議題觀點

建立良善之企業吹哨機制,保護吹哨者與企業商譽

勤業眾信風險管理諮詢(股)公司 / 曾韵執行副總經理、李介文協理

近期各類企業內的不當行為的揭發,多數透過吹哨者提供資訊而來。但吹哨的內容卻往往牽涉較大權力者或集團的利益,因此揭弊者的保護與吹哨機制的安全性,目前已成為各界關注焦點。

吹哨機制為常見的風險管理機制,其對企業可帶來之具體價值包含

法規遵循:歐、美、日各國多有法規要求保護吹哨者,否則將予重罰。於美國的規範中,若公司已依內部吹哨與調查機制處理,並主動通報主管機關,對於違反事項的裁罰將有極高機會被降低。

風險偵測:更多公司視其為營運過程中,即時偵測風險的第一道機制。透過獨立且可信賴的通報管道,員工、供應商與其他潛在通報者,能夠透過此類管道直接反應,以利早期處理或回應誤解。

承諾展現:大眾及投資人對於企業對誠信與道德價值的具體承諾非常重視,企業除透過明確的願景、聲明、行為守則以外,亦可透過建立有效的吹哨機制展現對道德價值的重視。

商譽保護:根據以往案例,許多人因透過內部舉報管道未取得良善回應後,往往轉而選擇對外舉報來解決疑慮。此情況將會公司產生嚴重的商譽衝擊,傷害品牌與減損股東價值。建立可信賴的內部吹哨機制,將可避免前述風險。

建置有效且可信賴的吹哨機制

針對建立有效且可信賴的吹哨機制的方法,方針中提出數項具體建議如下:

  1. 必須考慮從通報至調查流程的完備性、受理窗口的選任、擴大利用此管道舉報範圍。
  2. 為了確保通報制度的信賴度,必須注意吹哨者、被舉報對象、通報窗口、調查團隊間在各類事件項都能有效分隔。也因此,在接受通報以及事實相關的調查業務下,同時應運用具備中立性、公正性的民間專門機構作為接受舉報窗口與調查執行團隊。
  3. 提供安心的舉報環境,並且注意通報管道操作的方便性,以盡速取得營運上的風險狀況。
  4. 持續提供說明與訓練,讓所有使用者都清楚瞭解通報管道設置之意義,以及使用方式。
  5. 實施調查措施時,必須由受訓過之團隊成員執行;對於結果也應該要反饋給予吹哨者,並可透過感謝等回饋其貢獻度,但過程中仍須考慮匿名性。
  6. 舉報資訊必須保密、限制運用範疇,以讓吹哨者相信內部的處理不會對該人員產生不利影響。
  7. 為了提高獲得資訊的機率,可運用具有獨立性之民間機構提供之舉報管道完善通報接收窗口。但同時亦須檢查該機構提供之服務是否符合保密性要求。
  8. 受理資訊之管理、調查過程的資訊保護。
  9. 不可違反公益通報者保護法中,對舉報者不得解雇或執行不利處理之事項;同時,自主通報者若曾參與其中,亦應考慮減免其懲戒。

由於社會對於正義的期待,國內企業目前已陸續建立基本的吹哨管道與作業要求。但各公司自設之機制是否設計完善而足資保護吹哨者本身,尚難以被檢驗。從趨勢而言,社會各界對於公義且廉潔的企業已有所期待,因此企業更應積極應對此趨勢。

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