Certyfikat rezydencji – problemy praktyczne

Postanowienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania pozwalają polskim przedsiębiorcom na obniżenie podatku u źródła w Polsce od płatności z tytułu dywidend, odsetek i należności licencyjnych na rzecz nierezydentów. Muszą oni jednak spełniać określone wymogi formalne, w szczególności posiadać certyfikat rezydencji zagranicznego kontrahenta w przewidzianej przepisami formie. Z praktyki wynika, że uzyskanie odpowiedniego certyfikatu sprawia płatnikom wiele problemów, a organy podatkowe mogą odmówić prawa do skorzystania ze zwolnienia od podatku u źródła, jeśli dokument nie spełnia warunków formalnych.

Jakie wymogi powinien spełniać certyfikat rezydencji?

Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem o miejscu siedziby zagranicznego kontrahenta dla celów podatkowych. Dokument wydaje właściwy organ administracji podatkowej państwa rezydencji na wniosek podatników. Definicja zawarta w ustawach o PIT i CIT jest ogólna i nie precyzuje wszystkich wymogów formalnych, które powinien spełniać certyfikat rezydencji. W opinii polskich organów podatkowych dokument musi zostać wystawiony przez upoważniony do tego urząd zagranicą, jego treść powinna wyraźnie wskazywać miejsce rezydencji dla celów podatkowych oraz zawierać datę wydania lub okres ważności.

Okazuje się jednak, że nie we wszystkich państwach można uzyskać certyfikaty spełniające powyższe wymagania. Warto pamiętać, że nie każdy dokument wydany przez obce władze podatkowe zostanie zaakceptowany przez polskiego fiskusa. Za certyfikat rezydencji nie zostanie uznane potwierdzenie rejestracji dla potrzeb podatku VAT, zaświadczenie o numerze identyfikacji podatkowej zagranicznego kontrahenta, czy formie prawnej prowadzonej przez niego działalności.

Forma certyfikatu rezydencji

Istotnym problemem jest także forma certyfikatu rezydencji dokumentu, jaką polski płatnik powinien dysponować na wypadek kontroli. Zdaniem organów podatkowych, płatnik powinien uzyskać oryginał dokumentu w formie papierowej, a jeśli dysponuje tylko kopią, to musi ona być poświadczona notarialnie za zgodność z oryginałem. Certyfikat w formie dokumentu elektronicznego jest również dopuszczalny, o ile dokument ten został w takiej formie wydany przez administrację podatkową państwa rezydencji (najlepiej, gdy certyfikat jest wtedy dodatkowo opatrzony podpisem elektronicznym). Urzędy skarbowe często kwestionują kopie certyfikatów pozyskanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pobrane ze stron internetowych, mimo iż ta droga pozyskania certyfikatów jest najmniej uciążliwa dla płatników.

Termin ważności certyfikatu rezydencji

Przepisy obowiązujące od 2015 roku miały w założeniu wyeliminować wątpliwości dotyczące terminu obowiązywania tych certyfikatów rezydencji, które nie wskazują wprost okresu, na jaki zostały wydane. Obecnie obowiązujące przepisy stanowią, iż taki certyfikat jest ważny przez okres 12 miesięcy od daty jego wydania. Jeśli zatem graniczny kontrahent zmieni w tym czasie siedzibę i nie poinformuje o tym polskiego przedsiębiorcy, to płatnik nie będzie odpowiedzialny za zapłatę ewentualnego dodatkowego podatku. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeśli polski płatnik wiedział o zmianie rezydencji, np. na podstawie kolejnych faktur otrzymywanych od kontrahenta.

W świetle obecnego brzmienia przepisów nie jest więc jasne, czy certyfikat niezawierający okresu ważności potwierdza rezydencję podatkową kontrahenta przed wydaniem dokumentu.

Niepobranie podatku pod warunkiem posiadania oświadczenia

Dodatkowo, zwolnienie z podatku dywidend, odsetek i opłat licencyjnych wypłacanych zagranicznym spółkom z grupy jest możliwe pod warunkiem uzyskania od kontrahentów odpowiednich oświadczeń, Przepisy przewidują obowiązek składania przez nich oświadczeń o różnej treści, w zależności od rodzaju płatności i stopnia powiązania kapitałowego z polską spółką.

Więcej informacji na temat warunków zwolnienia z podatku u źródła od dywidend, odsetek i należności licencyjnych oraz planowanej nowelizacji przepisów w tym zakresie.