notion de responsabilité et de discipline pour les comportements contraires à l’éthique.
  • Des exemples généraux de ce qui constitue un comportement acceptable ou inacceptable.
  • Les principaux domaines de risque propres à l’entreprise et à son secteur d’activité.

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