Omówienie normy ISO/TS 37008:2023 dotyczącej postępowań wewnętrznych w organizacjach

Opublikowanie normy ISO/TS 37008:2023 dotyczącej postępowań wewnętrznych w organizacjach

W lipcu opublikowano pierwsze wydanie ISO/TS 37008:2023 stanowiące zwieńczenie dwuletnich prac wydawniczych komitetu ISO/TC 309 - Governance of organization. Standard ISO dotyczący postępowań wewnętrznych w organizacjach uzupełnił szereg już istniejących norm dotyczących m.in. audytu oraz działań antykorupcyjnych.

Kluczowe założenia:

• omówienie istoty dochodzeń wewnętrznych w kontekście zarządzania organizacją oraz konieczności ustalania faktów w związku z naruszeniami lub niewłaściwym postępowaniem;
• przedstawienie dziesięciu celów oraz korzyści związanych z przeprowadzaniem wewnętrznych dochodzeń w organizacji. Są to między innymi podejmowanie świadomych decyzji, ocena strat finansowych czy wzmocnienie kultury zgodności w organizacji;
• wskazówki dotyczące procedur dochodzeniowych, w tym określenia zakresu dochodzenia, wymogu współpracy personelu z zespołem audytorów śledczych, dokumentacji wyników postępowania oraz zachowania poufności.

Charakterystyka ISO/TS 37008:2023 stanowi wytyczne dla organizacji, szczególnie istotne przy implementacji innych standardów takich jak ISO 37001, ISO 37301, ISO 37002 czy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 (dyrektywa o ochronie sygnalistów).

Warto podkreślić, że niewłaściwe prowadzenie wewnętrznego dochodzenia wyjaśniającego może mieć negatywny wpływ na wyniki ewentualnego przyszłego postępowania sądowego. Ponadto, efektywne śledztwo wewnętrzne stanowi istotny element struktury zarządzania zgodnością w organizacji i może przyczynić się do wykrycia potencjalnych zagrożeń oraz pomóc w zarządzaniu ryzykiem.

Prawidłowy przebieg wewnętrznego procesu dochodzeniowego ma kluczowe znaczenie dla kolejnych faz, w tym potencjalnego postępowania sądowego. W tym kontekście standard ISO/TS 37008:2023 staje się ważnym narzędziem, podkreślającym znaczenie oraz odpowiednie wytyczne dla efektywnego przeprowadzania procedur.

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające stanowi kluczowy element dla każdej firmy, zarówno w kontekście zapobiegania nieprawidłowościom, jak i reagowania na sytuacje kryzysowe. Nawet w obliczu trudnych sytuacji, takich jak przypadki naruszeń czy nieprawidłowości, istnieje szansa na uzyskanie korzyści dla organizacji. Przede wszystkim, prowadzenie takiego postępowania stanowi doskonałą okazję do budowania silnej kultury organizacyjnej opartej na zasadach zgodności, etyki i odpowiedzialności. Dodatkowo, skrupulatne śledztwo może prowadzić do identyfikacji źródeł problemów i przyczyn nieprawidłowości, co umożliwia wdrożenie efektywnych mechanizmów zapobiegania podobnym incydentom w przyszłości.

Jedną z kluczowych korzyści wynikających z przeprowadzenia wewnętrznego postępowania jest poprawa reputacji firmy. Transparentność i skuteczne działania w sytuacjach kryzysowych zwiększają zaufanie interesariuszy i klientów, budując wizerunek firmy jako rzetelnego i uczciwego partnera biznesowego. Ponadto, taki proces może przyczynić się do zminimalizowania potencjalnych strat finansowych, które mogą wynikać z długotrwałych konsekwencji nieprawidłowości.

W celu prawidłowego przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, kluczowe jest zaangażowanie profesjonalnych audytorów śledczych z odpowiednim doświadczeniem. Ci specjaliści posiadają nie tylko wiedzę ekspercką w obszarze wykrywania i badania nieprawidłowości, ale również dysponują niezbędnymi technologiami, takimi jak narzędzia do przeglądu korespondencji email. Dzięki ich zaangażowaniu można zapewnić obiektywne, dokładne i rzetelne przeprowadzenie procesu, co przyczyni się do uzyskania wiarygodnych wyników i dalszej optymalizacji działań organizacji.

Adam Kwiecień Dyrektor w dziale Doradctwa Finansowego