Tax Alert

Kontakty

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně záležitostí uvedených v této publikaci se, prosím, spojte se svou kontaktní osobou z daňového oddělení společnosti Deloitte nebo s jedním z následujících odborníků:

Jaroslav Škvrna

+420 246 042 636

John Ploem

+420 246 042 634

Zbyněk Brtinský

+420 246 042 509

Miroslav Svoboda

+420 246 042 924

Marek Romancov

+420 246 042 889

Peter Wright

+420 246 042 888

Tomas Seidl

+420 246 042 655

LaDana Edwards

+420 246 042 848

Adham Hafoudh

+420 246 042 358

Jak jsme Vás již informovali v letním Tax Alert, od 1. listopadu 2009 by se měl významně změnit způsob komunikace státní správy s právnickými osobami zapsanými v obchodním rejstříku. Od tohoto data se začne v praxi aplikovat zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který zavádí tzv. „datové schránky“, do kterých bude nově v elektronické podobě zasílána většina zásilek od orgánů veřejné moci. Jak přesně bude nový systém nastaven a co to bude pro Vás znamenat, Vám přiblížíme v tomto Tax Alertu.

1. Kdo má od 1. listopadu 2009 povinnost komunikovat elektronicky?

Od 1. listopadu 2009 mají orgány veřejné moci povinnost komunikovat s fyzickými a právnickými osobami prostřednictvím datových schránek, mají-li adresáti zřízenou datovou schránku a umožňuje-li to povaha dokumentu. Klasický způsob doručování zůstane v případě doručení na místě, nebo veřejnou vyhláškou. Protože právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku byla datová schránka zřízena automaticky, znamená to, že nově bude elektronickou formou doručována většina zásilek od státní správy právnickým osobám – podnikatelským subjektům. Dnešní doporučené dopisy a dopisy určené do vlastních rukou tak budou nově zasílány elektronicky.

Fyzické a právnické osoby, ať již mají zprovozněné datové schránky či nikoli, mohou po 1. listopadu 2009 odesílat zásilky určené orgánům veřejné moci buď v papírové, nebo v elektronické podobě (tzn. že tyto subjekty si způsob komunikace budou moci zvolit).

Výhledově (od 1. července 2010) bude umožněno doručování prostřednictvím datových schránek i mezi podnikatelskými subjekty navzájem.

2. Kdo bude mít přístup do datové schránky?

Do datové schránky podnikatelské právnické osoby budou mít přístup statutární orgány společnosti. Statutární orgány pak mohou umožnit přístup do schránky dalším fyzickým osobám, a to buď formou statutu „pověřená osoba“, anebo „administrátor“. U obou těchto typů osob lze přesně nastavit okruh oprávnění pro práci s datovou schránkou (např. pouze čtení dokumentů, pouze odesílání dokumentů, apod.).

Statutární orgán by měl identifikační údaje pro vstup do datové schránky obdržet speciálním typem obálky (s hnědým pruhem), která je určena do vlastních rukou a nemůže být vydána jiné osobě. Jestliže statutární zástupce Vaší společnosti ještě neobdržel tyto přístupové údaje, je potřeba neprodleně kontaktovat místně příslušnou doručovací poštu nebo infolinku datových schránek (tel.: + 420 270 005 200).

3. Jaká je závaznost dokumentů odeslaných z datové schránky?

Úkon učiněný oprávněnou osobou prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více osob. Například, pokud jednatelé společnosti s ručením omezeným mají oprávnění jednat za společnost samostatně, bude dokument zaslaný z datové schránky představovat vůli společnosti a bude pro společnost závazný. Naopak, pokud jednatelé společnosti jednají za společnost společně, bude muset být dokument před jeho odesláním opatřen elektronickým podpisem příslušných osob a následně bude moci být z datové schránky odeslán.

V současné době probíhají jednání s Ministerstvem financí o tom, zda daňová přiznání a jiné dokumenty odeslané z datové schránky podnikatelského subjektu vůči správci daně budou muset být opatřeny elektronickým podpisem. O výsledku těchto jednání Vás budeme informovat.

4. Co se stane, pokud si nebudu „vybírat“ zprávy z datové schránky?

Dokument dodaný do datové schránky bude doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která s ohledem na své uživatelské oprávnění má možnost přístupu k dodanému dokumentu (tj. dokáže jej přečíst). Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí po delší dobu do datové schránky, považuje se dokument za doručený uplynutím 10 dnů po dodání dokumentu do datové schránky. Výše uvedená doručovací fikce tak umožní touto formou doručovat i zásilky určené do vlastních rukou.

V případech stanovených zvláštními zákony má adresát zásilky, která byla doručena prostřednictvím doručovací fikce, možnost žádat o určení neúčinnosti doručení, přičemž zejména soudní rozhodnutí ukážou praktickou aplikaci tohoto ustanovení.

Informační systém datových schránek umožňuje nastavit si upozornění na přijetí zásilky do datové schránky buď na email, nebo formou SMS na mobilní telefon.

5. Co se stane, pokud si nevyzvednu přístupové údaje do datové schránky?

Jestliže si statutární orgán nevyzvedne na poště přístupové údaje, případně jestliže si neaktivuje datovou schránku sám, bude mu tato aktivace udělána automaticky k 1. listopadu 2009. V praxi tak bude často nastávat situace, kdy orgán veřejné moci bude v souladu s platnou legislativou doručovat zásilky elektronicky, ale jejich adresát nebude mít k těmto zásilkám přístup vzhledem k absenci přístupových práv do datové schránky.

Obsah doručené zprávy bude z datové schránky odstraněn po 90 dnech, proto je vhodné využít pro účely archivace obsahu datových schránek služby tzv. „datového trezoru“, který je nabízen jako komerční aplikace mnohými subjekty.

Typy pro správnou práci s datovými schránkami

• Vyzvedněte si včas přístupové údaje do datové schránky!
• Aktivujte si včas datovou schránku, jinak Vám bude zaktivována automaticky k 1. listopadu 2009!
• Zvolte si alespoň jednu další oprávněnou osobu s příslušným oprávněním pro vstup do datové schránky!
• Vybírejte si datovou schránku včas, alespoň 1x za 10 dní!

Tyto materiály a informace v nich obsažené předkládá společnost Deloitte Česká republika a jejich účelem je podat obecné informace o konkrétní záležitosti či záležitostech, nikoli jejich vyčerpávající rozbor.

Informace uvedené v těchto materiálech proto nepředstavují účetní, daňové, právní, investiční, poradenské ani jiné odborné rady či služby. Tyto informace by neměly být použity jako jediné východisko při přijímání rozhodnutí, která by mohla mít vliv na Vás nebo Vaše podnikání. Před přijetím jakýchkoli rozhodnutí nebo provedením kroků, jež by mohly ovlivnit Vaši osobní finanční situaci nebo podnikání, byste měli vyhledat radu kvalifikovaného odborného poradce.

Tyto materiály a informace v nich obsažené jsou předkládány v jejich stávající podobě a společnost Deloitte Česká republika neposkytuje ve spojitosti s nimi žádná výslovná ani implicitní prohlášení či záruky. Aniž by tím bylo omezeno výše uvedené, společnost Deloitte Česká republika nezaručuje, že tyto materiály nebo informace v nich uváděné neobsahují chyby nebo že splňují jakákoli konkrétní kritéria kvality. Společnost Deloitte Česká republika výslovně odmítá veškeré implicitní záruky, jako jsou např. záruky obchodovatelnosti, nároku, způsobilosti pro určitý účel, neporušení pravidel, slučitelnosti, bezpečnosti a správnosti.

Použijete-li tyto materiály a informace v nich obsažené, činíte tak na vlastní riziko a zároveň přebíráte plnou odpovědnost za škody vyplývající z použití těchto materiálů a informací. Společnost Deloitte Česká republika neodpovídá za žádné zvláštní, nepřímé, nahodilé, následné nebo represivní škody či jakékoli jiné škody vzniklé v důsledku použití těchto materiálů nebo informací v nich obsažených, a to bez ohledu na to, zda budou uplatňovány na základě smlouvy, zákona, porušení závazku (včetně porušení způsobeného nedbalostí) nebo jiným způsobem.

Pokud nebude jakékoli z výše uvedených ustanovení z jakéhokoli důvodu plně vymahatelné, ostatní ustanovení zůstávají v platnosti.