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Administracion de Proyectos Tecnológicos

La complejidad de los proyectos actuales esta relacionada con la naturaleza de los negocios, con la competencia del mercado y con el rendimiento de las inversiones requiriendo de sistemas informáticos flexibles, rápidos, eficientes, de fácil acceso y rentables que acompañen los tiempos que transcurren.

Usualmente son 5 factores por los cuales se inicia un proyecto:

Capacidad:

Búsqueda de mayor capacidad en equipos, ya sea hardwares y bases de datos más robustas que permitan manejar mayor información. Esta es una necesidad surgida por el crecimiento de la empresa.

Control y Seguridad:

Control de la información y de las personas que acceden a esa información, protección ante intrusos o hackers, además de mejoras en la calidad de la información que se tiene de la empresa.

Comunicación: 

Rapidez en la obtención de la información, integración de sucursales y de casa matriz, acceso a la información a través de portales web, o de redes internas de comunicación.

Costos: 

Para aumentar el rendimiento tecnológico utilizando al máximo los beneficios de la inversión, monitorear costos operativos, disminuir costos automatizando procesos, etc.

Competitividad:

Información del mercado actualizada que permita reaccionar a tiempo en la toma de decisiones.

Un proyecto con características tecnológicas siempre responde a una necesidad puntual e identificable.

Bien, sabemos que tenemos una necesidad y pensamos implementar una solución...un nuevo proyecto, es posible que la primera imagen que se nos presente esté asociada a grandes proyectos, complicados y eternos... según usuarios que conozco hasta traumáticos por el esfuerzo, horas sin dormir, el descontrol de los tiempos, incertidumbre y la falta de confianza en los resultados finales.

¿Cómo cambiar este concepto adquirido por experiencias propias o ajenas? 

La respuesta es: Administrando el proyecto.

Realizar la planificación adecuada que permita dimensionar el alcance del proyecto y colocar metas reales son esenciales para no tener falsas expectativas en cuanto a su implementación y le permitirá ver los beneficios de su inversión en un periodo de tiempo razonable.

¿En que consiste Administrar Proyectos?

La administración tiene actividades básicas que son Organizar, Planificar, Coordinar, Controlar y llegar a un objetivo establecido, aplicando herramientas, conocimientos, metodologías y “Best Practices” o Mejores Prácticas desarrolladas por consultoras internacionales surgidas de su larga experiencia en proyectos de diferentes índoles y tamaños en áreas tecnológicas.

Etapas de un proyecto

Todos los proyectos, independientes de sus objetivos y alcances, cumplen con las siguientes macro-etapas: Inicio, Planificación, Ejecución y Control, Implementación y Post Implementación o periodo de mantenimiento.

A continuación una breve descripción de cada una de las etapas mencionadas:

En la primera Etapa de Iniciación Se plantean los objetivos generales del proyecto contemplando presupuesto, acuerdos con terceros como Soporte de Proveedores, Consultorías, Recursos Humanos y Recursos Tecnológicos disponibles.

Segunda Etapa de Planificación se definen tareas asociadas a recursos humanos y a tiempos en diferentes niveles de detalles desde las macros hasta el detalle de quién/ es realizarán los programas, las pruebas, el entrenamiento, etc. Esta etapa brinda una visión detallada del alcance del proyecto. Aquí debe desarrollarse un plan de trabajo detallado del proyecto.

Etapa de Ejecución y Control, etapa “cima” del proyecto donde se realizan las tareas descriptas en el plan de trabajo, es una etapa crítica ya que la mayor parte de las tareas se ejecutan en este periodo, por lo que el control de tiempos y recursos debe ser eficiente para que las tareas sean completadas dentro del plazo de tiempo asignado en el plan.

Etapa de Implementación, hacia el final de proyecto y en concordancia con lo planificado y terminado, es necesario evaluar la fecha de implementación para determinar si se está en condiciones de implementar.

Por lo que se debe confirmar o establecer la fecha de implementación definiéndola en forma clara y factible, y comunicándola a todos los participantes cualquier sea la característica del proyecto.

También en esta etapa hay que prever acciones de contingencias ante la posibilidad de no alcanzar el resultado esperado para no caer en un “periodo sin solución” a corto plazo de acuerdo al impacto sobre el negocio.

Se realiza el cierre del proyecto o etapa post implementación se inicia en un plazo mínimo de una semana posterior a la implementación y es el periodo durante el cuál se identifican los procesos que se dejarán bajo seguimiento controlado por su nivel de criticidad, también se entrega la documentación, se liberan recursos humanos y tecnológicos y se inician los contratos de soporte y mantenimiento de los proveedores hacia la empresa. De las mencionadas, la etapa de ejecución y control es la más compleja de todo el ciclo de vida del proyecto y lo más conveniente es considerar metas u objetivos intermedios a cumplir que tengan resultados significativos, por ejemplo: etapa de diagramación, programación, pruebas, etc., es decir etapas que reflejen criterios asociados a costos, tiempos y calidad.

Cómo “Proyecto Tecnológico” se consideran:

Implementar un nuevo software ya sea de plataforma, softwares relacionados a Bussines Intelligence orientados a facilitar la toma de decisiones en el ámbito gerencial, Softwares para realizar reportes, Sistemas Contables, también se pueden mencionar los proyectos de cambios de versión, Reestructuraciones de áreas de sistemas, Instalación de nuevos equipos, Proyectos de Contingencias por cambios de Sistemas o Personal, Proyectos de Prevención y Recupero ante Desastres, los mencionados son algunos de los muchos proyectos de características tecnológicas que llegan a un final satisfactorio tras haber sido apropiadamente planificados y administrados.

El Administrador

¿Quién administra el proyecto?

Bien, la figura del Administrador del Proyecto puede ser asumida por el Jefe del Departamento de Sistemas de la empresa, alguno de los Responsables de las áreas involucradas, pero considerando que deben atender sus actividades diarias, comités, reuniones y todas las actividades inherentes a la posición que ocupan en la empresa, el proyecto es una más de sus responsabilidades por lo que su dedicación no es exclusiva.

El Project Manager o Gerente de proyecto contratado como un servicio outsourcing le permite contar con una persona capacitada para desarrollar esta actividad. Dedicada full time al proyecto para el que fue contratado, controlará los tiempos, recursos y tareas, aplicando su experiencia y con el objetivo de comenzar y terminar exitosamente, manteniendo la rentabilidad del proyecto.

Entre las responsabilidades que debe asumir el Administrador de Proyectos se cuentan la de Controlar las diversas situaciones que se presentan manteniendo un ambiente laboral saludable que permita comenzar y terminar el proyecto dentro del plazo establecido. Detectar los riesgos identificando los factores críticos de éxito que podrían influir en la interrupción temporal o permanente del proyecto, como por ejemplo la indisponibilidad de equipos hardware, acuerdos con proveedores incompletos, falta de recursos humanos, demora en la toma de decisiones del comité gerencial de la empresa, estos riesgos comunes en cualquier proyecto se deben controlar ya que podrían impactar en diferente grado al proyecto y al negocio. La clave es prevenir, evitando que personal externo tenga acceso ilimitado e irrestricto a la información de la empresa, el riesgo se minimiza asignando Palabras claves (passwords) y ID relacionados al rol que la persona tiene si es personal contratado para el proyecto además debieran firmarse acuerdos de confidencialidad, igualmente se debe prevenir la pérdida o corrupción de información manteniendo backups actualizados y disponibles, en definitiva tomar acciones concretas y efectivas, la clave es prevenir y monitorear

Una vez que cuenta con la totalidad de la información, el administrador es quién en conjunto con su equipo de trabajo desarrolla la planificación del proyecto, establece la documentación estándar, procedimientos de trabajo y canales de comunicación que se utilizarán durante el ciclo de vida del proyecto.

El Administrador debe tener cualidades gerenciales de Manejo y Control de recursos, esto es manejar personal que trabajará bajo “presión” y tener los conocimientos en técnicas estándares y mejores prácticas para el manejo de proyectos IT. Poseer disciplina sin crear un ambiente hostil de trabajo para controlar los tiempos para cada etapa de proyecto.

En resumen 

Los proyectos de sistemas de información o tecnológicos pueden originarse en cualquier área de una empresa y están relacionados con todos los problemas de la organización, implican la necesidad de mantener o mejorar el rendimiento de una determinada área del negocio o todo el negocio, las herramientas o cambios que se realizan en áreas tecnológicas acompañan ese fin, por lo que antes de iniciar su proyecto identifique claramente cuáles son sus necesidades, busque productos que puedan responder a aquellas necesidades, asesórese en cuál es la mejor solución a su necesidad y por último optimice su inversión y mantenga la calidad de la solución implementada

Sí va a iniciar un proyecto de características Tecnológicas, considere los siguientes puntos para lograr un proyecto EXITOSO:

  • Definición del Alcance del proyecto con Expectativas claras y consistentes sobre los resultados esperados del proyecto
  • Comunicación oportuna
  • Recursos humanos calificados
  • Coordinación de un Administrador de Proyecto
  • Planificación general y detallada
  • Tecnología disponible
  • Consideración de diferentes escenarios de implementación
  • Acuerdos de Mantenimiento Post implementación


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Por: Jaquelina Forni La autora es consultora de Deloitte especializada en Administración de proyectos tecnológicos.

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