Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Co to oznacza w praktyce?

Z wprowadzanych przepisów wynika, że wykonawcy w ramach umów zawartych w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych po wejściu w życie przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu, będą uprawnieni do wysyłania do zamawiających za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dokumentujących wykonanie prac.

Z możliwością wysyłki ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przez wykonawcę skorelowany jest obowiązek jej przyjęcia przez zamawiającego, tzn. gdy wykonawca skorzysta z możliwości wysłania takiej faktury za pośrednictwem platformy, wówczas JST (w tym jej jednostki oraz zakłady budżetowe, ale również instytucje kultury) jako zamawiający będzie zobowiązana do jej odebrania.

Czym jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna?

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest fakturą elektroniczną w rozumieniu ustawy o VAT, spełniającą wymagania umożliwiające przesłanie jej za pośrednictwem utworzonej platformy.

Poza standardowymi elementami faktury wymaganymi przepisami ustawy o VAT, dodatkowo ma ona zawierać:

• informacje dotyczące odbiorcy płatności, 
• wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Jednocześnie dokument ten może zawierać również inne dane, jeśli będą one niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

Z założenia zarówno obieg ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, jak również ich przetwarzanie, mają być w pełni zautomatyzowane.

W przeciwieństwie do typowych faktur elektronicznych, przesyłanie przez wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych nie będzie wymagało wyrażenia przez odbiorcę faktury zgody na otrzymanie dokumentu elektronicznego, bowiem wprowadzane przepisy nie przewidują możliwości odmowy odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przesłanej za pośrednictwem platformy przez zamawiającego.

Warto również podkreślić, że zamawiający i wykonawca będą mogli wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy w ramach umowy. Niemniej jednak wymagać to będzie obopólnej zgody stron transakcji. Lista dokumentów elektronicznych, których przesłanie za pośrednictwem platformy będzie możliwe, zostanie określona w drodze rozporządzenia przez Ministra właściwego ds. Gospodarki.
 

Korzystanie z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF)

Platforma Elektronicznego Fakturowania została utworzona z dniem 1 stycznia 2019 r., zaś podmiotem odpowiedzialnym za jej funkcjonowanie będzie Minister właściwy ds. Gospodarki. Korzystanie z platformy zarówno dla zamawiających jak i dla wykonawców jest bezpłatne.

Zamawiający, czyli JST, będzie zobowiązany do założenia konta na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury. Ustawodawca nie sprecyzował jednak pojęcia „przewidywanego” terminu otrzymania faktury, dlatego też wydaje się, że JST powinny rozważyć założenie konta na platformie jeszcze przed lub w trakcie przeprowadzania pierwszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego po wejściu w życie przepisów ustawy. 

Z informacji zamieszczonych przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii wynika, że zamawiający będzie uprawniony do odbioru faktury korzystając z aplikacji internetowej lub zainstalowanego na komputerze programu. Alternatywnie JST będzie mogła dostosować własny system finansowo – księgowy do odbioru i przetwarzania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych^[1].

Warto wskazać, że przepisy ustawy wprowadzającej obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych przez JST w zamówieniach publicznych wchodzą w życie co do zasady 18 kwietnia 2019 r. Natomiast w odniesieniu do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro, od 1 sierpnia 2019 r.

JST powinny zatem już dziś rozważyć sposób realizacji nałożonych na nie obowiązków.
 

Przypisy:
^[1] https://www.mpit.gov.pl/strony/zadania/wsparcie-przedsiebiorczosci/e-przedsiebiorczosc/e-fakturowanie