Kasy fiskalne w gminach w przededniu zmian

Gminy stoją obecnie przed niełatwym dylematem odnoszącym się do tego w jaki sposób oraz kiedy powinny wymienić kasy fiskalne. Zwłaszcza w kontekście zbliżających się zmian legislacyjnych związanych z:

1. wprowadzeniem do obrotu gospodarczego tzw. kas fiskalnych online,
2. upływającym terminem na wymianę kas wynikającym z ustawy centralizacyjnej,
3. prawdopodobnym przedłużeniem okresu stosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przez jednostki organizacyjne.

Wprowadzenie kas online

Zgodnie z głównym założeniem projektu ustawy zmieniającej ustawę o podatku VAT i ustawę – Prawo o miarach (dalej: ustawa nowelizująca) kasy fiskalne jakie znamy do tej pory (z papierowym lub elektronicznym zapisem danych) mają być stopniowo wypierane przez kasy fiskalne online, których zadaniem będzie automatyczne przesyłanie danych o zawieranych transakcjach do bazy informatycznej Ministerstwa Finansów. Stopniowa wymiana kas oznacza, że nie każdy podatnik będzie od razu zobowiązany do zakupu nowych kas. Stosownie do projektu ustawy nowelizującej kasy fiskalne z papierowym oraz z elektronicznym zapisem danych, co do zasady, będzie można stosować odpowiednio do 31 grudnia 2018 r. oraz 31 grudnia 2022 r. Po tym okresie wszyscy podatnicy będą zobowiązani do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą kas fiskalnych online.

Ponadto, projekt zakłada, że powyższe terminy ulegają skróceniu w przypadku:

• świadczenia usług związanych z wyżywieniem, wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania (obowiązek stosowania nowych kas od 1 lipca 2019 r.)
• świadczenia usług związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu (od 1 stycznia 2020 r.).  

Podsumowując, z powyższych projektowanych regulacji można wnioskować, że:

• jeżeli gmina stosuje kasy z papierowym zapisem kopii – powinna je wymienić do końca 2018 r., bądź do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej urządzenia;

• jeżeli gmina stosuje kasy z elektronicznym zapisem kopii – powinna je wymienić do końca czerwca 2019 r., do końca 2020 r. lub do końca 2022 r. (zgodnie z uwagami powyżej – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności).

Obowiązek wymiany kas w jednostkach organizacyjnych gminy

Jednocześnie należy pamiętać, iż stosownie do brzmienia art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280),

• jednostki samorządu terytorialnego, których jednostki organizacyjne były obowiązane do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, mogą nadal wykorzystywać kasy, za pomocą których jednostki organizacyjne rozpoczęły prowadzenie tej ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania z jednostką samorządu terytorialnego, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r.

Jak wynika z powyższych regulacji, jeżeli jednostki organizacyjne danej JST były uprzednio zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych, mogą one do końca 2018 r. korzystać z dotychczasowych kas fiskalnych zawierających dane i nr NIP przedmiotowej jednostki (a nie gminy). Na ten moment wskazany termin nie został przedłużony. W rezultacie, jednostki budżetowe i zakłady budżetowe, które na dzień 31 grudnia 2016 r ewidencjonowały sprzedaż na kasach fiskalnych, będą zobowiązane do wymiany urządzeń z dniem 1 stycznia 2019 r.

Przedłużenie zwolnienia dla jednostek organizacyjnych

W poniedziałek 8 października 2018 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: Rozporządzenie).

Jak wynika z planowanych przepisów, przedmiotowe rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Szczególną uwagę należy zwrócić na proponowany § 3. ust. 1 pkt 5 Rozporządzenia, zgodnie z którym zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2021 r. jednostki organizacyjne JST, które przed 1 stycznia 2017 r. nie miały obowiązku stosowania kas fiskalnych

(zob.http://legislacja.rcl.gov.pl/docs//502/12316756/12539410/12539411/dokument361155.pdf).

Projekt zakłada zatem przedłużenie okresu stosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych dla gmin w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, które na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku. Innymi słowy, jeżeli przed centralizacją jednostki organizacyjne nie korzystały z kas fiskalnych, a w okresie po centralizacji do dnia dzisiejszego gminy korzystały ze zwolnienia pozwalającego na nieewidencjonowanie czynności wykonywanych za pośrednictwem tych jednostek, to gminy do 31 grudnia 2021 r. nie będą musiały nabywać nowych kas fiskalnych (w tym kas fiskalnych online).

Podkreślenia wymaga, że wskazany dokument stanowi projekt, zatem nie jest to ostateczna wersja aktu prawnego. Niemniej, w praktyce w większości przypadków projekty rozporządzeń są kierowane do ogłoszenia w niezmienionej formie. Będziemy monitorować sprawę i informować Państwa o ewentualnych zmianach.