Kluczowym elementem procesu decyzyjnego w firmach rodzinnych jest wykorzystanie potencjału danych

Przy ogromnej ilości danych, trudno zdecydować, które z nich są naprawdę istotne. Zazwyczaj rady nadzorcze otrzymują zbyt dużo lub zbyt mało informacji. Z drugiej strony nie tak łatwo określić, jaka ilość informacji jest optymalna. Proces decyzyjny wykorzystujący potencjał danych wymaga uzyskania właściwych informacji w odpowiednim momencie i w odpowiednim formacie. Niezwykle przydatne okazują się tutaj zaawansowane analizy, dzięki którym firmy rodzinne mogą ustalić hierarchię danych i wskaźników, przekształcić dane w informacje oraz sformułować na ich podstawie wnioski, a także przedstawić szerszą i dokładniejszą perspektywę finansową i operacyjną, a wszystko to szybciej i z większą precyzją.

Liderzy pionów finansowych są najlepiej przygotowani do udzielenia wsparcia. Posiadają doskonałą wiedzę nie tylko na temat przedsiębiorstwa, lecz również danych finansowych i operacyjnych. Przedstawienie odpowiednich informacji w sposób zrozumiały dla rady nadzorczej oraz sformułowanie na ich podstawie wniosków stanowi istotny element wsparcia tego organu w wypełnianiu obowiązków.

Jednak do wykorzystania tej szansy potrzebna może być zmiana sposobu, w jaki piony finansowe zazwyczaj pozyskiwały informacje i przekazywały je radzie nadzorczej. Może to wymagać zmian stosowanej infrastruktury technologicznej oraz poszczególnych funkcji w ramach pionu finansowego.

Zmiana w obszarze wymiany informacji

W badaniu przeprowadzonym przez Deloitte ponad 150 firm (w tym firm prywatnych) odpowiedziało na pytania dotyczące zmian w sposobie organizacji posiedzeń rady nadzorczej od czasu wybuchu pandemii. Badanie wykazało, że duża część respondentów (24 procent) zmieniło agendy spotkań, tak aby zapewnić więcej czasu na rozmowy dotyczące zadań o charakterze strategicznym, a kolejne 16 procent – aby skupić się bardziej na zagrożeniach, przed jakimi staje firma.

Zmienił się również sposób, w jaki odbywa się wymiana informacji koniecznych do prowadzenia dyskusji. Niemal jedna piąta przedstawicieli firm uczestniczących w badaniu przyznała, że materiały, z którymi uczestnicy spotkania mają się zapoznać, są wcześniej umieszczane na specjalnym portalu lub wysyłane bezpośrednio do członków rad nadzorczych. Nieco mniej firm przyznaje, że umieszcza więcej informacji w załącznikach lub materiałach dodatkowych, aby nie odciągać uwagi od materiałów do wcześniejszej lektury.

Nie ulega jednak wątpliwości, że wiele firm ma w tym obszarze zaległości. Ponad połowa nie wprowadziła żadnych zmian w agendach ani nie wysyła materiałów, z którymi uczestnicy posiedzeń mają się wcześniej zapoznać. Przy tak ogromnej ilości informacji, jaka jest obecnie dostępna, liderzy pionów finansowych mogli nawet nie zacząć zastanawiać się nad nową jakością wsparcia, jakie mogą zapewnić. A chodzi tylko o wykorzystanie dostępnych możliwości, np. udostępnienie platformy, na której publikowane będą informacje w czasie rzeczywistym lub rozszerzenie zakresu czynności, które można wykonać, aby umożliwić podejmowanie lepszych decyzji i w ten sposób zapewnić firmie rozwój. Obecnie członkowie rad nadzorczych mogą sprawdzać najnowsze dane na temat wyników firmy na specjalnych pulpitach nawigacyjnych i łatwo porównać je z planami, prognozami i wynikami historycznymi. Pulpity umożliwiają również przeglądanie informacji w podziale na klientów, produkty lub kanały sprzedaży. To zupełnie nowa jakość.

W poszukiwaniu ciągłych ulepszeń

Analizy nie polegają na ciągłym powtarzaniu tej samej czynności. Piony finansowe muszą się uczyć i z czasem udoskonalać procesy. Tutaj z pomocą może przyjść solidny system zarządzania danymi, który – przy wsparciu ludzi, technologii i procesów – poprawi jakość danych i raportowania. W niektórych firmach prywatnych funkcjonują specjalne rady lub zespoły odpowiedzialne za zarządzenie danymi. Każda organizacja jest inna, jednak w każdej podstawową kwestią jest zapewnienie wysokiej jakości danych, a to wymaga ciągłych ulepszeń.

Najważniejsze to zacząć. Rady nadzorcze nie mogą podejmować działań na podstawie informacji, których nie posiadają, a lista braków informacyjnych wydłuża się z dnia na dzień. Zaawansowane analizy danych, które pozwalają dostrzec istotne fakty i skupić uwagę w odpowiednim miejscu, wskazują możliwości, które przedsiębiorstwo może wykorzystać, aby wyprzedzić konkurencję.