PME - L’importance d’introduire à temps la contestation d’une facture |
D’aucuns demeurent convaincus que le renvoi d’une facture erronée (quelle qu’en soit la raison) suffit pour s’y opposer. C’est une erreur. Quiconque souhaite contester une facture doit le faire rapidement en précisant clairement la partie de la facture qui fait l’objet de sa contestation.
Qui ne dit mot consent
Afin d’assurer la fluidité de ses activités commerciales, chaque entreprise doit veiller à ce que les factures ne puissent pas continuellement être remises en question par leurs destinataires. En Belgique, une jurisprudence solide s’est développée autour de la contestation des factures, la règle pratique étant «qui ne dit mot consent».
En d’autres termes, lorsqu’un entrepreneur ne réagit pas à une facture, celle-ci est réputée tacitement acceptée. Et c’est là qu’est le risque. Il est donc nécessaire de correctement contester les factures avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord.
De lourdes conséquences
L’acceptation d’une facture n’induit pas seulement l’acceptation des sommes dues, elle implique aussi l’acceptation des conditions générales de vente figurant habituellement au verso. La facture acceptée est en outre considérée comme étant une reproduction fidèle du contrat qui a été conclu. L’acceptation a donc de lourdes conséquences.
Paiement
Nombre d’entrepreneurs en déduisent, totalement à tort, que le paiement d’une partie d’une facture contestée suffit à indiquer une contestation de la partie restante de la facture. Le paiement de la partie non contestée peut être utilisé comme gage de bonne volonté pour éventuellement arriver à un règlement amiable. Il y a donc aussi un danger. Nombre de conditions générales mentionnent que le paiement d’une facture, même partiel, en implique l’acceptation.
Un paiement partiel ne peut en d’autres termes pas se faire de manière irréfléchie. Veillez donc d’abord à consulter les conditions générales du fournisseur et à ne procéder à un paiement partiel que lorsque les mentions et montants figurant sur la facture peuvent être clairement scindés en une partie contestée et une partie non contestée. Le paiement partiel en lui-même ne suffit pas à être qualifié de contestation correcte d’une facture. Une contestation précise ne peut s’effectuer que de la manière suivante.
Par écrit
La personne qui émet la contestation doit en fournir la preuve. Lors d’une éventuelle discussion ultérieure, il convient de pouvoir démontrer qu’une contestation motivée a été émise. Il est très peu probable que, dans le cadre d’une discussion, la partie adverse admette que l’entrepreneur a appelé des dizaines de fois ou que l’une ou l’autre convention a déjà été passée lors d’une réunion. Il est plus probable que la partie adverse fasse mine de rien: «Nous n’avons jamais reçu de contestation…».
Contester une facture se fait de préférence par écrit, et par courrier recommandé. De cette manière, la partie adverse ne pourra pas nier avoir reçu la contestation. Une contestation par e-mail peut être acceptée, à condition qu’il puisse être prouvé que la partie adverse a effectivement reçu la contestation.
Demander une confirmation de lecture constitue une option, mais n’a pas toujours l’effet escompté. Le destinataire peut en effet toujours choisir ne n’envoyer aucune confirmation de lecture à l’expéditeur.
Il convient aussi de tenir compte du fait que les conditions générales de la partie adverse peuvent stipuler que la contestation doit se faire d’une certaine manière, par ex. par le biais d’un courrier recommandé. Dans ce cas, la contestation doit s’effectuer conformément aux indications.
Rapidement
La contestation doit également s’effectuer dans un certain délai. Le tribunal déterminera ce «délai limité» sur la base des faits de chaque cas concret et force est de constater que dans la pratique, ce délai varie entre 24 heures, 2 jours ouvrables et une semaine voire davantage. Il est donc préférable de contester une facture dans les plus brefs délais. Si vous avez besoin de temps pour vérifier des comptes, envoyez de préférence une réserve immédiatement dans laquelle vous annoncez la vérification.
Motivation
La contestation doit également contenir une motivation, succincte et claire, de l’opposition à la facture. Une contestation peut par exemple avoir trait à une exécution insatisfaisante des travaux, à la qualité des marchandises livrées, au prix facturé ou encore aux conditions de facturation du fournisseur qui sont notifiées pour la première fois.
Bien que la réception et la contestation de factures fassent partie de la gestion journalière de l’entreprise, nombre d’entreprises apportent souvent peu de soin à la rédaction de lettres de contestation, avec toutes les conséquences qui en découlent. Elles doivent pourtant être établies avec un certain soin, surtout si elles concernent des montants importants. C’est en effet à ce moment que se posent les bases d’une éventuelle future procédure judiciaire fructueuse!