Dlaczego analiza działalności B+R jest tak istotna - zwłaszcza w sektorze IT?

Co jest działalnością B+R w sektorze IT?

Za działalność badawczo-rozwojową w sektorze IT uznaje się wszelkie prace związane z tworzeniem nowych algorytmów w zakresie informatyki teoretycznej, prace rozwojowe na poziomie systemów operacyjnych m.in. języków programowania, zarządzania danymi, oprogramowania komunikacyjnego oraz narzędzi służących do tworzenia oprogramowania itd. Jednocześnie wskazuje się, jakie typy działań nie mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową. Wśród najczęściej wymienianych są m.in. tworzenie stron informatycznych i aplikacji lub oprogramowania z wykorzystaniem istniejących narzędzi, rutynowe usuwanie błędów z systemów i programów.

Z punktu widzenia możliwości skorzystania przez podatnika z preferencji podatkowej jaką jest ulga B+R lub IP BOX (Innovation Box), istotne jest prawidłowe zdefiniowanie prowadzonej działalności i weryfikacja, w jakim stopniu wpisuje się ona w definicję działalności badawczo-rozwojowej z ustaw o podatkach dochodowych (art. 4a pkt 26 ustawy o CIT / art. 5a pkt 38 ustawy o PIT). Zgodnie z nią, działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w sposób systematyczny, a jej celem musi być zwiększanie zasobów wiedzy, która to przyczynić się ma do tworzenia nowych zastosowań.  Poprawne zdefiniowanie ram prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej jest podstawą do identyfikacji kosztów kwalifikowanych, które stanowią m.in. o wysokości odliczenia od podstawy opodatkowania przy uldze B+R.

Teoretycznie, w bieżącej działalności spółek (zwłaszcza w obszarze IT), realizowane prace związane z tworzeniem nowego oprogramowania oraz narzędzi wspomagających, które cechują się zupełną nowością w skali spółki, pozwalają na stworzenie zupełnie nowych funkcjonalności (do tej pory nieznanych) lub są autorską wersją programu dostosowaną stricte pod potrzeby konkretnego klienta, należy uznać za działania rozwojowe. Generalnie z praktyki interpretacyjnej wynika, że właśnie taki development w spółkach IT jest uznawany za działalność badawczo-rozwojową.

Jednakże z punktu widzenia samej analizy działalności B+R na podstawie czasu życia całego projektu rozwojowego pojawiają się wątpliwości jak szerokie ramy należy przyjąć – czyli, który etap prowadzonych prac należy uznać za rozpoczęcie realizacji działań badawczo-rozwojowych, a który za ich zakończenie?

Działalność B+R – wątpliwości dot. wdrożenia projektu IT

W przypadku rozpoczęcia prac nad nową koncepcją, analiza jest łatwiejsza: z reguły pomysłodawca na podstawie obserwacji rynku, potrzeb klientów, trendów lub konkretnego zamówienia, rozpoczyna pracę nad budowaniem koncepcji od podstaw. Praca ta jest obarczona wieloma ryzykami i niepewnością związaną bądź ze sposobem realizacji pomysłu lub sposobem osiągnięcia zamierzonych rezultatów, co predestynuje ją do zakwalifikowania jako działalność badawczo-rozwojową.

Wątpliwości może jednak budzić etap związany z wdrożeniem projektu IT, po zakończeniu fazy testowania i wprowadzaniu niezbędnych modyfikacji. W praktyce wdrożenie oznacza zakończenie fazy prac rozwojowych, jednakże zastanawiający może być na tym etapie charakter działań, polegający przykładowo na integracji z istniejącymi programami i elementami systemu, które wymagać mogą dużej modyfikacji wdrażanego rozwiązania i powrotu do fazy rozwojowej nowego produktu, kolejnych iteracji oraz testowania. Ze względu na dosyć twórczy charakter tak realizowanej fazy wdrożenia, obarczonej dużym ryzykiem niepowodzenia, powstaje wątpliwość, czy takie czynności, które nie mają charakteru rutynowego, a cechują się dużą innowacyjnością - nie powinny również być traktowane jako działalność badawczo-rozwojowa. Z racji niejednoznaczności charakteru prac na etapie wdrożenia wydaje się właściwe i zasadne bardzo dokładne przeanalizowanie tej fazy w celu rozdzielenia, które prace są rutynowe, a które można uznać za rozwojowe. Także, z racji tego, że obecne procesy technologiczne - również w branży IT - często podlegają coraz większej specjalizacji, często pojawia się konieczność (zarówno na etapie tworzenia koncepcji, jak również jej wdrażania) współpracy wielu niezależnych podmiotów, które wnoszą swoją specjalistyczną wiedzę i współdziałają na kilu etapach życia projektu. Z tej perspektywy, w ramach weryfikacji prowadzonych prac pod kątem wpisywania się w definicję działalności B+R, należy zweryfikować rodzaj i charakter prowadzonych prac przez poszczególnych uczestników projektu, co może w konsekwencji rozszerzyć ramy prowadzonej działalności B+R.

Oczywiście każdy przypadek będzie inny i wymagać może dużego zindywidualizowania w podejściu do analizy. Tak czy inaczej, z punktu widzenia cyklu życia projektu, który może mieć duży potencjał B+R, taka analiza jest jak najbardziej zasadna. Z tego powodu wydaje się właściwe, aby na początku każdej analizy przyjąć dosyć szerokie spojrzenie na potencjalny zakres projektowy - w całym cyklu życia jego rozwoju - i dopiero na tej podstawie zawęzić ramy analizy działalności badawczo-rozwojowej. Praktyka pokazuje, że dopiero takie podejście pozwala na dobre zrozumienie charakteru prowadzonej działalności oraz analizę i weryfikację każdego z etapów jej realizacji w kontekście obowiązujących definicji B+R i w rezultacie poprawne zdefiniowanie koszyka kosztów kwalifikowanych – co jest podstawą do rozliczenia Ulgi B+R.

Działalność B+R prowadzona przez przedsiębiorców – nie tylko ulga podatkowa.

Zastanawiając się nad zakresem prowadzonej działalność badawczo-rozwojowej w kontekście ulgi podatkowej B+R czy też IP Box (Innovation Box), nie należy zapominać o innych zachętach i preferencjach dla innowacyjnych przedsiębiorców.

W pierwszej kolejności, obecnie większość przedsiębiorców może skorzystać z dofinansowań wydatków operacyjnych, głównie w ramach Poddziałania 1.1.1. POIR Szybka Ścieżka (ogólna oraz tematyczna np. Tworzywa sztuczne), ale także w ramach działań sektorowych np. Działanie 1.2. POIR GameINN (konkursie adresowanym do producentów gier wideo i gier), jak również wydatków w zakresie nabycia infrastruktury B+R (Działanie 2.1 POIR).

Równocześnie, taka działalność podatnika, w którą zaangażowani są jego pracownicy pozwala w wielu sytuacjach zastosować podwyższone 50% koszty uzyskania przychodów przez tych ostatnich, co z kolei przekłada się na wyższą kwotę pensji netto takiego pracownika, przy podobnych jak obecnie kosztach samego pracodawcy.

Warto zatem spojrzeć na prowadzoną lub rozważaną działalność B+R także w kontekście szerokiego wachlarza zachęt podatkowych i dofinansowań, co w prosty sposób przekłada się na zwiększone możliwości działania, jak i konkurencyjność danego przedsiębiorcy.