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Errores comunes en gestión de proyectos de IT

Publicado en IT NOW
8 de enero, 2013
Por: Redacción

Cuando de gestión de proyectos se trata, tanto CIO como Project Managers enumeran una serie de equivocaciones que pueden desembocar en el no cumplimiento de los objetivos y el desarrollo exitoso del producto que se desea generar; con experiencia ganada en años de esfuerzo en la ejecución de los proyectos, han identificado los problemas que aquejan la gestión profesional de estos.

Deficiente planificación de actividades y recursos requeridos; asimismo, la falta de un buen levantamiento de requerimientos y definición del alcance del proyecto, son factores comunes para los ejecutivos y consultores del área.

Para Rosanna Martínez, gerente de proyectos de una empresa comercializadora de productos nacionales e internacionales en República Dominicana, “un buen levantamiento de información al inicio, es decir, defi nir lo que el usuario quiere y necesita, así como, precisar el alcance; evita situaciones que implican el rechazo de los entregables por parte del cliente”.

“Algunos de los errores tienen que ver con la incorrecta defi nición y gestión de los alcances, así como la ausencia de una metodología clara, estructurada y sólida para ejecutar los proyectos”, declaró Mauricio Solís, socio y director regional para Centroamérica de Crystalis Consulting.

Según los expertos la estimación de tiempos es un factor clave, si no se tiene la experiencia se puede valorar de manera errónea, postergando o acortando fechas, ambos son errores que suceden con frecuencia.

Perder el norte es otro obstáculo; en proyectos de IT es fácil y natural desviarse, lo que genera más costo y tiempo en el desarrollo del proyecto. Subestimar y asumir es otro de los desaciertos más comunes mencionados por los especialistas.

Morales considera que es significativo “sobre todo en la etapa de planificación, realizar todas las preguntas necesarias, es valioso apoyarse siempre en el equipo de expertos que nos acompañan a lo largo de un proyecto”.

Otros errores mencionados por los expertos son: no comunicar efectivamente lo que está ocurriendo, lo cual genera incertidumbre, malos entendidos e incluso frustraciones en el proyecto.

Equilibrar las diferentes expectativas de los stakeholders involucrados; “el dinamismo de los sectores, en especial en ese caso del sector financiero, hace que constantemente las necesidades del negocio varíen, entonces el tema se vuelve complejo”, agregó Maynor Picado, jefe de Oficina de Proyectos del Banco Nacional de Costa Rica.

“Algunos errores frecuentes en la administración de proyectos de IT son: no destinar el tiempo necesario a la definición del alcance; obviar estudios de factibilidad técnica, factibilidad administrativa y costo-benefi cio; considerar que una contratación externa es lo único que importa dentro del proyecto; minimizar el plazo del proyecto, el plan de calidad y plan de pruebas”, así resume Ma. Eugenia Céspedes, jefe del Departamento Ingeniería de Sistemas del Instituto Nacional de Seguros (INS) de Costa Rica.

Para David Díaz, director de proyectos generales de PM Consultant, los errores en la gerencia de proyectos en el área de IT se puede definir en tres áreas: primero, enfocarse 100% en los elementos técnicos y dejar de lado los requisitos gerenciales del proyecto; segundo, olvidarse de que se está implementando algo más que una herramienta tecnológica, se está poniendo en práctica nuevos procesos de negocio; y tercero, no gestionar adecuadamente las expectativas de la alta gerencia y el equipo de trabajo.

Sobre este tema, Arturo Velasco, Socio de Consultoría de Deloitte, indica que asignar un gerente de proyectos que no cuente con la experiencia y el conocimiento para liderar, es un grave error.“Cada proyecto es único y el nivel de complejidad varía ampliamente”, acotó Velasco.

Escatimar los recursos destinados, enterrar la administración de los proyectos en medio de la agenda corporativa, disipar la energía en un gran número de proyectos, concentrarse exclusivamente en el diseño y no cumplir con las fechas de los entregables, dar marcha atrás cuando se encuentra resistencia y prolongar demasiado el esfuerzo, son algunos de los aspectos mencionados por Víctor Rodríguez, director de operaciones TI Caribe– Antillas de Grupo Argos.

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