Analizy
Ostatni dzwonek na dostosowanie zasad monitoringu pracowników do nowych regulacji
Strefa pracodawcy: podatki i prawo 13/2018 / Alert prawny 15/2018 | 21 sierpnia 2018 r
Zostały już ostatnie tygodnie na przegląd i dostosowanie stosowanego w firmach monitoringu pracowników do nowych regulacji prawnych, które weszły w życie 25 maja 2018 roku w związku z obowiązywaniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych i związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – tzw. RODO.
Pierwotnie nie został przewidziany żaden okres przejściowy na dostosowanie się do nowych wymagań w tym zakresie. W zasadzie oznaczało to, że pracodawcy mieli obowiązek się do nich dostosować już z dniem 25 maja. W praktyce w wielu przypadkach mogło się to jednak okazać niemożliwe biorąc pod uwagę bardzo krótki okres pomiędzy publikacją przepisów a ich wejściem w życie. Z tego względu Urząd Ochrony Danych Osobowych, powołany od 25 maja do sprawowania pieczy nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych, zapowiedział, że do końca września nie będzie jeszcze karał firm za niedociągnięcia w tym zakresie. Pozostało już zatem bardzo mało czasu na wprowadzenie ewentualnych zmian.
Co wynika z nowych regulacji?
- Zasady prowadzenia monitoringu powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Pracodawca powinien w nich w szczególności wskazać cele, zakres i sposoby zastosowania monitoringu. Treść zapisów co do zasady powinna zostać uzgodniona z zakładowymi organizacjami związkowymi, o ile działają u danego pracodawcy.
- Monitoring wizyjny można stosować, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.
- Kamery będzie można montować zarówno na terenie samego zakładu pracy, jak i wokół niego. Pomieszczeniami „wolnymi” od monitoringu co do zasady powinny pozostać łazienki, toalety, szatnie, stołówki, palarnie, a także pomieszczenia udostępnione związkom zawodowym.
- Nagrania z monitoringu będzie można przechowywać maksymalnie trzy miesiące, a jeśli będą one stanowić dowód w postępowaniu, okres przechowywania zostanie wydłużony do czasu jego prawomocnego zakończenia. Po tym czasie nagrania zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone.
- Monitoring poczty elektronicznej, aktywności w internecie, czy lokalizację za pomocą GPS (a także inne formy monitoringu) można stosować, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
- Monitoring poczty, a także inne formy monitoringu nie będą mogły naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Uprawnienie pracodawcy ograniczone będzie zatem wyłącznie do kontroli korespondencji służbowej. Zalecane jest zatem wprowadzenie w przepisach wewnętrznych stosownych procedur ograniczających ryzyko pracodawcy w tym zakresie.
- Pracownicy powinni również zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż dwa tygodnie przez jego uruchomieniem. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni otrzymać taką informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
- Pomieszczenia oraz teren objęty systemem kamer powinien zostać przez pracodawcę oznaczony w sposób widoczny i czytelny jeszcze przed uruchomieniem monitoringu. Obowiązek informacyjny będzie ciążył na pracodawcy również w stosunku do osób trzecich wchodzących na teren zakładu.
