Elektroniczny KRS od 1 lipca 2021 roku

AKTUALIZACJA - link do portalu dostępny od 1 lipca 2021 roku znajduje się pod adresem: Portal Rejestrów Sądowych (ms.gov.pl)

Na dzień sporządzania artykułu Ministerstwo Sprawiedliwości nie opublikowało jeszcze informacji dotyczących systemu teleinformatycznego, za pośrednictwem którego postępowanie ma być prowadzone. Pozostaje zatem w tym zakresie posłużyć się brzmieniem przepisów.

Obligatoryjne elektroniczne postępowanie rejestrowe dla rejestru przedsiębiorców

Przepisy wprowadzają obligatoryjne elektroniczne postępowanie rejestrowe w odniesieniu do rejestru przedsiębiorców KRS. Oznacza to, że od 1 lipca 2021 r. wnioski dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS składane będą wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obowiązkowo elektroniczne będzie zatem postępowanie w przypadku m.in. spółek osobowych, spółek kapitałowych oraz oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy to wszystkich wniosków - zarówno wniosków o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS, jak i wniosków o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Natomiast elektroniczne postępowanie dotyczące podmiotów podlegających wpisowi jedynie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS będzie fakultatywne.

Forma wniosku

Szczegóły dotyczące aspektów formalnych i technicznych składania wniosków w ramach przepisów o elektronicznym KRS wymagają doprecyzowania i w najbliższym czasie należy spodziewać się informacji ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości w tym zakresie. Na ten moment wiadomo, że wnioski mają być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym ePuap.

Załączniki do wniosku

Istotna zmiana ma także dotyczyć składania załączników do wniosków – aktów notarialnych oraz pozostałych dokumentów.

W przypadku dokumentów składanych w formie aktów notarialnych nie będzie konieczności ich załączania do wniosku. Jeśli wypis lub wyciąg takiego aktu został umieszony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (Repozytorium), wnioskodawcy będą jedynie podawać numer takiego dokumentu w Repozytorium. Po zarejestrowaniu wniosku taki dokument będzie automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z Repozytorium i dołączany do wniosku.

Natomiast w przypadku dokumentów, które zostały sporządzone w formie papierowej wnioskodawca będzie mógł skorzystać z kilku alternatyw. W przypadku dokumentu papierowego do wniosku dołącza się 1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo 2) odpisy elektroniczne poświadczone przez występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo 3) elektroniczne kopie dokumentów (np. wykonany skan dokumentu podpisanego w wersji papierowej).

Ad. 1 i 2 – Załączniki w formie odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie radcę prawnego albo adwokata

W naszej ocenie odpis sporządzony elektronicznie powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż taki podpis jest równoważny z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jeśli zatem do wniosku załączane będą dokumenty papierowe, reprezentujący wnioskodawcę profesjonalny pełnomocnik posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny (radca prawny albo adwokat) będzie miał możliwość poświadczenia ich elektronicznych odpisów. Praktyka pokaże również, czy będzie możliwe korzystanie w takim przypadku także z podpisu zaufanego ePuap – analogicznie jak w przypadku składania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

- Natalia Mateja, Aplikant radcowski, Senior Associate, Deloitte Legal

Ad. 3 – Załączniki w formie elektronicznych kopii dokumentów

Z kolei załączenie do wniosku jedynie skanu dokumentu podpisanego w wersji papierowej (elektronicznej kopii dokumentów) będzie wiązało się z koniecznością dodatkowego przesłania oryginałów takich dokumentów do sądu rejestrowego. Wnioskodawca będzie miał na to 3 dni od daty złożenia wniosku. Niedochowanie tego terminu będzie stanowiło brak formalny. W takim przypadku sąd rejestrowy wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 1 tygodnia, pod rygorem zwrotu pisma.

Naszym zdaniem ze względu na konieczność dodatkowego wysyłania w oryginale do sądu rejestrowego dokumentów sporządzonych w firmie elektronicznej kopii, bardziej praktyczne będzie korzystanie z elektronicznie poświadczonych odpisów sporządzonych przez notariusza albo występującego w sprawie radcę prawnego albo adwokata. W takim przypadku samo sporządzenie elektronicznie poświadczonego odpisu dokumentu będzie wystarczające, a wysyłanie pocztą oryginałów dokumentów nie będzie wymagane.

- Mariusz Śron, Radca prawny, Partner, Deloitte Legal

Wprowadzane zmiany dotyczące elektronicznego KRS są kolejnym etapem zmierzającym do całkowitej elektronizacji postępowań rejestrowych przed KRS.