Elektroniczna ewidencja dokumentacji akcyzowych

Procedowane nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej: nowe Rozporządzenie ws. ewidencji) precyzuje obowiązki zarówno dla podmiotów już prowadzących ewidencje w formie elektronicznej, jak i dla podmiotów, które jeszcze prowadzą ewidencję w formie papierowej.

W związku z wejściem w życie Nowelizacji Ustawy Akcyzowej zmieniającej Ustawę Akcyzową (Dz.U. z 2021 r., poz. 694), procedowane jest nowe Rozporządzenie ws. ewidencji. Planowaną datą wejścia w życie nowego Rozporządzenia miał być początek maja 2021 r., niemniej jednak już wiemy, że terminu tego nie udało się dotrzymać. Wciąż czekamy na projekt w wersji po konsultacjach publicznych.

Powyższe rozporządzenie zastąpi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2534).  Zmiana podyktowana jest m. in. wdrażaniem procesu elektronizacji prowadzenia ewidencji akcyzowych i związaną z tym zmianą zakresu danych, które od 1 stycznia 2022 r. będą musiały być zawarte w ewidencji.

W nowym Rozporządzeniu ws. ewidencji zostało zaproponowanych kilka zmian. Między innymi wprowadzono kilka modyfikacji w zakresie danych, które mają być uwzględniane w dokumentacji akcyzowej. Dotyczy to w szczególności powiązania ewidencji z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, co ma istotne znaczenie w przypadku podmiotów, prowadzących działalność w różnych lokalizacjach oraz wprowadzenia obowiązku ewidencjonowania podatkowych znaków akcyzy otrzymywanych z innego miejsca, w którym podmiot prowadzi działalność. Zmianie ma ulec również dokumentacja kontroli związana z produkcją alkoholu etylowego oraz wyrobów winiarskich, a także dokumentacja kontroli sporządzana przy produkcji piwa, która ma uwzględniać stosowane obecnie technologie produkcji piwa.

Istotną zmianą, którą ma wprowadzić nowe Rozporządzenie ws. ewidencji jest odstąpienie od określania wzorów ewidencji podatkowych znaków akcyzy, ksiąg kontroli oraz dokumentacji, zawierających informacje o czynnościach produkcyjnych dotyczących alkoholu etylowego, piwa i wyrobów winiarskich. Proponowana zmiana ma na celu pozostawienie przedsiębiorcom większej elastyczności w zakresie sposobu dokumentowania wymaganych informacji.

Podmioty, które prowadzą już dziś ewidencje i inną dokumentację w formie elektronicznej, obowiązane będą do dostosowania ich do wymogów do przepisów nowego Rozporządzenia ws. ewidencji.

W tym przypadku w szczególności może okazać się, że konieczna jest modyfikacja obecnych narzędzi do nowego zakresu danych.

Podmioty, które dotychczas prowadzą ewidencję w formie papierowej będą musiały zmodyfikować proces ewidencjonowania wyrobów akcyzowych poprzez wdrożenie narzędzi, które umożliwią prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej zgodnie z wymogami akcyzowymi.

Warto podkreślić, że program komputerowy, który używany będzie do prowadzenia ewidencji spełniać musi szereg wymogów określonych nowym Rozporządzeniem ws. ewidencji.

 Wprowadzono m. in. regulacje, zgodnie z którymi dokumentacja powinna umożliwiać wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym zestawień danych określonych we wskazanych przepisach oraz przygotowywanie raportów z dokumentacji na żądanie organów podatkowych. Taka funkcjonalność narzędzi wykorzystywanych na potrzeby prowadzenia ewidencji elektronicznej ma przede wszystkim ułatwić organom sprawowanie kontroli. 

Już niewiele ponad siedem miesięcy pozostało, aby zaadresować wymóg elektronicznego prowadzenia ewidencji i ksiąg akcyzowych. Warto podkreślić, że zestawienie prowadzone przy pomocy np. arkusza w MS Excel nie jest wystarczające do wypełnienia tego obowiązku i było w przeszłości wielokrotnie kwestionowane przez organy w trakcie kontroli.

Można rozważać różne opcje od budowania raportów w posiadanych systemach ERP po zakup nowego dedykowanego narzędzia. Odpowiedź na pytanie, które rozwiązanie będzie optymalne może nie być oczywista. Stąd zalecamy jak najszybsze podjęcie analizy co będzie najlepszą opcją. Ministerstwo Finansów zapowiada, że to na pewno nie koniec zmian i docelowo będzie z pewnością wprowadzony wymóg jakiegoś raportowania bezpośrednio do organów ewidencji i ksiąg. Nie jest wiadome na tym etapie jak może to wyglądać – czy raportowanie będzie na bieżąco czy też będzie to forma jakiegoś JPK akcyzowego. Wybierając jednak dziś rozwiązanie dla celów prowadzenia ewidencji i ksiąg elektronicznie warto ten aspekt również wziąć pod uwagę.