Dotacje - ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej wynikające z faktu ich pozyskania

Pozyskana dotacja oprócz oczywistego pozytywnego wymiaru niesie ze sobą pewne ograniczenia w zakresie możliwości swobodnego prowadzenia działalności związanej z tą dotacją. Ich genezą są zasady dystrybucji funduszy publicznych. Ograniczenia nie stanowią znaczącej przeciwwagi dla pozyskanej dotacji, natomiast należy o nich pamiętać, aby dofinansowania nie stracić.

1.  Ograniczenia swobodny w dokonywaniu zmian

Projekty spółek są zwykle przedsięwzięciami wieloletnimi. W momencie aplikowania o dofinansowanie lub nawet podpisywaniu umowy nie można przewidzieć potrzeb zmian. Te zaś mogą wynikać z bardzo wielu czynników:

• zmiany koncepcji rozwoju spółki – np. z rozwoju organicznego na rozwój wspomagany kapitałem zewnętrznego inwestora, połączony ze zmianami w strukturze udziałowej spółki,
• zmiany sytuacji na rynku (ze strony odbiorców) – może to powodować m.in. sytuację, że osiągnięcie całości lub części oczekiwanych rezultatów projektu może okazać się nieopłacalne,
• zmiany sytuacji na rynku (ze strony dostawców/wykonawców) – może to powodować konieczność ponoszenia wyższych niż przewidywane nakładów na inwestycję.

Pomoc przyznawana jest konkretnemu podmiotowi na realizację konkretnego celu w określonym terminie. Wprowadzanie ewentualnych zmian powinno być rozpatrywane przede wszystkim w zakresie wpływu zmian na przeznaczenie dofinansowania pamiętając, że konieczne może być dokonanie ponownej oceny zmienionego projektu.

Odnosząc się do ww. przykładów należy wskazać, że przedsiębiorstwa nie zawsze mają pełną swobodę w przeprowadzaniu zmian. Zmiany organizacyjno-prawne, w tym zmiany struktury udziałowej wymagają najczęściej uprzedniej zgody instytucji przekazującej dofinansowanie. Instytucja musi się m.in. upewnić, że nie dochodzi do sytuacji, w której podmiot przejmujący udziały uzyska nienależne korzyści lub projekt w wyniku tych zmian nie kwalifikowałby się do dofinansowania.

Zmiany wynikające z sytuacji na rynku wpływają na zasadność realizacji całości lub części przedsięwzięcia na skutek innej niż zakładana struktura popytu lub wyższej niż zakładana wartości kosztów. O ile w przypadku projektów badawczo-rozwojowych zaprzestanie realizacji projektu nie musi wiązać się ze zwrotem dofinansowania, o tyle np. w przypadku realizacji projektów infrastrukturalnych konieczne jest zrealizowanie określonych celów inwestycji. Alternatywą jest wówczas rozwiązanie umowy i zwrot otrzymanego do tego momentu dofinansowania.

2.  Konieczność zaplanowania odpowiednich terminów realizacji

Realizacja postanowień umowy o dofinansowanie niejednokrotnie wiąże się z koniecznością założenia dłuższych niż w innych przypadkach terminów realizacji projektów. W celu uzyskania dotacji należy dochować m.in. procedur i terminów odpowiedniego upublicznienia zapytań ofertowych (nie mniej niż 14 dni w przypadku zamówień przekraczających wartość 209 000 EUR dla dostaw i usług oraz 30 dni 5 225 000 EUR dla robót budowlanych).

Działanie to ma na celu zmniejszenie ryzyka realizacji danego zakupu po zawyżonej cenie. Niemniej w przypadku gdy np. beneficjent posiada już wieloletniego i sprawdzonego kontrahenta, na ogół (chyba że wartość zamówienia nie przekracza 20 tys. PLN) nie może sobie pozwolić na wybór „z wolnej ręki”.

3.  Konieczność dokumentowania realizacji projektu

Publiczne pochodzenie środków dotacyjnych powoduje, że ich wykorzystanie może być przedmiotem kontroli szeregu instytucji (m.in. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Komisja Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy). Powoduje to konieczność właściwego udokumentowania przebiegu realizacji projektu –zarówno od strony rzeczowej jak i finansowej (posiadanie protokołów odbioru, potwierdzeń przelewu, umów z dostawcami/wykonawcami).

Ważnym elementem jest również udokumentowanie procedur dokonywania wyboru dostawców lub wykonawców prac w ramach projektu – przeprowadzenia rozeznania rynku w celu ustalania szacunkowej wartości zamówienia, przeprowadzania zamówień, posiadania protokołów z dokonanego wyboru. Ich brak może powodować nakładanie korekt finansowych, tj. pomniejszania dofinansowania.

Niestety bardzo często spotykamy się z sytuacją, że ww. dokumenty nie są przez beneficjentów tworzone systematycznie, co powoduje nerwowość w trakcie przygotowań do zapowiedzianej kontroli. Zdarzają się sytuacje, że spółki nie są świadome obowiązków wynikających z podpisanych przez nie umów o dofinansowanie.

Powyższe ograniczenia nie przeważają nad korzyściami płynącymi z pozyskania dofinansowania. Są jednak kwestiami, których, jak wynika z naszych obserwacji, przyszli beneficjenci nie zawsze są świadomi. Należy zatem pamiętać o właściwym zaplanowaniu projektu i sposobie jego realizacji na etapie tworzenia założeń – pozwoli to na jego sprawniejszą realizację, minimalizującą konieczności wprowadzania zmian oraz ryzyku utraty dotacji.

Autor:

Łukasz Figacz
Menedżer, Zespół ds. sektora publicznego, innowacji i zachęt inwestycyjnych, Deloitte