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Outsourcing: más allá de la externalización de procesos

omunoz

Cualquier tarea que no forme parte del ‘core business’ de una organización, es susceptible de ser externalizada. Esta es una máxima que muchas empresas han puesto en práctica, dejando en manos de terceros procesos importantes – contabilidad, remuneraciones, cumplimiento tributario o gestión tecnológica, por mencionar algunos-, pero que no forman parte del negocio. Ello les permite no sólo ahorrar costos, sino también concentrar a su personal en lo que realmente sabe hacer mejor y que agrega valor en sus procesos.

Sin embargo, no todos tienen claro que el outsourcing no sólo permite ahorrar costos, sino que, en muchos casos, es una decisión clave para reducir los riesgos.

Una empresa que realiza todas las tareas con recursos propios necesita de una infraestructura de gestión más compleja y obliga a la gerencia a destinar muchas horas de su tiempo a velar por la calidad de la información que requieren para la toma de decisiones. Sin duda esto les resta tiempo para otras actividades más importantes, como mejorar la eficiencia de sus procesos productivos, generar nuevos negocios, reaccionar adecuadamente a las exigencias del mercado y aumentar sus ingresos y rentabilidad, entre otras.

Por lo general, funciones tales como contabilidad, recursos humanos, cumplimiento tributario, emisión de facturas, pago a proveedores, presentación y tramitaciones en el Servicio de Impuestos Internos (SII) - entre otras-, están a cargo de una sola persona. Por muy eficiente que sea, al no tener mucho contacto con pares que ejerzan la misma función, es probable que no esté completamente al día en sus conocimientos técnicos, lo que la puede llevar a cometer errores, cuyas consecuencias deberá asumir la compañía.

Peor aún, si se enferma, toma vacaciones, o se va de la empresa, reemplazarla temporal o permanentemente tiene un costo de capacitación y eficiencia, y aumenta el riesgo de no cumplir adecuadamente con las leyes y normativa vigente. En este sentido, como dice el refrán “lo barato puede salir caro”

En contrapartida, el outsourcing ofrece muchas ventajas. Por una parte, permite disponer de profesionales especializados que, de otra forma, la empresa no podría solventar. En segundo lugar, trabajar con una empresa de prestigio entrega seguridad respecto de los procesos, correcto cumplimiento de plazos y normas y de la confidencialidad de la información con la que se trabaja. Tercero, un buen servicio de outsourcing probablemente le ayudará a mejorar sus propios procesos, ya que le permitirá conocer y aplicar las mejores prácticas en el mercado. Y finalmente, aún cuando a primera vista puede que el costo de tercerizar parezca mayor al de tener a su propio personal haciendo estas tareas, hay otros costos además de los sueldos de sus empleados que deben ser considerados, tales como espacio físico, computadores, líneas telefónicas, softwares, provisiones y otros, que por lo general no están tan a la vista. Eso, sin tomar en cuenta las ventajas de que los altos ejecutivos puedan tener la tranquilidad de dedicar su tiempo a las áreas más estratégicas del negocio.

Autoevaluación
¿Cómo saber si mis procesos de contabilidad, recursos humanos y cumplimiento tributario se encuentran al día o determinados en forma correcta?

Le invitamos a responder este breve cuestionario.

1. ¿Los registros contables requeridos por el Servicio de Impuestos Internos –SII- (libro diario, mayor, de compras y ventas, inventario y balance, FUT, retenciones y de remuneraciones), se encuentran actualizados e impresos en hojas foliadas y timbradas por éste organismo al dia de hoy?

2. ¿Está actualizado al día de hoy el balance de comprobación y saldo y sus repectivos analisis de cuentas?

3. ¿Tiene las determinaciones de impuestos, tales como formulario 29, formualario 50 e impuesto renta con su debida documentación de respaldo y autorizados por el Servicio de Impuestos Internos –SII-?

4. En caso de estar cumpliendo la obligación legal de pagar gratificación de acuerdo al artículo 50 del Código del Trabajo, esto es, el 25 % de la remuneración mensual con tope de 4,75 Ingresos mínimos, ¿están pagando la diferencia que se produce por el cambio del ingreso mínimo del mes de julio de cada año, siendo que esta obligación se entiende completa de acuerdo al ingreso mínimo de diciembre de cada año?

5. ¿Están informando a la AFC (Administradora de Fondos de Cesantía) todos los movimientos de personal, es decir, contrataciones, cambios de contratos y desvinculaciones?

6. ¿Están informando en sus planillas de cotizaciones previsionales todos los movimientos de personal (Ingresos, licencias medicas, permisos, finiquitos), para no generar “declaraciones y no pago automática” – DNPA- por parte de las AFP?

Si determina que un porcentaje importante de las respuestas se encuentran marcadas en la respuesta “Si”, lo felicitamos y cuide a las personas que tiene trabajando en su empresa. Si al contrario, si hay un alto porcentaje de respuestas “No”, ¡empiece a preocuparse!

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