Wyniki kontroli NIK w zakresie centralizacji VAT w JST

Pełna treść Wyników kontroli jest możliwa do pobrania na stronie: https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/19/109/.

Poniżej zamieszczamy kluczowe uwagi i wnioski z przedmiotowego dokumentu.
 

Zastrzeżenia NIK

• Nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT

W Wynikach kontroli NIK wymienił szereg technicznych nieprawidłowości związanych z rozliczaniem podatku VAT w JST.

W zakresie odliczenia VAT naliczonego NIK wskazał na takie kwestie jak: błędne odliczanie VAT od pojazdów samochodowych czy odliczanie VAT od czynności, od których nie przysługuje prawo do odliczenia (np. ze względu na wyłączenie z możliwości odliczenia w art. 88 ustawy o VAT lub ze względu na odliczenie VAT z faktury wystawionej przez podmiot niezarejestrowany dla celów VAT).

Chociaż nie zostało to wprost sformułowane w treści Wyników kontroli, nie można wykluczyć, że zastrzeżenia będzie także budzić zaniechanie w zakresie odliczenia VAT w sytuacjach, gdy prawo takie przysługuje JST bez względu na ewentualną niekorzystną relację nakładu pracy po stronie JST do potencjalnych kwot VAT podlegających odliczeniu. W praktyce więc negatywnie może zostać oceniony brak odliczania przez JST VAT od, przykładowo, wydatków ogólnoadministracyjnych związanych z funkcjonowaniem budynku urzędu gminy czy starostwa powiatowego (takich jak np. wydatki na zakup energii elektrycznej, materiałów biurowych czy na remonty).

Z kolei w odniesieniu do rozliczeń VAT transakcji sprzedażowych mających miejsce w JST, NIK jako nieprawidłowości wskazał, przykładowo, stosowanie błędnej stawki VAT, stosowanie zwolnień (zamiast opodatkowania) czy ujmowanie transakcji w niewłaściwym okresie rozliczeniowym.

Ponadto w Wynikach kontroli NIK wymienił szereg nieprawidłowości związanych z samym procesem rozliczania VAT, przykładowo nierzetelne zamieszczanie w ewidencjach VAT informacji dot. ujętych w nich faktur (np. brak określenia przedmiotu opodatkowania, błędne daty), jak również różnice pomiędzy danymi wykazywanymi w pliku JPK_VAT a danymi wynikającymi z deklaracji VAT-7. NIK zwrócił także uwagę na niedokonywanie weryfikacji statusu sprzedawcy jako podatnika VAT (mogące skutkować nienależnym odliczeniem podatku VAT), nieprawidłowości w zakresie rejestrowania i użytkowania kas fiskalnych, nieterminowe przekazywanie przez jednostki organizacyjne cząstkowych deklaracji VAT i cząstkowych plików JPK_VAT, nieterminowe składanie przez JST zgłoszeń aktualizacyjnych (np. dotyczących posiadanych rachunków bankowych).

NIK wskazał również, że brak wystąpienia przez JST do organów podatkowych o wydanie własnej interpretacji podatkowej w przypadkach budzących wątpliwości (np. zaprzestanie stosowania zwolnienia z opodatkowania danej czynności na rzecz uznania jej za niepodlegającą opodatkowaniu VAT na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o VAT) może stanowić niedochowanie przez JST należytej staranności.

• Organizacja rozliczeń VAT w JST (procedury, nadzór, audyt)

Wszystkie JST badane przez NIK określiły wewnętrzne zasady organizacji procesu centralizacji VAT i, zdaniem NIK, wdrożenie takich procedur jest jak najbardziej zasadne. Procedury takie powinny określać m.in. obowiązki poszczególnych jednostek organizacyjnych, terminy ich realizacji, tryb opracowania skonsolidowanej deklaracji podatkowej oraz pliku JPK_VAT, a także podstawowe zasady prowadzenia wspólnych rozliczeń. W praktyce procedury takie powinny zatem być tak skonstruowane, aby dawać realną możliwość prawidłowego prowadzenia rozliczeń VAT na wszystkich szczeblach JST, tj. zarówno w urzędzie gminy czy starostwie powiatowym, jak i w pozostałych jednostkach organizacyjnych JST.

Odrębną kwestią jest przestrzeganie takich procedur. W tym zakresie NIK miał już zastrzeżenia w odniesieniu do badanych JST. Dotyczyły one m.in. opóźnień w przesyłaniu deklaracji i rejestrów cząstkowych, braku podpisów na deklaracjach, błędnych oznaczeń na fakturach i umowach czy braku przekazania środków na zapłatę VAT pomiędzy jednostkami organizacyjnymi. Nieprawidłowości te stanowiły najczęściej nie tyle naruszenie przepisów w zakresie VAT, ile właśnie postanowień procedur wewnętrznych.

NIK zwraca przy tym uwagę na niewielką liczbę kontroli oraz audytów przeprowadzanych w JST w zakresie prawidłowości rozliczania VAT i przestrzegania procedur wewnętrznych. W ocenie NIK okoliczność ta wraz z opisanymi wyżej nieprawidłowościami świadczy o niedostatecznym nadzorze nad prawidłowością wykonywania zadań z zakresu rozliczeń VAT przez jednostki organizacyjne.

W konsekwencji, NIK sformułował zalecenia pokontrolne dla JST, zgodnie z którymi należy wzmocnić wewnętrzne działania monitorujące i kontrolne nad prawidłową realizacją przez jednostki organizacyjne obowiązków wynikających z ustawy o VAT i regulacji wewnętrznych w tym zakresie oraz wzmocnić kontrolę zarządczą w celu zapewnienia realizacji celów i zadań JST w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

• Raportowanie schematów podatkowych (MDR)

NIK wskazał też na dużą niejednolitość postępowania JST w odniesieniu do raportowania schematów podatkowych, a także na zidentyfikowane przypadki niestosowania się JST do posiadanych w tym zakresie procedur. Ponadto podkreślił, że przepisy dotyczące obowiązków informowania o schematach podatkowych budzą wiele wątpliwości interpretacyjnych, a w wydanych 31 stycznia 2019 r. przez Ministerstwo Finansów objaśnieniach podatkowych nie zawarto żadnych wytycznych uwzględniających specyfikę rozliczeń VAT w przypadku JST.
 

Jak uniknąć nieprawidłowości?

Mając na uwadze Wyniki kontroli wydaje się, że jest to odpowiedni moment na zweryfikowanie przyjętego dotychczas podejścia do rozliczeń VAT w JST i rozważenie szerszych działań, które mogłyby zabezpieczyć prawidłowość rozliczeń VAT w JST:

• Odpowiednia implementacja procedur dot. rozliczania VAT

Przedmiotowe procedury powinny umożliwiać JST sprawne prowadzenie rozliczeń na wszystkich poziomach, ale także w miarę możliwości obejmować wszelkie aktualne kwestie związane z rozliczeniami VAT. W praktyce oznaczać to może konieczność okresowych aktualizacji. Co więcej, procedury zbyt ogólne mogą nie być tu wystarczające.

Należy również pamiętać, że sam fakt posiadania wewnętrznej procedury, bez jej odpowiedniego wdrożenia, nie wystarczy, aby zapewnić prawidłowość rozliczeń VAT w ramach JST i może skutkować zarzutami ze strony właściwych organów. Oznacza to, że JST powinny podjąć kroki zmierzające do rzetelnego stosowania procedur we wszystkich jednostkach organizacyjnych JST, m.in. poprzez wskazanie w nich osób (stanowisk) odpowiedzialnych za realizację obowiązków określonych w procedurach, jak również zapewnienie tym osobom odpowiedniego przygotowania merytorycznego dla prawidłowego rozliczania podatku VAT (np. poprzez zapewnienie szkoleń). Wskazane jest również wprowadzenie mechanizmów kontrolnych.

Zważywszy na fakt, że regulacje VAT są bardzo rozbudowane, niejednokrotnie może okazać się sensowne wdrażanie odrębnych procedur odnoszących się do poszczególnych zagadnień w tym zakresie, które zaadresowane będą do różnych kręgów pracowników (np. kwestie związane z rozliczeniami w ramach mechanizmu podzielonej płatności czy też dotyczące nowych zasad ewidencji VAT w formie plików JPK_V7M).

• Bieżące monitorowanie transakcji występujących w JST

Warto też stale weryfikować realizowane w JST transakcje i sposób ich raportowania. W przypadku zakupów niezbędna jest analiza zarówno pod kątem prawidłowości dokonywanych odliczeń VAT, jak również od strony możliwości odliczenia VAT od wydatków, od których dotychczas JST nie dokonywały odliczeń. Podobna weryfikacja wskazana jest w odniesieniu do transakcji sprzedażowych (m.in. sprawdzenie stosowanych stawek, zwolnień, procedur dokumentacji).

Należy przy tym pamiętać, że duża część projektów realizowanych przez JST może generować problemy wymykające się typowej logice systemu VAT. W takich przypadkach tylko odpowiednio wczesna identyfikacja i przygotowanie mogą zabezpieczyć JST przed negatywnymi konsekwencjami.

• Okresowe przeglądy

Można także rozważyć przeprowadzanie okresowych przeglądów mających na celu ocenę prawidłowości dokonywanych rozliczeń VAT w danej JST w przeszłości, a następnie – w przypadku identyfikacji nieprawidłowości – wdrożenie rozwiązań mających na celu ich korektę lub ograniczenie możliwości powstania w przyszłości (np. aktualizacja procedur, wystąpienie z wnioskiem o interpretację). Weryfikacja taka obejmować może zarówno konkretne transakcje sprzedażowe i zakupowe, jak też systemowe elementy rozliczeń jak np. proces fakturowania, raportowania, czy kalkulacja prewspółczynników i współczynników odliczenia VAT.

• Wnioski o interpretacje indywidualne

Z uwagi na wysoki poziom komplikacji rozliczeń VAT w JST wskazane jest także częste korzystanie z możliwości uzyskania indywidualnych interpretacji podatkowych, które co do zasady mogą zmniejszać ryzyko sporu z organami skarbowymi. Dotyczy to zwłaszcza tych sytuacji, gdy dana JST zamierza stosować rozwiązanie odmienne od podejścia powszechnie przyjmowanego przez organy podatkowe w danej kwestii, np. odliczenie VAT naliczonego według prewspółczynnika innego niż określonego w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT. Niemniej, stosowanie tego rozwiązania warte jest rozważenia również w innych przypadkach, np. gdy nie da się wykluczyć w przyszłości potencjalnej zmiany stanowiska organów.

• Schematy podatkowe (MDR)

Zważywszy na zidentyfikowane przez NIK rozbieżności w podejściu JST do kwestii schematów podatkowych, dużą niejasność przepisów w tym zakresie i dotkliwe sankcje, wydaje się, że JST powinny zwrócić szczególną uwagę na tę materię. Poza przygotowaniem merytorycznym, działania, które można tu wziąć pod uwagę, to w pierwszej kolejności poddanie analizie działań JST pod kątem możliwości wystąpienia schematu podatkowego, jak również ewentualnej konieczności czy zasadności wprowadzenia stosownych procedur.