Die Cloud erreicht die Unternehmen

Millionen Menschen nutzen tagtäglich „Cloud Computing“; sei es um E-Mails zu versenden, mit Freunden zu kommunizieren, Einkäufe zu tätigen oder Nachrichten zu lesen. Aber all das sind nur die ersten Anzeichen eines aufkommenden Sturms. Cloud-basierte Dienste halten Einzug in immer mehr Unternehmen und verändern dort IT-Organisationen ebenso wie Geschäftsmodelle. Entscheidungsträger in allen Bereichen müssen die Grundlagen des „Cloud Computing“ verstehen – sowohl die damit verbundenen Chancen, als auch die Risiken.

Die Cloud bietet betriebswirtschaftliche Vorteile

Schaut man hinter den Hype um die Cloud, gelangt man stets zu einem alle Lösungen vereinigenden Kernelement: Cloud Dienste – Software, Infrastruktur und Plattform – werden „as-a-Service“ (also als Dienst(leistung)) angeboten. Web-basierte E-Mail-Konten sind ein heute allgegenwärtiges Beispiel für „Software-as-a-Service“ (SaaS). Anstelle einer Software, die auf dem Laptop oder dem Tablet installiert ist, wird der Dienst über das Internet bereitgestellt. Der Anwender ist also weitestgehend von der zu Grunde liegenden Technologie abgeschirmt. „Infrastructure-as-a-Service“ (IaaS) und „Platform-as-a- Service“ (PaaS) vervollständigen das Angebot des “Cloud Computing” durch die Bereitstellung von IT-Ressourcen oder Entwicklungsumgebungen – Leistungen die vor allem im Fokus von IT-Abteilungen liegen. Schon heute gibt es eine Reihe von technischen und wirtschaftlichen Vorteilen gegenüber „traditionellen“ Formen der IT, die einen direkten Einfluss darauf haben können, wie Unternehmen arbeiten. 
Dazu gehören:

• Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten: Auf die Services kann über eine Vielzahl von internetfähigen Endgeräten (bspw. Smartphones, PCs, Tablets) und von nahezu jedem Standort mit Internetzugang zugegriffen werden.
• Ressourcen-Pooling: Die IT-Ressourcen werden beim Anbieter gebündelt und den einzelnen Kunden dynamisch nach Bedarf zur Verfügung gestellt. Dadurch werden signifikante Effizienzsteigerungen und Skaleneffekte erreicht. Die Kunden wissen dabei oftmals nicht (und müssen es auch nicht) wo sich der physische Standort der Ressourcen befindet.
• Elastizität: Alle Dienste können schnell und bedarfsgerecht (elastisch) ausgeweitet werden. Für den Nutzer wirkt dies wie eine quasi unlimitierte Bereitstellung.
• On-Demand Self-Service: Neue Services und Ressourcen können schnell und einfach in Anspruch genommen werden, häufig ohne Interaktion mit Mitarbeitern des Anbieters.
• Pay-as-you-go: Die Nutzung der Services und Ressourcen wird gemessen und die Kunden bezahlen nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen.

Diese technischen Vorteile lassen sich in einige signifikante wirtschaftliche Vorteile überführen:

• Schnelle Implementierung: Es wird weniger Zeit benötigt ein Cloud-basiertes System aufzusetzen und produktiv zu nutzen.
• Vorhersehbarkeit der Kosten: Das für Cloud-Systeme typische „pay-as-you-go“-Zahlungsmodell, das bereits die Kosten für Systemupgrades beinhaltet, erleichtert die Kalkulation anfallender IT-Kosten.
• ROI: Die Nutzung von Cloud-Computing führt zu einem schnelleren Rückfluss der getätigten IT-Investitionen, dank beschleunigter Einführung und der Eliminierung von Vorlaufkosten.
• Agilität: Unternehmen können neue Geschäftsprozesse und Anwendungsmöglichkeiten schnell entwickeln und bereitstellen. Dadurch kann ein vorhandener Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb gewahrt, und mit Veränderungen im Markt Schritt gehalten werden.
• Skalierbarkeit: Die Cloud bietet eine flexible Plattform, so dass in Anspruch genommene Dienste bedarfsgerecht erweitert oder reduziert werden können. Dadurch werden Unternehmen in die Lage versetzt, neue Geschäftsfelder rasch zu erschließen, Innovationen voranzutreiben oder neue Kundensegmente zu bedienen.

Software-as-a-Service dehnt seinen Einflussbereich aus

Der Einfluss der Cloud auf die Wirtschaft ist nicht begrenzt auf wenige Branchen oder eine Handvoll Firmen. Unternehmen jeder Art und Größe nutzen mittlerweile Cloud-Computing und SaaS. Momentan hat SaaS den größten Einfluss auf die Bereiche Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Content Management (ECM), Produktivität und Zusammenarbeit (Collaboration) sowie Human Capital Management (HCM).
SaaS ist heute weitgehend als Kernelement von IT-Landschaften anerkannt. Der Marktanteil von SaaS-Lösungen im Bereich der Unternehmensanwendungen wächst deutlich. Daher arbeiten Markführer wie SAP oder Oracle stark an der Entwicklung cloud-basierter Versionen ihrer führenden Anwendungen. Darüber hinaus betreiben sie eine aggressive Akquisitionspolitik um ihre Wettbewerbsfähigkeit in diesem kritischen, sich rasant entwickelnden Marktsegment zu erhalten bzw. zu verbessern.

SaaS und Cloud-Computing sind besser, schneller und manchmal sogar billiger

Laut den Ergebnissen der letzten Umfrage von Forrester Research unter mehr als eintausend Unternehmen aus Nordamerika und Europa sehen diejenigen Unternehmen, die sich für den Einsatz einer Cloud-Lösung entschieden haben, darin folgende Vorteile:

• Geringere Kosten, sowohl kurz- wie auch langfristig
• Schnellere Bereitstellung neuer oder erweiterter Funktionalitäten sowie höhere Flexibilität im Hinblick auf sich verändernde wirtschaftliche Erfordernisse
• Besserer Support und höhere Zufriedenheit

Diese Ergebnisse erwecken den Anschein, Cloud-Lösungen seien günstiger als on-premise Lösungen, aber das ist nicht immer der Fall. Fakt ist, dass Unternehmen wie Salesforce.com oder Workday führend in ihren Marktsegmenten sind und entsprechende Preise verlangen. Obwohl die Kosten im Vorfeld der SaaS Einführung im Allgemeinen niedriger sind, belegt eine kürzlich von Gartner veröffentliche Studie, dass über einen längeren Zeitraum (definiert als fünf Jahre oder länger) die Summe der Kosten für die IT-Infrastruktur und die notwendigen Lizenzen klassischer on-premise Lösungen häufig niedriger ausfallen als für entsprechende SaaS-Lösungen. Das trifft besonders für Betriebe mit hocheffizienten IT-Prozessen zu. Obwohl also die Kosten einen wesentlichen Entscheidungsfaktor im Hinblick auf einen angedachten Einsatz von SaaS darstellen, so sollten sie doch nicht als alleiniges Kriterium für eine Entscheidung dienen, sondern vielmehr alle Pros und Contras gegeneinander abgewogen werden.

Vorbereitung auf SaaS

Obwohl SaaS flexibler ist und die Implementierung schneller erfolgen kann als bei traditionellen Technologien, beinhaltet SaaS doch einige neue Herausforderungen. Da SaaS das Potenzial dazu hat, die Art und Weise wie ein Unternehmen funktioniert fundamental zu verändern, gibt es einige wichtige Schritte, die ein Unternehmen durchführen sollte um sich auf den Umstieg vorzubereiten.

Schaffung einer Organisation, die bereit ist für die Cloud

SaaS kann die Werkzeuge zur Verfügung stellen um die Arbeit der Menschen im Unternehmen zu verändern. Aber um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen, müssen sich die Unternehmensstrukturen an das neue cloud-basierte Modell anpassen. Das erfordert neue Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit über organisatorische Grenzen hinweg. Technologie allein reicht hier nicht aus. Eine Organisation darauf umzustellen Informationen nicht mehr zu kontrollieren und abzuschirmen, sondern vielmehr den freien Fluss der Informationen zu ermöglichen, ist ein wichtiger Teil der Planung.

Neudefinition der Rollen von IT und Fachabteilungen

Mit SaaS haben die Fachabteilungen mehr direkte Kontrolle und Verantwortung für die Entscheidungen über Systeme und Daten. Die Fachabteilungen können ihre Systeme und Prozesse den Marktgegebenheiten anpassen, ohne sich zuvor mit der IT-Abteilung abstimmen zu müssen. Vielleicht umso verführerischer aus der Perspektive der IT ist, dass dadurch der Fokus weg von Routineaufgaben wie Bug-Fixes, Software-Upgrades und Systemwartungen hin zu strategischen Technologieentscheidungen rückt. Um SaaS effektiv einzusetzen, müssen sich sowohl die Fachabteilungen als auch die IT ihrer neuen Rollen bewusst sein und diese annehmen. Für Unternehmen die über den Einsatz von SaaS nachdenken, ist es wichtig realistisch einzuschätzen, ob ihre IT Abteilung dazu bereit ist die Kontrolle über Routine- prozesse abzugeben, und sich auf die Nutzung von Informationen und Technologien als strategische Einflussfaktoren zu konzentrieren.

Stärkung der IT-Führung

In der Vergangenheit waren viele Organisationen durch eine laxe IT Führung geprägt, was damit zusammenhing, dass die Systeme und Daten weitestgehend innerhalb der „Mauern“ des eigenen Unternehmens vorhanden waren. Werden immer mehr Daten und IT-Ressourcen in die Cloud ausgelagert, können Schwächen in der IT-Führung zu einer der Hauptquellen für Risiken im Hinblick auf Datenverluste werden. Durch SaaS werden einige dieser IT-Komponenten nun durch Dritte kontrolliert und sind nicht mehr durch die reale oder scheinbare Sicherheit der eigenen Systeme geschützt. Unternehmen, die über den Einsatz von SaaS nachdenken, sollten eine umfassende Einschätzung aller Schwachstellen vornehmen und gleichzeitig Strategien zur Verringerung der Risiken festlegen.

Vorbereiten der IT-Architektur auf die Cloud

Nach Jahrzehnten des organischen Wachstums und einer Vielzahl getätigter Akquisitionen finden sich viele Unternehmen in einem Labyrinth redundanter Systeme, hart verdrahteter Schnittstellen, individueller Datenpools, Einzelfalllösungen und menschlicher Schnittstellen wieder. SaaS kann zur Lösung dieser Probleme beitragen; es kann jedoch mit erheblichem Aufwand einhergehen, die vorhandenen Systeme zu entwirren. Der Schlüssel dafür ist, die IT-Systeme zu rationalisieren. Und zwar dergestalt, dass sie in logische Einheiten gegliedert werden, die zum einen hoch kohäsiv (d.h. Funktionalitäten werden entsprechend der Geschäftsprozesse zusammengefasst anstatt sie auf unterschiedlichen Systemen verteilt zur Verfügung zu stellen) und zum anderen nur lose verbunden (d.h. nicht hartverdrahtet in unzusammenhängenden Systemen) sind. Für viele Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung dar; deshalb sollte es keinesfalls für alle funktionalen Bereiche gleichzeitig in Angriff genommen werden. Nichtsdestotrotz ist dieser Schritt für viele Unternehmen ein wichtiger Wegbereiter in Richtung einer globalen Standardisierung der Prozesse und der Einführung von SaaS.

Entwickeln einer Cloud-Strategie und einer Roadmap

Der Übergang zu SaaS erfolgt im Allgemeinen in verschiedenen Phasen. Daher ist es wichtig, sowohl eine klare Strategie, als auch eine Roadmap für den Übergang zu haben, die auf den definierten Selektionskriterien aufsetzen. Ein entscheidender Faktor, der in diesem Kontext zu beachten ist, ist die allgemeine  Haltung des Unternehmens im Hinblick auf die Einführung von Cloud-Computing. Manche Unternehmen nehmen dabei eine extreme Position ein. Sie stellen Systeme auf Cloud-Computing um, wo auch immer es ihnen möglich erscheint – auch wenn ihre bestehenden Systeme den Zweck ebenso gut erfüllen. Andere Unternehmen nehmen eine eher abwartende Position ein. Sie ziehen den Übergang in die Cloud immer nur dann in Erwägung, wenn der Druck für die Umstellung auf ein neues System zunimmt. Unabhängig von der Herangehensweise sollte die Cloud-Strategie Richtlinien enthalten, die die Grundhaltung des Unternehmens im Hinblick auf Cloud-Computing reflektiert, sowie eine Roadmap, die die Reihenfolge und den Zeitplan für die Umstellungen festlegt.

Einführung eines Integrationsplans

Die Integration einer SaaS-Lösung in bestehende Systeme kann einen der komplexesten und kosten- sowie zeitintensivsten Aspekte einer Cloud-Einführung darstellen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Aufwände für die Integration erheblich höher ausfallen als für die Bereitstellung der SaaS-Lösung selbst. Insbesondere dann, wenn die bestehende IT-Architektur nach wie vor eher unstrukturiert ist. Einen weiteren Stolperstein stellen interne, politisch motivierte Verhaltensweisen von Systemverantwortlichen dar, die ihr System als führende Datenquelle innerhalb der neuen Lösung erhalten wollen. Organisationen, die eine Integration anstreben, müssen daher über einen formalen Integrationsplan verfügen, der genau festlegt wie und in welchem Umfang die SaaS-Lösung in die bestehende Systemlandschaft eingebunden und welches das führende System für die Daten sein wird.  

Ja oder Nein zu SaaS?

Aktuell existiert ein gewisser Hype um SaaS und es steckt insgesamt viel Schwung in diesem Thema. Aber SaaS ist nicht die einzige Option und nicht immer die richtige. Es gilt vieles zu bedenken. Große Unternehmen betrachten es als Vorteil, dass sie mit Hilfe von SaaS in die Lage versetzt werden, dank geringer Vorlaufinvestitionen, schneller Implementierung und einfacher Skalierbarkeit die Agilität und Geschwindigkeit von wesentlich kleineren Unternehmen erreichen zu können. SaaS bietet außerdem kurzfristig einen erheblichen Kostenvorteil, obwohl die langfristigen Kostenersparnisse nicht klar sind. Am meisten gegen die Einführung von SaaS in großen Unternehmen spricht hingegen die Lücke im Funktionsumfang der in Frage kommenden SaaS-Applikationen gegenüber etablierten Unternehmensanwendungen. In einigen Bereichen, wie etwa CRM, sind diese Unterschiede bereits zu vernachlässigen – in manchen Fällen ist SaaS sogar zu favorisieren. Aber in anderen Bereichen müssen cloud-basierte Anwendungen noch einen weiten Weg in der Entwicklung ihrer Funktionalitäten gehen. Führungskräfte müssen die besonderen Anforderungen ihres Unternehmens sorgfältig gegen die angebotenen SaaS-Lösungen abwägen und ihre jeweilige, spezifische Entscheidung treffen. In den Fällen, in denen SaaS in Frage kommt, sollten die Verantwortlichen ihre Entscheidungen immer wieder überprüfen. Denn bei SaaSAnwendungen werden in kurzen Abständen neue Funktionen entwickelt, was einen Einfluss auf die geplante Einführung haben kann. Die Einführung von „Software-as-a-Service“ stellt heute also kein radikales Vorhaben mehr dar, geschweige denn ein Experiment. Vielmehr hat sich SaaS für viele Unternehmen zu einem nützlichen Werkzeug in ihrem strategischen Arsenal entwickelt. Die entscheidende Frage, die sich Entscheidungsträgern heute stellt, ist vielmehr: Wie und wann wird SaaS eingeführt?

Nach „Cloud Hits the Enterprise“ von Paul Clemmons, Jason Geller und Adam Messer