Julkisista ostoista yhteispeliä

Valtionhallinnon kasvava rooli palveluiden ostajana on luonut houkuttelevan markkinan ulkopuolisille palveluntarjoajille. Julkisen sektorin toimijoilla on kuitenkin vielä paljon kehitettävää palveluiden ostajan roolissa ja toimittajien hallinnassa.

Julkinen sektori käyttää yhä enemmän ulkopuolisten toimittajien palveluita ydinpalveluidensa tuottamiseen. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa julkinen sektori käyttää noin 175 miljardia puntaa vuosittain palveluiden ja erilaisten hyödykkeiden ostamiseen, mikä on yli neljännes kokonaiskuluista.

Deloitten tutkimus ”No more them and us” on selvittänyt Ison-Britannian julkisen sektorin toimijoiden kohtaamia haasteita ja vaatimuksia ostajan roolissa. Uusi rooli vaatii toimintakulttuurien sekä prosessien uudistamista ja sopeuttamista myös julkisella sektorilla. Julkisilta johtajilta odotetaan nyt vahvaa hankintoihin liittyvää osaamista sekä uusia toimintatapoja kumppanuuksien muodostamiseen ja hallintaan.

Hankinnat ja kumppanuuden hallinta ovat kriittisiä osaamisalueita. Julkisen sektorin tilaajaroolin kasvaessa kumppaniverkoston hallinnan haasteet ovat voineet johtaa pahimmissa tapauksissa kohonneisiin kustannuksiin, myöhästyneisiin toimitusaikoihin ja heikkoon palvelunlaatuun.

”Suomessakin vanhakantainen vastakkainasettelu palvelun tilaajan ja tuottajan välillä on johtanut epäonnistuneisiin sopimuksiin, mikä on näkynyt myöhemmin tehtyinä toimittajan vaihdoksina ja myöhästyneinä hankkeina”, toteaa Deloitten toimialajohtaja Markus Kaihoniemi.

”Ymmärrettävää on, että kilpailutusvaiheessa tilaaja ja potentiaaliset palveluntarjoajat ovat neuvotteluissa vastakkain. Vastakkainasettelu jatkuu liian usein koko hankkeen tai sopimuksen ajan, eikä todellista yhdessä tekemisen ilmapiiriä synny missään vaiheessa.”

Mittavissa järjestelmähankkeissa luotetaan usein vain toimittajan edistymisraportointiin, eikä tilaajalla ole omaa seurantaa kustannusten ja työmäärien lisäksi. Suomessakin on nähty tapauksia, joissa toimittaja ilmoittaa vasta pari kuukautta ennen suunniteltua valmistumisajankohtaa kustannusten sekä aikataulun ylittyvän. Hyvillä hankehallinnan menetelmillä tilanne nähtäisiin jo aiemmin, jolloin asioihin voidaan vielä reagoida.

Seurannasta lisää tehoa

Tutkimuksessa on tunnistettu yleisiä alueita, joilla julkinen sektori voisi helposti parantaa toimittajaverkkonsa hallintaa. Julkisten toimijoiden haasteet liittyvät etenkin sopimusten noudattamiseen sekä palvelun- ja tavarantoimittajien hallintaan.

”Sopimusta ei käytetä aktiivisesti työkaluna kumppanuuden hallinnassa ja keskusteluissa toimittajan kanssa, vaan se unohdetaan heti allekirjoituksen jälkeen ja uppoudutaan käytännön tekemiseen”, Kaihoniemi jatkaa.

Päättäjien tulisi varmistaa, että sopimukset on suunniteltu siten että ne tukevat haluttua käytöstä toimittajien keskuudessa ja parantavat talouden ja ei-taloudellisen, tulokseen keskittyviä suoritusmittareita.

Vaatimus ymmärtää toimittajien motivaatiota ja odotuksia sopimuksiin kasvaa myös tulevaisuudessa. Sisäinen valvonta tarjoaa riippumatonta neuvontaa ja ohjeistusta sopimuksen hallinnasta, jolloin ymmärrys tavoitteista ja vaatimuksista paranee molemmilla osapuolilla. Julkisten toimijoiden tulisikin tehostaa johtamisprosesseja sekä lisätä analyyseja kumppaneiden toiminnasta,

Kehitettävää olisi runsaasti myös riskienhallinnassa, jossa julkisen sektorin toimijoiden tulisi ottaa vahvemmin kaupallinen ote.

”Tämä vaatii muutosta riskien ottamisen kulttuurissa. Riskienhallinnan tarkoituksena ei ole eliminoida kaikkia riskejä hinnalla millä hyvänsä vaan tärkeämpää on tunnistaa riskit ja laatia suunnitelmia niiden varalle.”

Myös talouden laskusuhdanne ja markkinatilanne vaatii varautumista ennalta-arvaamattomiin tilanteisiin. Julkisilta toimijoilta vaaditaan varasuunnitelmia sen varalta, että kriittisten palveluidentarjoajien kyky suoriutua tehtävistään muuttuu merkittävästi. Nyt tulee arvioida kumppaneiden luottokelpoisuutta, tehdä markkina-analyysejä ja hyödyntää erilaisia toimittajaverkostoja. Samalla tulisi luoda valvontaprosessi, jotta tieto toimittajien mahdollisista ongelmista saadaan riittävän aikaisin.

Deloitte on maailman johtavia asiantuntijapalveluorganisaatioita. Palveluksessamme on lähes 169 000 asiantuntijaa 140 maassa. Tarjoamme asiakkaillemme tilintarkastukseen, verotukseen, konsultointiin ja yritysjärjestelyihin liittyviä palveluita. Asiakkainamme on yli puolet maailman suurimmista yrityksistä sekä lukuisa määrä kansallisia yrityksiä, julkisia organisaatioita ja kansainvälisiä kasvuyrityksiä. Suomessa palveluksessamme on noin 400 asiantuntijaa, jotka toimivat 6 aluetoimistossa ympäri Suomen.

Viimeksi päivitetty: